Расчёт и выплата зарплаты в 1С от начисления до проводок и отчётов

Чтобы провести зарплату в 1С, идут по цепочке: документ Начисление зарплаты (в 1С:ЗУП — Начисление зарплаты и взносов) рассчитывает оклады, надбавки, НДФЛ и страховые взносы, затем Ведомость в банк или Ведомость в кассу фиксирует выплату и удержание налога, а проводки формируются при проведении этих документов. В 1С:Бухгалтерии 3.0 всё это делается в разделе Зарплата и кадры, в 1С:ЗУП 3.1 — в разделах Зарплата и Выплаты.

Логика расчёта одинаковая в обеих программах: сначала начисление (оклад, надбавки, НДФЛ, взносы), затем выплата (ведомость с удержанием налога), в конце — проверка по сводам и регистрам. Различается только глубина кадрового учёта: в 1С:Бухгалтерии он упрощённый, в 1С:ЗУП — полный. Пути ниже даны для 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:ЗУП 3.1 с интерфейсом «Такси»; для старых версий часть пунктов меню называется иначе.

Что настроить до первого расчёта

Зарплата считается по данным кадрового учёта и настройкам учётной политики. Если их пропустить, документ начисления заполнится неверно или вообще не найдёт сотрудников.

Проверьте перед первым расчётом:

• 👤 Сотрудники и их начисления. Приём на работу (Зарплата и кадры → Приёмы на работу или Кадры → Приёмы) с указанием оклада, графика и вида начисления.
• 📅 Производственный календарь . От него зависит норма времени. Обновляется вместе с релизом; проверьте, что заполнен на текущий год.
• 💰 Виды начислений и удержаний. Оклад, премия, районный коэффициент, удержания по исполнительным листам — в справочнике начислений.
• 🏦 Способ выплаты. Зарплатный проект (банк) или касса. Для банка заводят договор зарплатного проекта и лицевые счёта сотрудников.
• ⚙️ Настройки учёта зарплаты. Счета затрат (20, 23, 25, 26, 44) по подразделениям, порядок округления, параметры НДФЛ и взносов.

Начисление зарплаты за месяц

Начисление делают в конце месяца, когда отработанное время и разовые начисления уже известны.

1. Откройте Зарплата и кадры → Все начисления (БП 3.0) или Зарплата → Начисление зарплаты и взносов (ЗУП 3.1).
2. Создайте документ Начисление зарплаты, укажите месяц и, при необходимости, подразделение.
3. Нажмите Заполнить. Программа подберёт сотрудников, рассчитает оклады по отработанному времени, постоянные надбавки, НДФЛ и страховые взносы.
4. Проверьте суммы на вкладках: Начисления, НДФЛ, Взносы, Удержания. По каждому сотруднику видно начислено, удержано, к выплате.
5. Если нужно добавить премию или разовую выплату, внесите её отдельным документом (Премия, Разовое начисление) до итогового расчёта.
6. Проведите документ кнопкой Провести.

Перед проведением сверьте сумму «Всего начислено» с фондом оплаты труда за месяц: расхождение обычно означает незаполненное начисление или сотрудника, уволенного не тем числом.

Отпуск, больничный и командировку начисляют своими документами (Отпуск, Больничный лист), а в основном Начислении зарплаты эти дни исключаются из нормы времени автоматически — если документы проведены раньше.

Если показатель за прошлый месяц изменился задним числом (пришёл больничный, уточнили премию), не правьте закрытый период вручную. Программа сама доначислит или сторнирует разницу в текущем начислении — на вкладке Начисления появится отдельная строка перерасчёта за соответствующий месяц. Так сумма к выплате останется верной, а прошлые отчёты не «поедут».

Выплата аванса и окончательный расчёт

По статье 136 ТК РФ зарплату платят не реже чем каждые полмесяца. На практике это аванс за первую половину месяца и окончательный расчёт за вторую.

Аванс. Способ расчёта задают в настройках сотрудника: фиксированная сумма, процент от оклада или расчёт за фактически отработанную первую половину месяца. Последний вариант точнее и реже приводит к переплате при больничном в середине месяца.

Процент от оклада обычно берут в диапазоне 40–50 %: при ставке НДФЛ 13 % выплата за полмесяца близка к половине оклада за вычетом налога, и переплаты по итогам месяца не возникает. Фиксированную сумму удобно ставить, если штат стабильный и больничные редки, но при неполном отработанном месяце её придётся править вручную.

Выплата. Создайте Ведомость в банк (зарплатный проект) или Ведомость в кассу:

1. Зарплата и кадры → Ведомости в банк (БП 3.0) или Выплаты → Все ведомости на выплату (ЗУП 3.1).
2. Укажите месяц, вид выплаты (Аванс, Зарплата за месяц, Отпуск), способ.
3. Нажмите Заполнить — программа подтянет сумму к выплате с учётом уже удержанного НДФЛ.
4. Для банка сформируйте файл для зарплатного проекта кнопкой выгрузки; для кассы распечатайте платёжную ведомость.
5. Проведите ведомость. Выплата зафиксирована, движения по счёту 70 закрыты на сумму ведомости.

Удержание и уплата НДФЛ

С 2023 года дата получения дохода в виде зарплаты — день выплаты, а не последний день месяца. Налог удерживается в момент выплаты и аванса, и окончательного расчёта.

Как это отражается в 1С:

• Сумму НДФЛ к удержанию рассчитывает документ начисления и фиксирует ведомость на выплату.
• Чтобы увидеть налог к перечислению за период, используйте отчёт Анализ НДФЛ по месяцам или Контроль сроков уплаты НДФЛ в разделе зарплатной отчётности.

Сроки по действующему порядку (единый налоговый платёж):

Уведомление об исчисленных суммах подаётся дважды в месяц. В 1С оно формируется из рабочего места Отчёты → 1С-Отчетность или через Задачи организации, где программа сама напоминает о сроке.

Расчёт страховых взносов по единому тарифу

Взносы считаются тем же документом начисления на вкладке Взносы. С 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР), а взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование платятся по единому тарифу.

Что заложено в расчёт:

• Единый тариф — 30 % с выплат в пределах единой предельной базы и 15,1 % сверх неё. Предельная база индексируется ежегодно, 1С подставляет её из обновления.
• Пониженные тарифы для субъектов МСП, IT и других льготных категорий — выбираются в настройках учёта зарплаты; программа применяет их к части выплаты сверх МРОТ.
• Взносы на травматизм (несчастные случаи) считаются отдельно по тарифу, присвоенному организации СФР, и платятся по старым правилам — не через единый налоговый счёт.

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) программа подставляет по подразделению и виду начисления из настроек, поэтому заводить его вручную в каждой проводке не нужно.

Проверка расчёта по отчётам и регистрам

Прежде чем закрывать месяц, сверьте зарплату по нескольким срезам — так ошибку видно до сдачи отчётности, а не после.

• 📊 Расчётные листки (Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Расчётный листок) — что начислено и удержано по каждому сотруднику.
• 📋 Свод начислений и удержаний — итоги по организации: фонд оплаты, НДФЛ, взносы одной таблицей.
• 🧾 Анализ НДФЛ и Анализ взносов — суммы к перечислению, сверяются с уведомлениями и платёжками.
• ⚖️ Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 — сальдо на конец месяца показывает долг по зарплате. Если расчёт и выплата сделаны полностью, остаётся только невыплаченный остаток.

Расхождение между сводом по зарплате и ОСВ по счёту 70 означает, что какой-то документ не проведён или проведён не в том месяце. Начинайте проверку с него.

Из тех же данных начисления заполняется регламентированная отчётность: 6-НДФЛ (ежеквартально), расчёт по страховым взносам (РСВ), персонифицированные сведения о физлицах (ежемесячно) и отчёт ЕФС-1 в СФР. Поэтому выверять зарплату удобнее до формирования этих отчётов: ошибка в начислении автоматически попадёт во все формы, и переделывать придётся каждую.

Калькулятор для быстрой прикидки

Когда нужно прикинуть НДФЛ, сумму на руки и страховые взносы с оклада до запуска полного расчёта в базе, удобно посчитать вручную.

Расчёт в калькуляторе ориентировочный: он не учитывает вычеты, районные коэффициенты и пониженные тарифы. Итоговые суммы всегда берите из проведённого документа начисления.

Отдельные случаи: увольнение, межрасчёт и депонирование

Стандартная схема «начислил в конце месяца — выплатил ведомостью» покрывает не всё. Разберём ситуации, которые встречаются почти в каждой организации.

Расчёт при увольнении. Зарплату за отработанные дни и компенсацию за неиспользованный отпуск считает документ Увольнение (в ЗУП 3.1) или связка Увольнение + Начисление зарплаты (в БП 3.0). Выплатить всё нужно в последний рабочий день. Создавайте отдельную ведомость с видом выплаты, привязанным к документу увольнения, — тогда НДФЛ и суммы не смешаются с общим расчётом месяца.

Межрасчётные выплаты. Отпускные платят за три календарных дня до начала отпуска, больничный — в ближайшую выплату после проведения документа. Такие суммы выплачивают отдельной ведомостью, не дожидаясь конца месяца. В документе ведомости вид выплаты выбирают по основанию: Отпуск, Больничный, Зарплата.

Депонирование. Если зарплату выдавали через кассу и сотрудник её не получил, остаток депонируют: платёжную ведомость закрывают с отметкой о невыданных суммах, а в 1С это отражается как незакрытая задолженность по счёту 70. Депонированную сумму выплачивают позже отдельным расходным ордером. При выплате на карту депонирования не возникает — деньги либо ушли, либо ведомость не проведена.

Частые вопросы