Зарплата в 1С от начисления до отчётов: порядок месяца в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0

Зарплату в 1С проводят тремя документами по порядку: «Начисление зарплаты» (в ЗУП 3.1 — «Начисление зарплаты и взносов»), затем ведомость в банк или в кассу, затем платёжный документ, который закрывает ведомость. Проводки получаются такие: Дт 20 (26, 44) Кт 70 — начисление, Дт 70 Кт 68.01 — НДФЛ, Дт 20 (26, 44) Кт 69 — взносы, Дт 70 Кт 51 (50) — выплата.

Где всё это делать, зависит от схемы. Небольшая фирма на 5–30 человек обычно ведёт зарплату прямо в Бухгалтерии 3.0 (БП). Если сотрудников больше, есть сложные графики, сдельщина или много больничных — расчёт ведут в ЗУП 3.1, а в бухгалтерию переносят только готовые суммы. Порядок действий одинаковый, отличаются меню и место, где формируются проводки.

1. Подготовка: что настроить до первого расчёта

Ошибки в зарплате чаще всего заложены ещё до начисления. Пять минут на проверку настроек избавляют от перепроведения целого квартала.

Учётная политика и настройки зарплаты

В БП откройте настройки зарплаты и выберите, где ведётся расчёт:

• 🟢 «В этой программе» — начисляете и выплачиваете прямо в БП;
• 🔵 «Во внешней программе» — зарплата считается в ЗУП, в БП приходят только итоги для проводок.

Нельзя одновременно начислять зарплату в БП и загружать её из ЗУП — суммы на счетах 70 и 69 задвоятся.

В той же форме проверьте:

1. Срок выплаты зарплаты — день месяца, когда платите окончательный расчёт. Он подставляется в ведомости.
2. Способ отражения в учёте по умолчанию — какой счёт затрат брать: 20, 25, 26 или 44. Для отдельных подразделений и начислений можно задать свои способы.
3. Ставку взносов на травматизм — по уведомлению Социального фонда (СФР, бывший ФСС).

В ЗУП дополнительно настраивают виды начислений и удержаний (Настройка → Начисления, Настройка → Удержания) и тариф страховых взносов в учётной политике организации.

Кадровые данные

Без кадровых документов 1С не рассчитает ни рубля. Проверьте по каждому работнику:

• 👤 проведён документ «Прием на работу» с датой, графиком и окладом;
• 🧾 заполнены ИНН и СНИЛС в карточке сотрудника — без них ведомость и отчёты пройдут с ошибками;
• 🎓 введены стандартные вычеты НДФЛ на детей, если работник принёс заявление;
• 💳 для перечисления на карту указан зарплатный проект или номер счёта.

2. Как начислить зарплату и сформировать документ за месяц

Создайте документ начисления в последний день месяца. В БП он называется «Начисление зарплаты», в ЗУП — «Начисление зарплаты и взносов».

1. Укажите месяц начисления и организацию. Подразделение — только если считаете зарплату по частям.
2. Нажмите Заполнить. Программа подберёт всех работающих в этом месяце и посчитает оклад пропорционально отработанным дням.
3. Проверьте вкладку «Начисления»: суммы, отработанные дни и часы. Если кто-то был в отпуске или на больничном, в ЗУП эти дни уже исключены — при условии, что документы отсутствий проведены раньше начисления.
4. Перейдите на вкладки НДФЛ и Взносы. Здесь видно, сколько налога и взносов приходится на каждого.
5. Проведите документ и распечатайте расчётные листки — из самого документа или из отчётов по зарплате.

Пример на одном сотруднике. Оклад 60 000 ₽, месяц отработан полностью, вычетов нет:

Взносы платит работодатель сверх зарплаты, из 52 200 ₽ они не вычитаются. Для малых и средних предприятий тариф ниже на часть выплат сверх порога, привязанного к МРОТ, — 1С применяет его сама, если в учётной политике выбран нужный тариф.

Аванс

Аванс по статье 136 ТК РФ обязателен: платить нужно не реже чем каждые полмесяца. В 1С аванс не начисляется отдельным документом за месяц — его выплачивают ведомостью с видом выплаты «Аванс». Размер аванса (фиксированная сумма, процент от оклада или расчёт за первую половину месяца) задают в кадровых документах сотрудника.

С 2023 года НДФЛ удерживают с каждой выплаты, в том числе с аванса: доход считается полученным в день выплаты. Ведомость на аванс поэтому тоже содержит налог.

3. Удержания, НДФЛ и взносы: что программа считает сама

НДФЛ

Налог 1С рассчитывает автоматически по ставкам главы 23 НК РФ с учётом вычетов. Удержанным он считается в момент выплаты, поэтому окончательную сумму фиксирует проведённая ведомость, а не документ начисления.

Перечисляют НДФЛ единым налоговым платежом. Перед сроком платежа сдают уведомление об исчисленных суммах — в БП и ЗУП оно формируется в разделе отчётности по данным проведённых ведомостей.

Страховые взносы

Взносы по единому тарифу и на травматизм рассчитываются в документе начисления. В БП они сразу попадают на субсчета счёта 69. Предельную базу и пониженные тарифы программа учитывает нарастающим итогом с начала года — поэтому нельзя «пропускать» месяцы и проводить начисление задним числом без перепроведения последующих.

Удержания из зарплаты

• ⚖️ по исполнительному листу — в ЗУП документ «Исполнительный лист»: указываете получателя, процент или сумму, срок действия. Удержание считается при каждом начислении;
• 🏠 за аренду, питание, ущерб — постоянные или разовые удержания по заявлению работника;
• 💼 профвзносы и добровольное страхование — тоже через виды удержаний.

Удержание по исполнительному листу считается от суммы после НДФЛ, а общий размер всех удержаний ограничен Трудовым кодексом.

4. Выплата зарплаты: ведомости в банк и в кассу

Начислить мало — выплату обязательно оформляют ведомостью. Без неё 1С считает зарплату невыплаченной, а НДФЛ — неудержанным.

Через банк

1. Создайте «Ведомость в банк». В ЗУП для перевода на личные карты без зарплатного проекта есть отдельный документ «Ведомость на счета».
2. Выберите месяц и вид выплаты: «Зарплата» или «Аванс». Нажмите Заполнить.
3. Проверьте суммы к выплате и НДФЛ, проведите.
4. Выгрузите реестр в банк — через 1С:ДиректБанк или файлом.
5. По выписке создайте «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление заработной платы» и укажите в нём ведомость. Проведённый документ даёт Дт 70 Кт 51.

Через кассу

1. Создайте «Ведомость в кассу», заполните и проведите.
2. Распечатайте платёжную ведомость, работники расписываются за деньги.
3. Оформите «Выдача наличных» (расходный кассовый ордер ) с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям». Проводка — Дт 70 Кт 50.
4. Не полученную в срок зарплату депонируют: Дт 70 Кт 76.04.

Какие проводки формирует месяц

В ЗУП проводок нет вообще: там документ «Отражение зарплаты в бухучете» готовит сводку по счетам и способам отражения, а после синхронизации в БП появляется одноимённый документ, который и делает записи на счетах.

5. Почему документ не проводится или суммы не сходятся

Сначала посмотрите текст сообщения внизу формы: 1С почти всегда называет поле или сотрудника. Самые частые ситуации разобраны ниже.

Отрицательное сальдо по счёту 70

Кредитовое сальдо 70 на конец месяца — это зарплата, которую должны работникам, это нормально. Дебетовое сальдо по конкретному сотруднику значит, что выплатили больше начисленного. Типичные причины: аванс за месяц, в котором человек ушёл на больничный, или выплата отпускных до начисления. Найти сотрудника помогает оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 с разбивкой по работникам.

Если не помогло

Перепроведите документы месяца в порядке: кадровые → отсутствия → начисление → ведомости. В БП для этого есть групповое перепроведение в разделе Операции.

Перед групповым перепроведением сделайте резервную копию базы и предупредите коллег: пока идёт перепроведение, работать с документами периода нельзя.

6. Закрытие месяца и отчётность по зарплате

Зарплатный цикл заканчивается не выплатой, а сверкой и отчётами.

Сверка перед закрытием

Проверьте три вещи:

• 📊 «Свод начислений и удержаний» или аналогичный отчёт из раздела отчётов по зарплате — итоги по организации за месяц;
• 🧮 «Анализ начисленных налогов и взносов» — совпадают ли взносы с начислением;
• 📒 оборотно-сальдовая ведомость по счетам 68.01, 69 и 70 — нет ли «хвостов» и сотрудников с дебетовым сальдо.

В БП после этого запускают «Закрытие месяца» (Операции → Закрытие месяца). Затраты на зарплату со счетов 20, 25, 26 списываются по учётной политике, и только тогда видна себестоимость.

Какие отчёты сдают по данным 1С

Все они заполняются автоматически в разделе отчётности, если начисления и ведомости проведены. Если в отчёте «не тот» НДФЛ, ищите причину в датах выплаты ведомостей — отчёты берут налог по ним.

7. Частые вопросы