Как вести учёт аренды у арендатора в 1С:Бухгалтерии

Арендатор, который платит за офис или склад по долгосрочному договору, с 2022 года не может просто списывать платёж на расходы. По ФСБУ 25/2018 в учёте появляются два новых объекта: право пользования активом (ППА) и обязательство по аренде. В 1С:Бухгалтерии 3.0 за это отвечает документ Поступление в аренду в разделе ОС и НМА.

Если же договор короткий или предмет аренды недорогой, всё остаётся по-старому — платежи идут прямо в расходы через обычное поступление услуг. Ниже — как настроить договор , какой способ выбрать и какие проводки формирует программа в каждом случае. Речь про учёт у арендатора (того, кто снимает).

Договор аренды и выбор способа учёта

Начните с контрагента и договора. Карточку арендодателя заводите в Справочники → Контрагенты, договор — на закладке Договоры его карточки, с видом С поставщиком. В договоре укажите валюту, срок и график платежей — эти данные подтянутся в документ поступления.

Дальше — главная развилка. От неё зависит, появится ли в балансе право пользования или аренда пройдёт мимо, прямо в затраты.

Полный учёт по ФСБУ 25/2018 (с признанием ППА и обязательства) применяется, если одновременно:

• срок аренды больше 12 месяцев;
• предмет аренды не относится к малоценным;
• вы не вправе вести упрощённый учёт или решили этим правом не пользоваться.

Упрощённый порядок — платежи сразу в расходы, без ППА — допускается в трёх ситуациях:

• 📅 срок аренды не превышает 12 месяцев и нет намерения выкупа;
• 🪑 предмет аренды малоценный (порог организация устанавливает в учётной политике сама, часто ориентируются на стоимость нового объекта);
• 🏢 организация вправе применять упрощённые способы учёта (малые предприятия, не подлежащие обязательному аудиту) — тогда расходы можно признавать равномерно по всем операционным договорам.

Определить свой случай быстрее всего по короткой логике:

Поступление в аренду: право пользования и обязательство

Для полного учёта откройте ОС и НМА → Поступление основных средств → Поступление в аренду. Это ключевой документ: он разом признаёт и актив, и долг.

В шапке выберите арендодателя и договор. В табличной части создайте объект — право пользования (отдельный элемент справочника основных средств). Укажите:

1. срок полезного использования — обычно равен сроку аренды, если по окончании имущество возвращается;
2. график арендных платежей (суммы и даты из договора) — по нему 1С рассчитает приведённую стоимость;
3. ставку дисконтирования — процент, по которому будущие платежи приводятся к текущей стоимости;
4. счета учёта (программа подставляет их по умолчанию).

При проведении документ формирует проводки сам — вручную их вбивать не нужно:

Право пользования попадает на счёт 01.03 «Арендованное имущество», его амортизация — на 02.03. Обязательство по аренде учитывается на субсчёте 76.07.1 «Арендные обязательства», текущая задолженность по графику — на 76.07.2.

Счёт затрат, на который пойдёт амортизация ППА, задаётся через способ отражения расходов — его выбирают в карточке объекта. Если склад обслуживает торговлю, ставьте 44, производственное помещение — 20, административный офис — 26. От этого зависит, в себестоимость чего ляжет арендованное имущество.

НДС, заложенный в платежи, 1С учитывает отдельно и ставит к вычету по мере получения счетов-фактур арендодателя, а не сразу на всю сумму договора.

Краткосрочная и малоценная аренда: платёж сразу в расходы

Если вы на развилке выбрали упрощённый порядок, документ Поступление в аренду не нужен вовсе. Право пользования не возникает, баланс не меняется.

Каждый месяц (или по акту) арендодатель выставляет документы. Вы вводите Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции Услуги (акт, УПД). В строке укажите услугу аренды, счёт затрат и сумму.

Проводки получаются привычные:

• Дт 26 (20, 44 — смотря где используется помещение) Кт 60.01 — арендная плата в расходы;
• Дт 19.04 Кт 60.01 — входной НДС;
• Дт 68.02 Кт 19.04 — НДС к вычету после регистрации счёта-фактуры.

Счёт затрат выбирайте по назначению объекта: торговый зал — 44, производственный цех — 20, офис управления — 26. Один и тот же договор нельзя вести то через поступление в аренду, то через услуги — выберите способ на весь срок.

Для равномерного признания расходов по авансовым или неравномерным графикам используйте счёт 97 «Расходы будущих периодов» либо настройте график в договоре — тогда затраты распределятся помесячно автоматически.

Обеспечительный платёж (депозит)

Обеспечительный платёж — это не аванс за аренду, а возвращаемая сумма. Поэтому в расходы он не идёт и НДС по нему не возникает, пока депозит не зачтён в счёт платы.

Перечисление депозита проведите выпиской банка Банк и касса → Банковские выписки → Списание, вид операции Прочие расчёты с контрагентами (или Прочее списание):

• Дт 76.09 Кт 51 — перечислен обеспечительный платёж.

Выданное обеспечение одновременно отражают за балансом на счёте 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные» — так сумма не теряется из виду до возврата.

Дальше возможны два сценария:

Отдельно смотрите на НДС. Если по договору депозит — это обеспечение и возвращается арендатору, НДС он не облагается. Но когда стороны договорились зачесть его в счёт будущей платы, с момента такого соглашения сумма становится авансом, и арендодатель начисляет на неё НДС, а арендатор получает право на вычет с полученного счёта-фактуры на аванс.

Оплата аренды и сверка расчётов

Текущие платежи по договору ФСБУ-учёта гасят обязательство, а не формируют расход заново. Оплату проводите выпиской со счёта 76.07.2:

• Дт 76.07.2 Кт 51 — перечислена арендная плата по графику.

При упрощённом учёте платёж закрывает долг перед поставщиком:

• Дт 60.01 Кт 51 — оплата аренды по акту.

Чтобы платёж встал на нужный счёт автоматически, в документе Списание с расчётного счёта правильно выберите договор и статью движения денежных средств. Если 1С подставила 60.01, а договор ведётся по ФСБУ, поменяйте счёт расчётов на 76.07.2 вручную.

Проверяйте расчёты с арендодателем через Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту:

• по 76.07.1 видно остаток обязательства (должен уменьшаться к концу срока);
• по 76.07.2 — текущую задолженность по начисленным, но не оплаченным платежам;
• по 60.01 — долг при упрощённом учёте.

Раз в квартал полезно сверяться с арендодателем актом сверки (Покупки → Акт сверки расчётов). Расхождение по НДС чаще всего означает, что вы не зарегистрировали очередной счёт-фактуру.

Амортизация ППА и проценты: закрытие месяца

При полном учёте по ФСБУ расходы по аренде формируются не вручную, а при закрытии периода Операции → Закрытие месяца. Регламентные операции делают два начисления.

1. Амортизация права пользования. Стоимость ППА списывается равномерно на счёт затрат: Дт 20 (26, 44) Кт 02.03. Срок — обычно срок аренды.
2. Проценты по обязательству. Обязательство на 76.07.1 «раскручивается» процентным расходом: Дт 91.02 Кт 76.07.1. В первые месяцы проценты выше, к концу срока — меньше.

Сумма этих двух начислений за весь срок как раз и равна полной сумме платежей по договору: тело обязательства плюс проценты.

Чтобы убедиться, что закрытие прошло корректно, после Закрытия месяца посмотрите:

• Справку-расчёт амортизации — по объекту ППА;
• ОСВ по счёту 76.07.1 — остаток обязательства снижается;
• отчёт Анализ счёта 01.03 — балансовая стоимость права пользования.

При упрощённом учёте закрытие месяца по аренде ничего не начисляет — расход уже признан документом поступления услуг. Остаётся обычная последовательность закрытия: распределение 97 счёта, если платёж учитывался как расход будущих периодов.

Налог на прибыль и разницы по ПБУ 18/02

В налоговом учёте право пользования не признаётся вовсе. Для налога на прибыль арендные платежи — это прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ), и списываются они равномерно по условиям договора.

Отсюда расхождение. В бухучёте за месяц расход складывается из амортизации ППА и процентов по обязательству, а в налоговом — из ровного арендного платежа. Суммы почти никогда не совпадают, особенно в начале и конце срока.

Эти расхождения — временные разницы. Если организация применяет ПБУ 18/02, 1С при закрытии месяца сама считает отложенные налоговые активы и обязательства балансовым методом: сравнивает бухгалтерскую стоимость ППА и обязательства с их налоговой оценкой (а она нулевая). Отдельных проводок вводить не нужно — достаточно включить ПБУ 18 в учётной политике Главное → Учётная политика.

Проверить, что разницы посчитаны, можно отчётом Анализ состояния налогового учёта по налогу на прибыль после закрытия месяца: расход по данным БУ и НУ там разложен по видам, и временная разница видна отдельной строкой.

Частые вопросы