Акты выполненных работ и услуг в 1С: от создания до проводок

Акт выполненных работ или оказанных услуг в 1С:Бухгалтерии 3.0 проводят документом Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), если вы исполнитель, и Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), если вы заказчик. Вид операции в обоих случаях — «Услуги (акт)» или «Услуги (акт, УПД)».

Акт закрывает выполненную услугу или этап работ: по нему признаётся выручка у исполнителя и расход у заказчика. Пока документ не проведён (значок остаётся серым), проводок в учёте нет и услуга «не закрыта».

Разберём обе стороны сделки, печать акта с логотипом и подписью, отправку по ЭДО и проверку того, что документ встал в учёт правильно.

Какие бывают акты и каким документом их оформить

Слово «акт» в 1С означает разные документы — важно не путать их, иначе проводки уйдут не туда.

• 📄 Акт выполненных работ / оказанных услуг — основной. У исполнителя это Реализация (акты, накладные, УПД), у заказчика — Поступление (акты, накладные, УПД).
• 🔁 Акт сверки взаиморасчётов — отдельный документ Покупки → Акт сверки расчётов (или из раздела «Продажи»). Проводок не делает, движений по счетам нет — это сверка сальдо с контрагентом.
• 📦 Акт инвентаризации и акт списания — складские документы из раздела «Склад», к услугам отношения не имеют.

Дальше речь про акт выполненных работ и услуг — именно его чаще всего имеют в виду, когда говорят «провести акт ».

Как оформить и провести акт у исполнителя

Вы оказали услугу и выставляете акт покупателю. Порядок в 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и нажмите Реализация → Услуги (акт).
2. Заполните Контрагента и Договор. Договор задаёт счета расчётов (обычно 62.01) и вид взаиморасчётов — от него зависит, куда ляжет задолженность.
3. В табличной части добавьте строку: Номенклатуру из справочника с видом «Услуга», количество и цену. Проверьте ставку НДС.
4. Разверните поля Счета учёта (ссылка в строке или колонка): счёт доходов — 90.01.1, счёт НДС — 90.03, номенклатурная группа. Для услуг счёт 90.02 (себестоимость) обычно не заполняется.
5. Если вы плательщик НДС — поставьте флажок и выпишите счёт-фактуру по ссылке Счёт-фактура внизу документа.
6. Нажмите Провести (или Провести и закрыть).

После проведения нажмите кнопку Дт/Кт — откроются движения документа. Для реализации услуги на сумму 100 000 ₽ с НДС 20 % они выглядят так:

Сумма НДС здесь выделена «в том числе»: 100 000 × 20 / 120 = 16 666,67 ₽. Если же цена указана без НДС, налог начисляется сверху: 100 000 × 20 % = 20 000 ₽, итог документа — 120 000 ₽. Сверяйте, включает ваша цена НДС или нет — от этого зависит итоговая сумма акта.

Если по этой услуге раньше прошла предоплата, после проведения акта программа автоматически зачтёт аванс проводкой Дт 62.02 Кт 62.01 — отдельный документ для этого создавать не нужно, зачёт идёт в пределах одного договора.

Когда работы сдаются частями, на каждый этап оформляют отдельный акт на свою сумму. Один договор при этом закрывается несколькими реализациями — главное, чтобы сумма всех актов сошлась с ценой договора.

Как провести входящий акт у заказчика

Вам оказали услугу, и вы получили акт от поставщика. Документ — Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), кнопка Поступление → Услуги (акт).

1. Укажите Контрагента и Договор (счёт расчётов, как правило, 60.01).
2. В строке выберите услугу, сумму и ставку НДС из акта поставщика.
3. В колонке Счета учёта задайте счёт затрат — именно он определяет, куда попадёт расход:
   • 26 — управленческие (аренда офиса, бухгалтерское сопровождение, связь);
   • 44 — расходы на продажу у торговых компаний;
   • 20 / 25 — производственные услуги;
   • 08.04 — если услуга входит в стоимость приобретаемого основного средства.
4. Укажите подразделение и статью затрат (вид расхода влияет на налог на прибыль).
5. Зарегистрируйте счёт-фактуру поставщика по ссылке внизу — так НДС попадёт в книгу покупок.
6. Проведите документ.

Проводки по входящему акту на 60 000 ₽ с НДС 20 % (управленческая услуга):

Последняя проводка появляется, только если вы зарегистрировали счёт-фактуру и приняли НДС к вычету.

Печать акта: логотип, подпись и печать организации

Печатная форма вызывается кнопкой Печать в документе. Для акта оказанных услуг доступны Акт об оказании услуг и Универсальный передаточный документ (УПД) — УПД заменяет связку «акт + счёт-фактура» одним бланком.

Чтобы на печати появились логотип, подпись и печать, их один раз загружают в карточку организации:

1. Откройте Главное → Организации и выберите свою организацию.
2. Перейдите по ссылке Логотип и печать.
3. Загрузите файл логотипа, факсимильные подписи руководителя и главного бухгалтера, изображение печати (форматы PNG или JPG).
4. По ссылке Инструкция «Как создать факсимильную подпись и печать» 1С подскажет, как подготовить картинки нужного размера.

После этого в предпросмотре печати акта появится кнопка, позволяющая выводить бланк с факсимиле и печатью или без них.

Реквизиты (ИНН, КПП, адрес, банковский счёт) в печать подтягиваются из карточки организации и из договора — если в бланке пусто, проверьте, что соответствующие поля заполнены.

Отправка актов контрагенту через ЭДО

Бумага не обязательна: акт можно отправить через 1С-ЭДО. Сервис встроен в программу, отдельная установка не нужна — достаточно действующей подписки ИТС и настроенного обмена в разделе Администрирование → Обмен электронными документами.

Как отправить акт из документа реализации:

1. Проведите документ.
2. Нажмите ЭДО → Отправить электронный документ (или Просмотреть электронный документ).
3. 1С сформирует пакет и подпишет его вашей подписью. Отслеживать движение удобно через Продажи → Текущие дела ЭДО.

О подписях важно не ошибиться:

• Счёт-фактуру и УПД со статусом счёта-фактуры можно подписывать только квалифицированной электронной подписью (КЭП) — это требование закона.
• Акт как первичку стороны вправе подписывать и неквалифицированной подписью, если так договорились в соглашении об ЭДО.
• Если документ подписывает не директор, а сотрудник по доверенности, нужна машиночитаемая доверенность (МЧД) по формату ФНС.

Статус отправленного акта показывает, на каком он этапе:

Как проверить, что акт проведён правильно

Проверка занимает минуту и спасает от перекосов в отчётности.

🔎 Проводки документа. Кнопка Дт/Кт в самом акте. Смотрите, что суммы и счета совпадают с тем, что должно быть (см. таблицы выше).

📊 Оборотно-сальдовая ведомость. Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту:

• по счёту 62 (у исполнителя) или 60 (у заказчика) — видно сальдо расчётов с контрагентом;
• по счёту 90 — проверяете, что выручка/расход встали в нужный месяц;
• по счёту 68.02 — начисленный и принятый к вычету НДС.

📘 Книга продаж / книга покупок. Отчёты → Книга продаж (у исполнителя) и Книга покупок (у заказчика) — убедитесь, что счёт-фактура по акту попал в нужный квартал.

🛠 Экспресс-проверка. Отчёты → Экспресс-проверка ведения учёта проверит полноту счетов-фактур и соответствие проводок — удобно перед закрытием периода.

Если сальдо по контрагенту «зависло» и не закрывается взаимозачётом с оплатой — почти всегда дело в разных договорах в акте и в платёжке. Расчёты сходятся только в разрезе одного договора.

Ускоряем работу с типовыми актами

Когда актов много и они однотипные, ручной ввод каждого — пустая трата времени.

• Копирование. Выделите похожий акт в списке и нажмите Создать копированием (клавиша F9) — реквизиты подставятся, останется поменять дату и сумму.
• Ввод на основании. Из документа Счёт покупателю или Заказ кнопкой Создать на основании → Реализация (акт) — данные перенесутся автоматически.
• Групповое перепроведение. После правок задним числом запустите Операции → Групповое перепроведение документов за период — программа пересчитает все движения в правильной последовательности.
• Загрузка из таблицы. Для разовой массовой загрузки актов подойдут типовые обработки загрузки из Excel; сложные регулярные сценарии закрывают внешние обработки от партнёров 1С.

Типичные ошибки при проведении актов

Разберём то, что чаще всего ломает учёт, и как это поправить.

Частые вопросы