Займ работнику в ЗУП 3.1: договор, удержания, материальная выгода и передача в бухгалтерию

Чтобы провести займ сотруднику в 1С:ЗУП 3.1, сначала включите учёт займов в настройках расчёта зарплаты, затем зарегистрируйте документ «Договор займа с сотрудником» с суммой, сроком, ставкой и способом погашения. Дальше программа сама удерживает платежи при каждом начислении зарплаты, считает проценты и материальную выгоду, а выдачу денег и проводки по счёту 73 оформляет бухгалтерия.

Есть два рабочих варианта. Если работник гасит займ из зарплаты — ведите его в ЗУП: график и удержания там считаются автоматически. Если возвращает наличными или переводом сам — договор всё равно заводят в ЗУП (ради матвыгоды и НДФЛ), а поступления регистрируют отдельным документом погашения.

Подготовка: включаем учёт займов в ЗУП

По умолчанию документы займов скрыты. Их открывает одна настройка:

1. Откройте Настройка → Расчет зарплаты.
2. Перейдите по ссылке Настройка состава начислений и удержаний.
3. На вкладке Удержания установите флажок учёта займов сотрудникам.
4. Нажмите ОК и закройте настройки.

После этого программа создаст служебные удержания для погашения займа и процентов. Вручную заводить вид расчёта «Займ сотруднику» не нужно: ЗУП добавляет нужные удержания сам и подставляет их в начисление зарплаты.

Перед регистрацией договора проверьте ещё две вещи:

• 📅 Ставка рефинансирования ЦБ (ключевая ставка) загружена в программу на актуальную дату. От неё зависит расчёт материальной выгоды.
• 📄 Подписан бумажный договор займа и, если займ гасится из зарплаты, — письменное заявление работника на удержание. Без заявления удерживать деньги в счёт займа нельзя: заём не входит в перечень удержаний, которые работодатель вправе делать по своему решению.

Шаг за шагом: создаём договор займа с сотрудником

Документы по займам собраны в разделе Зарплата → Займы сотрудникам. Там же журнал, где видны все договоры и изменения условий.

Заполняем шапку договора

1. Нажмите Создать и выберите Договор займа.
2. Укажите организацию и сотрудника.
3. Введите номер и дату договора — как в бумажном экземпляре.
4. Заполните сумму займа и дату выдачи.
5. Укажите срок — дату окончания или число месяцев.

Задаём проценты и погашение

1. Процентная ставка. Для беспроцентного займа оставьте 0. Для процентного введите годовую ставку из договора.
2. Способ погашения. Выберите удержание из зарплаты, если работник написал заявление.
3. Схема графика. Обычно доступны два варианта:
   • равными долями основного долга (проценты убывают вместе с остатком);
   • аннуитет (одинаковый ежемесячный платёж, внутри меняется соотношение долга и процентов).
4. Проверьте флажок расчёта материальной выгоды. Снимают его только когда выгода не облагается — например, по займу на покупку жилья при праве на имущественный вычет.

Проверяем график

Нажмите кнопку расчёта графика и просмотрите таблицу платежей. В ней должна быть разбивка по месяцам: основной долг, проценты, остаток.

Проверьте последнюю строку: остаток после неё равен нулю. Если остаётся несколько копеек — это округление, ЗУП добавит их в последний платёж.

Сравнение: как гасить займ

Выбор схемы влияет и на работу расчётчика, и на нагрузку на работника.

Удержание займа из зарплаты по месяцам

После проведения договора отдельно ничего запускать не нужно. Удержание срабатывает в документе Начисление зарплаты и взносов:

1. Создайте начисление за месяц обычным способом и нажмите Заполнить.
2. Откройте вкладку Удержания. Там появятся строки погашения займа и процентов по каждому заёмщику.
3. Сверьте суммы с графиком договора.
4. Проведите документ. Удержание уменьшит сумму к выплате в ведомости.

Удержание ограничено лимитом ст. 138 ТК РФ: в общем случае не более 20% от суммы, причитающейся работнику после НДФЛ.

Пример. Оклад 80 000 ₽. НДФЛ 13% — 10 400 ₽, к выплате 69 600 ₽. Предел удержания — 20% × 69 600 = 13 920 ₽. Займ 120 000 ₽ на 12 месяцев равными долями даёт 10 000 ₽ в месяц — в лимит укладывается.

Если в месяце работник получил мало (отпуск без сохранения, больничный, увольнение в середине месяца), проверьте, что удержание не вышло за 20%. Программа удерживает по графику, а соблюдение лимита на практике лучше контролировать вручную в таких месяцах.

Когда работник гасит займ сам

Если деньги внесены в кассу или переведены на счёт, зарегистрируйте их в журнале займов документом погашения: сотрудник, договор, дата, сумма. Иначе ЗУП продолжит считать остаток долга и материальную выгоду на полную сумму.

Увольнение заёмщика

При увольнении остаток займа автоматически не списывается. Варианты:

• 💸 работник гасит остаток сам — регистрируете погашение;
• ✍️ по его заявлению удерживаете часть из окончательного расчёта, в пределах лимита;
• 📑 работодатель прощает долг — это доход работника, с которого надо удержать НДФЛ.

Неудержанный остаток взыскивается по договору займа, как с любого заёмщика, — уже не через зарплату.

НДФЛ с материальной выгоды и отчётность

Выгода возникает, когда ставка по договору ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ (для рублёвых займов). Налог с выгоды — 35%, а дата получения дохода — последний день каждого месяца, пока действует заём.

ЗУП считает выгоду сам в документе начисления зарплаты за месяц и удерживает НДФЛ с ближайшей выплаты.

Пример расчёта. Беспроцентный займ 300 000 ₽, ключевая ставка для примера 16%, в месяце 30 дней, в году 365.

• 2/3 ставки: 16% × 2/3 = 10,667%.
• Выгода: 300 000 × 10,667% × 30 / 365 = 2 630,14 ₽.
• НДФЛ 35%: 2 630,14 × 35% = 920,55 ₽.

По мере погашения остаток уменьшается, и выгода тоже.

Что попадёт в отчёты

• 6-НДФЛ. Доход в виде материальной выгоды отражается с кодом дохода для выгоды по займам, НДФЛ 35% — отдельной строкой со ставкой 35%. ЗУП заполняет это сам, если выгода посчитана в начислении.
• Страховые взносы. Ни сумма займа, ни матвыгода объектом обложения взносами не являются. В РСВ ничего не добавляется.
• Прощённый заём. Если долг прощён, это доход по ставке 13–15% — его вводят разовым начислением, а не через документы займа.

Как займ попадает в 1С:Бухгалтерию

ЗУП не выдаёт деньги и не формирует проводок. Он передаёт в бухгалтерию результаты Отражения зарплаты в бухучете: удержания и проценты.

Выдачу оформляют в БП документом списания с расчётного счёта или расходным кассовым ордером с видом операции для выдачи займа работнику. Аналитика по 73.01 — по физлицу и договору; номер договора должен совпадать в обеих программах, иначе остатки в ЗУП и БП разойдутся.

Изменения условий и удобные инструменты ЗУП

Сделанный договор не надо переделывать при каждом изменении. Для этого в журнале займов есть отдельные документы.

• 🔁 Изменение условий договора займа. Новая ставка, перенос срока, пересчёт графика с определённой даты. Прошлые удержания остаются как были.
• ⏸️ Отсрочка. Если работник в декрете или долгом отпуске, график сдвигают тем же документом изменения условий.
• 📊 Отчёты по займам. В разделе отчётов по зарплате есть отчёты по остаткам и движению займов. Ищите их по слову «займ» в списке отчётов Зарплата → Отчеты по зарплате.
• 🧾 Расчётный листок. Удержания займа и процентов выводятся отдельными строками — работнику не нужно спрашивать, сколько осталось.

Сверку делайте раз в квартал: остаток по отчёту ЗУП должен совпасть с сальдо 73.01 по сотруднику в БП.

Займ в иностранной валюте: что можно и что нет

Учёт займов в ЗУП ведётся в рублях. Валютный заём здесь упирается не в программу, а в закон: работник-резидент и работодатель-резидент — оба резиденты, а валютные операции между резидентами по закону о валютном контроле в общем случае запрещены. Выдать работнику доллары или евро наличными или на карту нельзя.

На практике встречается другой вариант — рублёвый заём с привязкой к курсу (сумма в договоре выражена в валюте, расчёты идут в рублях). Как его провести в ЗУП:

1. Вносите в договор рублёвую сумму по курсу на дату выдачи.
2. При заметном изменении курса пересчитывайте остаток документом изменения условий с даты пересчёта.
3. Курсовые разницы по счёту 73 отражайте в БП — ЗУП их не считает.

Если работник — нерезидент и заём действительно выдан в валюте, матвыгода считается иначе: от 9% годовых минус ставка по договору, а не от 2/3 ключевой ставки. Автоматический расчёт ЗУП рассчитан на рублёвые займы, поэтому такую выгоду проверяйте вручную.

Ошибки, которые чаще всего ломают учёт займа

Частые вопросы по займам в ЗУП