Снятие Z-отчёта на кассе в программе 1С:Розница
Содержание
Z-отчёт снимается в рабочем месте кассира (РМК): нижняя командная панель → кнопка «Отчёт с гашением» (она же «Закрытие смены »). Касса печатает отчёт о закрытии смены, обнуляет сменные счётчики и отправляет фискальный документ оператору. В базе 1С:Розница при этом создаётся документ «Отчёт о розничных продажах».
Смену нужно закрывать не реже чем раз в 24 часа. Если с момента открытия прошло больше суток, онлайн-касса блокирует пробитие чеков и требует сформировать Z-отчёт — пока смена не закрыта, продавать нельзя. Ниже разберём, как снять отчёт с гашением и без гашения, где искать результат в базе и что делать, когда касса не закрывает смену.
Что такое Z-отчёт и чем он отличается от X-отчёта
Терминология идёт ещё от ЭКЛЗ, но смысл сохранился и для онлайн-касс.
- 📄 Z-отчёт (отчёт с гашением) — это закрытие кассовой смены. Печатается один раз за смену, обнуляет сменные итоги, формирует фискальный документ «Отчёт о закрытии смены» и отправляет его в ОФД.
- 📊 X-отчёт (отчёт без гашения) — промежуточная справка по текущей смене. Показывает сумму продаж, наличные в денежном ящике, количество чеков. Ничего не обнуляет, фискальным документом не является, снимать можно сколько угодно раз.
На языке 54-ФЗ «Z-отчёт» — это и есть отчёт о закрытии смены, один из обязательных фискальных документов. Открытие смены формирует «Отчёт об открытии смены», закрытие — «Отчёт о закрытии смены». В отчёте о закрытии касса печатает число чеков за смену, итоговые суммы по приходу, расходу и возвратам, количество непереданных документов и срок действия фискального накопителя — это те цифры, по которым смену и сверяют.
Важно не путать закрытие кассовой смены и закрытие рабочего дня в учёте. Z-отчёт закрывает смену на конкретной ККТ. Если в магазине несколько касс, у каждой своя смена и свой Z-отчёт — выручка дня складывается из всех закрытых смен.
Касса физически не даст открыть новую смену, пока не закрыта предыдущая. Поэтому Z-отчёт в конце рабочего дня — это не формальность, а условие работы завтра утром.
Подготовка: проверяем кассу и фискальный накопитель
Перед закрытием смены убедитесь, что касса на связи. Если ККТ отвалилась от компьютера, отчёт не пройдёт.
- В РМК касса должна определяться — внизу экрана видно состояние подключённого оборудования.
- Настройки самой ККТ лежат в разделе
Администрирование → Подключаемое оборудование. Там же кнопка теста подключения для выбранной кассы. - Проверьте, что фискальный накопитель не исчерпан и не закончился его срок действия. Срок и остаток ресурса касса печатает в отчётах; при приближении к концу ФН предупреждает.
Отдельно посмотрите на непереданные документы. Если связь с ОФД пропадала, чеки копятся в памяти накопителя. Касса допускает накопление до 30 дней — после этого ФН блокируется и смену будет не закрыть, пока документы не уйдут оператору. Восстановите интернет и дайте кассе отправить очередь перед гашением.
Ещё один момент — наличные в денежном ящике. При закрытии смены 1С сверяет расчётную сумму (всё, что пробито за наличные, минус возвраты и выемки) с фактической. Чтобы сверка сошлась, все движения денег за смену должны быть оформлены: приём разменной монеты — внесением, сдача выручки администратору — выемкой. Эти операции тоже делаются из РМК, кнопками «Внесение денег» и «Выемка денег» на нижней панели. Если забрать деньги из ящика мимо выемки, при гашении вылезет расхождение.
Снятие Z-отчёта: закрытие смены в РМК пошагово
Основной путь — через рабочее место кассира.
- Откройте РМК: раздел
Продажи → РМК (управляемый режим). Если включена авторизация, войдите под своей учётной записью кассира. - Завершите текущие операции: пробейте отложенные чеки или удалите их, проведите возвраты, сделайте выемку наличных, если забираете выручку.
- На нижней командной панели нажмите «Отчёт с гашением». В типовой настройке эта кнопка подписана как закрытие смены.
- Программа запросит подтверждение и сверку наличных. Укажите фактическую сумму в денежном ящике — 1С сравнит её с расчётной и покажет расхождение, если оно есть.
- Подтвердите закрытие. Касса напечатает бумажный отчёт о закрытии смены и отправит фискальный документ в ОФД.
После этого смена закрыта. В базе автоматически появляется документ «Отчёт о розничных продажах» — он собирает все чеки смены в одну сводную продажу и формирует движения по складу и выручке.
Снять Z-отчёт можно только один раз за смену. Если вы уже закрыли смену, повторная попытка ничего не напечатает — касса сообщит, что смена закрыта. Прежде чем закрывать смену, убедитесь, что все чеки и возвраты проведены: после гашения доработать смену «задним числом» нельзя.
Если РМК по каким-то причинам недоступен, закрыть смену
можно из списка смен: раздел Продажи, список касс ККМ / кассовых смен, команда закрытия у открытой смены. Но штатный способ — именно РМК, через него проходит сверка наличных.
Пара слов про доступ. Если в магазине несколько касс и работает авторизация, кассир видит и закрывает только свою смену на своей ККТ. Право на закрытие смены и на выемку денег выдаётся через профиль доступа кассира — если кнопки «Отчёт с гашением» на панели нет, значит, она либо не включена в настройке РМК, либо у пользователя нет прав. Настройка состава кнопок РМК и прав делается не кассиром, а администратором базы.
X-отчёт: промежуточная проверка без закрытия смены
Когда нужно свериться по выручке в середине дня, не закрывая смену, снимают отчёт без гашения.
- В РМК на нижней панели нажмите «Отчёт без гашения» (X-отчёт).
- Касса распечатает текущие показатели: сумму продаж за смену, число чеков, суммы по видам оплаты, наличные в ящике.
Этот отчёт удобен для пересменки, инкассации или быстрой сверки кассира с администратором. Сменные счётчики он не трогает, в ОФД ничего не уходит, количество снятий не ограничено.
Типичный сценарий: администратор хочет снять часть выручки в середине дня. Сначала снимают X-отчёт и видят фактическую сумму в ящике, затем оформляют выемку денег в РМК на нужную сумму. Смена при этом остаётся открытой, продажи продолжаются, а Z-отчёт снимут уже в конце дня.
| Параметр | Z-отчёт (с гашением) | X-отчёт (без гашения) |
|---|---|---|
| Закрывает смену | да | нет |
| Обнуляет счётчики | да | нет |
| Уходит в ОФД | да | нет |
| Сколько раз за смену | один | сколько угодно |
| Когда снимают | в конце смены | в любой момент |
Где в базе смотреть закрытые смены и отчёты
Результат Z-отчёта виден не только на бумаге, но и в базе 1С:Розница.
- Отчёт о розничных продажах — сводный документ по закрытой смене. Открывается из списка этих документов в разделе
Продажи. Внутри видны все пробитые позиции, суммы по оплатам и движения. - Чеки ККМ — отдельные пробитые чеки за смену. По ним можно восстановить, что именно продавалось.
- Кассовые смены / смены ККМ — список смен с датами открытия и закрытия, суммами и статусом. Здесь видно, какие смены ещё открыты.
Для управленческой сверки удобнее отчёты: в разделе Продажи есть отчёты по выручке и по сменам ККМ. Они покажут выручку за период в разрезе касс и кассиров — это и есть «отчёты в базе», которые закрывают потребность бухгалтера, а не только распечатку из кассы.
Если 1С:Розница настроена на обмен с 1С:Бухгалтерией, сводный «Отчёт о розничных продажах» выгружается в учётную базу, где по нему формируются проводки по выручке и рознице. Проверить, что смена ушла оператору, можно двумя способами: по статусу документов в личном кабинете ОФД и по тому, что касса при следующем открытии смены не ругается на непереданные данные. Если оператор чеки не получил, касса рано или поздно об этом напомнит.
Бумажный Z-отчёт и документ «Отчёт о розничных продажах» должны биться по сумме. Если расходятся — ищите непроведённый чек, лишний возврат или ручную правку документа.
Частые ошибки при закрытии смены и как их устранить
Администрирование → Подключаемое оборудование. Часто помогает переподключить кабель и выполнить тест устройства заново.Продажи — документ «Отчёт о розничных продажах» мог не провестись из-за ошибки заполнения (например, не задан склад или счёт). Откройте его и проведите вручную.Особенности для разных касс и фискальных накопителей
Порядок действий в РМК одинаков для любой кассы, но детали зависят от модели ККТ.
- 🖨 Автономные и фискальные регистраторы (АТОЛ, ШТРИХ-М, Эвотор в режиме ФР и т.п.) подключаются к 1С через драйвер подключаемого оборудования. Закрытие смены идёт из РМК, касса печатает отчёт сама.
- 🌐 ОФД. Независимо от модели кассы отчёт о закрытии смены уходит выбранному оператору фискальных данных. Проверить доставку можно в личном кабинете ОФД — там видны все фискальные документы смены.
- ⏳ Фискальный накопитель. Срок действия ФН (13 или 15/36 месяцев) зависит от режима налогообложения. При приближении к концу срока или ресурса касса предупреждает в отчётах — замену планируйте заранее, иначе смену однажды не закроете.
Если касса работает с маркированными товарами, перед закрытием смены убедитесь, что все чеки с кодами маркировки ушли оператору — зависшие коды тоже могут мешать нормальной работе смены.
Отдельно про ошибки в проданных чеках. Исправить уже пробитый чек задним числом нельзя — ни до гашения, ни после. Лишнюю продажу закрывают чеком возврата, а недобитую сумму или неверную ставку НДС — чеком коррекции. Делается это в рамках смены как отдельная операция, а не правкой Z-отчёта. Поэтому перед гашением стоит убедиться, что все спорные чеки уже поправлены возвратами: после закрытия смена фиксируется у оператора окончательно.