Заявка на расходование денежных средств: от черновика до оплаты в УТ 11, КА и ERP
Содержание
Чтобы провести заявку в 1С, откройте Казначейство → Заявки на расходование ДС, нажмите Создать, выберите хозяйственную операцию, заполните организацию, получателя, сумму, статью ДДС и желаемую дату платежа, а затем нажмите Провести. Деньги по заявке можно выдать, только когда у неё статус «К оплате»: либо сразу, если согласование выключено, либо после того, как её согласует ответственный.
Речь о документе «Заявка на расходование денежных средств» в 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация 2 и 1С:ERP 2. Порядок работы в этих конфигурациях общий, потому что казначейский блок у них один. В 1С:Бухгалтерии 3.0 заявок нет: там сразу создают платёжное поручение или расходный кассовый ордер .
Подготовка: настройки и права для работы с заявками
Заявки работают, только если в программе включён сам механизм. Если раздела нет в меню или кнопка Создать недоступна, дело почти всегда в одной из трёх настроек ниже.
Включите заявки в настройках казначейства
- Откройте
НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Казначейство и взаиморасчеты. - Установите флажок использования заявок на расходование денежных средств.
- Если платежи должен одобрять руководитель или финансист, в той же группе включите согласование заявок.
- Закройте форму. Настройка действует для всех организаций базы.
Включайте согласование сразу, а не через месяц. Заявки, созданные до включения, уже стоят в статусе «К оплате» и в маршрут согласования не попадут.
Проверьте права пользователей
В типовых конфигурациях права на заявки разделены на две части:
- 📝 создание и изменение заявок — для инициаторов: менеджеров, бухгалтеров, снабженцев;
- ✅ согласование заявок — для тех, кто решает, платить или нет;
- 💳 оплата — для казначея или кассира, который создаёт платёжные документы.
Права выдают через профили групп доступа: НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа. Откройте профиль пользователя, на вкладке ролей наберите в поиске слово «заявк» — список покажет все роли, связанные с заявками на расходование.
Не давайте право согласования тем же людям, которые создают заявки. Иначе инициатор будет одобрять собственные платежи, и контроль теряет смысл.
Заполните справочники, без которых заявка не проведётся
- 🏢 организации и их банковские счета или кассы;
- 🧾 статьи движения денежных средств — по ним потом строится отчётность по ДДС;
- 🤝 контрагенты и договоры, если платите поставщикам по договорам;
- 👤 физические лица — для выдачи денег подотчётным лицам.
Создание заявки на расходование ДС: заполняем документ
Заявку создают двумя способами: вручную из списка или на основании другого документа.
Создание из списка заявок
- Перейдите в
Казначейство → Заявки на расходование ДС. - Нажмите
Создать. - В поле хозяйственной операции выберите вид платежа: оплата поставщику, выдача подотчётному лицу, перечисление на другой счёт организации, прочий расход и т. д.
- От выбранной операции зависит набор полей ниже, поэтому выбирайте её первой.
Создание на основании заказа или поступления
Если платите поставщику, удобнее сделать заявку из его документа. Откройте заказ поставщику
или документ поступления, нажмите Создать на основании и выберите заявку на расходование. Программа сама подставит организацию, контрагента, договор и сумму.
Плюс этого способа — связь заявки с документом-основанием. По ней видно, какой заказ уже обеспечен оплатой, а какой нет.
Что заполнить в заявке
| Поле | Что указать | На что влияет |
|---|---|---|
| Организация | Плательщик | Из какой организации уйдут деньги |
| Форма оплаты | Безналичная, наличная или любая | Каким документом будет оплата |
| Банковский счёт / касса | Откуда платить | Попадание в нужное рабочее место казначея |
| Желаемая дата платежа | Дата, к которой нужны деньги | Порядок оплаты и платёжный календарь |
| Получатель | Контрагент, подотчётное лицо, счёт организации | Кому уйдёт платёж |
| Договор / объект расчётов | Документ, по которому платим | Корректность взаиморасчётов |
| Сумма и валюта | Сумма к оплате | Лимиты и остатки к выплате |
| Статья ДДС | Назначение платежа в управленческом учёте | Отчёт о движении денежных средств |
| Назначение платежа | Текст для платёжки | Перейдёт в платёжное поручение |
Если форма оплаты «любая», казначей сможет оплатить заявку и из кассы, и с расчётного счёта. Это удобно для мелких хозяйственных расходов, но для оплаты поставщику по договору лучше сразу ставить безналичную форму.
Маршрут согласования заявки: статусы и кто их меняет
Согласование в заявке устроено через статус документа. Статус видно в шапке формы и в отдельной колонке списка.
| Статус | Что значит | Кто ставит |
|---|---|---|
| Не согласована | Заявка создана и ждёт решения | Ставится при создании, если согласование включено |
| Согласована | Платёж одобрен | Пользователь с правом согласования |
| Отклонена | В платеже отказано | Пользователь с правом согласования |
| К оплате | Деньги можно выдавать | Ответственный или программа, если согласование выключено |
Как согласовать заявку
- Согласующий открывает список заявок и устанавливает отбор по статусу «Не согласована».
- Открывает заявку и проверяет сумму, получателя, основание и статью ДДС.
- Меняет статус на «Согласована» или «Отклонена» и проводит документ.
- Если согласованную заявку нужно отдать в оплату, её переводят в «К оплате».
Статус можно менять и пачкой: выделите в списке несколько заявок и найдите в командной панели списка команду смены статуса. Это экономит время, когда в конце дня копится два-три десятка платежей.
Согласование через задачи в КА и ERP
В 1С:Комплексной автоматизации и 1С:ERP, кроме простой смены статуса, можно согласовывать заявки через задачи пользователям. Тогда инициатор отправляет заявку, у согласующего появляется задача, и он принимает решение прямо из списка своих задач. Маршрут — кто и в каком порядке согласует — настраивает администратор. Для небольшой компании хватает и простого режима со статусами.
Отклонённую заявку не удаляйте. Пометьте на удаление только если она создана по ошибке. Отклонение со статусом — это история: потом видно, кто и когда отказал в платеже.
Как провести заявку и что происходит при проведении
Провести заявку — значит записать её и сформировать движения в регистрах. Для этого в форме документа нажмите Провести (документ остаётся открытым) или Провести и закрыть.
Чем запись отличается от проведения
- 💾 Записать — документ сохраняется, но остатков к выплате не создаёт. Казначей его в работе не увидит.
- ✔️ Провести — программа проверяет заполнение и создаёт записи в регистрах. Заявка начинает участвовать в планировании оплаты.
- ↩️ Отмена проведения — движения удаляются, документ остаётся. Так делают, если нужно временно вывести заявку из оплаты.
Проведённый документ в списке отмечен зелёной галочкой, записанный без проведения — без неё, помеченный на удаление — красным крестом.
Что проверяет программа при проведении
При проведении 1С контролирует обязательные поля: организацию, получателя, сумму, банковский счёт или кассу для выбранной формы оплаты, статью ДДС. Если чего-то не хватает, документ не проводится, а внизу формы появляется сообщение с названием пустого поля. Щелчок по сообщению переводит курсор прямо в это поле.
Ещё одна проверка — дата запрета изменения данных. Если администратор закрыл период, заявку с датой внутри этого периода нельзя ни провести, ни изменить.
Перепроведение после изменений
Если вы исправили проведённую заявку, её нужно провести заново. Простая запись изменённого документа не обновит движения, и в регистрах останутся старые цифры. Когда изменений много, например после смены статьи ДДС в десятке заявок, используйте групповую обработку из командной панели списка или перепроведение за период.
Движения заявки: какие регистры она заполняет
Заявка не создаёт бухгалтерских проводок: это документ планирования, а не факт оплаты. Её движения нужны, чтобы программа знала, сколько и кому ещё предстоит заплатить.
Как посмотреть движения документа
- Откройте проведённую заявку.
- В командной панели формы откройте меню
Ещеи выберите команду просмотра движений документа (в некоторых релизах она вынесена в подменю отчётов формы). - Откроется отчёт со всеми регистрами, в которые документ записал данные.
Что вы там увидите
- 💰 Денежные средства к выплате — главный регистр. Заявка в статусе «К оплате» добавляет в него сумму с организацией, способом оплаты и датой платежа. Именно отсюда рабочее место казначея берёт список платежей.
- 📅 В КА и ERP, если ведётся платёжный календарь, заявка отражается и в данных платёжного календаря.
- 🔁 Если заявка привязана к заказу поставщику, программа учитывает её при расчёте задолженности по графику оплаты заказа.
Когда по заявке создают платёжный документ и проводят его, остаток в регистре «Денежные средства к выплате» уменьшается. Полностью оплаченная заявка из списка к оплате пропадает.
Если в движениях заявки пусто, проверьте статус. Заявка в статусе «Не согласована» или «Отклонена» в остатки к выплате не попадает — это нормальное поведение, а не ошибка.
От заявки к оплате: распоряжения на оплату
Проведённая заявка в статусе «К оплате» сама по себе деньги не списывает. Платёж делает казначей или бухгалтер в рабочем месте Казначейство → Распоряжения на оплату.
- Откройте рабочее место и выберите организацию.
- Установите отбор по дате: например, все заявки с желаемой датой платежа до завтрашнего дня.
- Выделите заявки к оплате.
- Создайте по ним платёжные документы: для безналичной формы — списание безналичных денежных средств или платёжное поручение, для наличной — расходный кассовый ордер.
- Проведите созданные документы и выгрузите платёжки в банк обычным способом.
Связь «заявка → платёж» сохраняется. Из заявки видно, чем она оплачена, а из платёжного документа — по какой заявке он создан.
Частичная оплата тоже возможна. Если заявка на 300 000 ₽, а сегодня вы платите 120 000 ₽, остаток к выплате составит 180 000 ₽, и заявка останется в рабочем месте до полной оплаты.
Почему заявка не проводится или не попадает в оплату
Большинство проблем с заявками — не сбой программы, а несовпадение настроек и данных. Найдите свой симптом:
Не создавайте вторую заявку на тот же платёж, если первая «пропала». Сначала найдите её в списке, сняв все отборы. Две проведённые заявки на одну сумму — частая причина двойной оплаты поставщику.