Деньги под отчёт в 1С Бухгалтерии: от выдачи до закрытия аванса

Аванс подотчётному лицу в 1С Бухгалтерии 8.3 проводится двумя документами. Выдачу оформляет Выдача наличных с видом операции «Выдача подотчетному лицу» (Дт 71.01 Кт 50.01) или Списание с расчетного счета с видом «Перечисление подотчетному лицу» (Дт 71.01 Кт 51). Закрывает аванс Авансовый отчет в разделе Банк и касса → Касса.

Сотрудник принёс пачку чеков, а в 1С висит дебетовое сальдо по 71 за прошлый квартал? Ниже порядок, при котором аванс закрывается в ноль, НДС попадает в книгу покупок, а остаток или перерасход не теряется.

Какой аванс вы проводите: документы и счета

Слово «аванс» в 1С встречается в четырёх разных операциях. Сначала определите свою — от этого зависит документ.

Счета 60.02 и 62.02 программа выбирает сама. Если на дату платежа нет отгрузки или поступления, оплата ложится на счёт авансов, а при отгрузке зачитывается.

Дальше — про самый частый случай: деньги под отчёт сотруднику, с закрытием авансовым отчётом.

Подготовка: права, сотрудники, справочники

Перед первой выдачей проверьте три вещи.

1. Права пользователя. Кассовые и банковские документы доступны профилям «Бухгалтер» и «Главный бухгалтер». Настраиваются они в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа. Если пользователь видит журнал кассы, но не может провести документ , — проблема чаще всего здесь или в дате запрета изменения данных: она задаётся в том же разделе, по ссылке «Даты запрета изменения».

2. Подотчётное лицо. В поле «Получатель» выбирается физическое лицо из справочника Справочники → Зарплата и кадры → Физические лица. Для удержания остатка из зарплаты и учёта суточных удобнее, чтобы человек был оформлен и как сотрудник.

3. Статьи движения денежных средств. Если в учётной политике ведётся учёт по статьям ДДС, без статьи документ выдачи не проведётся. Заведите статью вида «Выдача подотчётных сумм» и сразу назначьте её по умолчанию.

Как провести выдачу аванса подотчётному лицу

Из кассы наличными

1. Откройте Банк и касса → Касса → Кассовые документы.
2. Нажмите Выдача — создастся документ Выдача наличных (РКО).
3. В поле «Вид операции» выберите «Выдача подотчетному лицу».
4. Укажите получателя, сумму и статью ДДС.
5. В поле «Основание» впишите заявление или приказ с датой. Текст попадёт в печатную форму РКО.
6. Нажмите Провести и закрыть.

Проводка: Дт 71.01 Кт 50.01. Печатную форму РКО (форма КО-2) выведите кнопкой Печать и дайте сотруднику на подпись.

На карту сотрудника

1. Откройте Банк и касса → Банк → Банковские выписки.
2. Нажмите Списание и выберите вид «Перечисление подотчетному лицу».
3. Укажите получателя, сумму, статью ДДС и номер выписки.
4. Проведите документ.

Проводка: Дт 71.01 Кт 51. Если выписки загружаются из клиент-банка, платёж сотруднику может прийти с другим видом операции. Тогда откройте документ и смените вид вручную, иначе сумма уйдёт на 73 или 76.

Авансовый отчёт в 1С: заполнение по вкладкам

Документ находится в Банк и касса → Касса → Авансовые отчеты. Нажмите Создать, выберите организацию и подотчётное лицо. Если сотрудник покупал товары для склада, укажите склад.

Вкладка «Авансы»

Добавьте строку и выберите документ выдачи — РКО или списание с расчётного счёта. Программа подставит сумму. Это связывает отчёт с конкретной выдачей: по нему видно, какой аванс закрыт.

Если аванса не было, а сотрудник потратил свои деньги, вкладку оставьте пустой. Отчёт проведётся, по 71 образуется кредитовое сальдо — долг перед сотрудником.

Вкладка «Товары»

Сюда идут материалы и товары, которые встанут на склад: бумага, картриджи, запчасти.

• 📦 Номенклатура, количество, цена.
• 🧮 Ставка НДС и сумма НДС — только если есть счёт-фактура.
• 📄 Входящий документ: вид (чек, товарная накладная), номер, дата.
• 🏢 Поставщик — нужен, когда есть счёт-фактура.
• ✅ Флажок «СФ» с номером и датой счёта-фактуры.

Проводки: Дт 10.01 (41.01) Кт 71.01 на стоимость без НДС и Дт 19.03 Кт 71.01 на НДС.

Вкладка «Прочее»

Здесь всё, что сразу списывается в расходы: проезд, проживание, суточные, почтовые расходы, оплата парковки.

Для каждой строки укажите счёт затрат (обычно 26 или 44, у производства — 20), подразделение и статью затрат. Суточные пишите отдельной строкой со своей статьёй, чтобы потом сверить норму.

Вкладка «Оплата»

Используется, если сотрудник заплатил поставщику от имени организации. Например, оплатил счёт за запчасти, а сами запчасти пришли отдельной накладной.

Укажите контрагента и договор. Проводка: Дт 60.01 (60.02) Кт 71.01. Поступление потом оформляется обычным документом Поступление (акт, накладная, УПД) и зачитывается против этой оплаты.

Пример. Выдано 15 000 руб. Сотрудник принёс:

Сальдо по 71.01 по сотруднику после проведения — ноль. Печатная форма АО-1 (кнопка Печать) подписывается сотрудником и утверждается руководителем.

Остаток и перерасход: как закрыть аванс полностью

После проведения отчёта откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, счёт 71.01, отбор по сотруднику. Три варианта.

Сальдо ноль. Аванс закрыт, ничего делать не нужно.

Дебетовое сальдо — остаток у сотрудника. Вариантов два:

1. Сотрудник вносит деньги в кассу. Оформите Поступление наличных с видом «Возврат от подотчетного лица»: Дт 50.01 Кт 71.01.
2. Сотрудник не вернул деньги. Удержать их из зарплаты можно не позднее месяца со дня, когда истёк срок возврата аванса, и если работник не оспаривает удержание (ст. 137 ТК РФ). Нужен приказ и согласие. Проводка удержания: Дт 70 Кт 71.01.

Кредитовое сальдо — перерасход. Организация должна сотруднику. Оформите Выдача наличных с видом «Выдача подотчетному лицу» или перечисление на карту. В основании укажите «Возмещение перерасхода по авансовому отчёту №…». Проводка та же — Дт 71.01 Кт 50.01, она гасит кредит.

НДС и НДФЛ по авансовому отчёту

Вычет НДС

Принять НДС к вычету можно только при наличии счёта-фактуры или УПД со статусом 1 (ст. 169, 171, 172 НК РФ). Кассовый чек сам по себе права на вычет не даёт, даже если НДС в нём выделен.

Что это значит в 1С:

• ✅ Есть счёт-фактура — ставьте флажок «СФ» в строке. Программа зарегистрирует полученный счёт-фактуру, НДС ляжет на 19-й счёт.
• ❌ Только чек — ставку НДС ставьте «Без НДС», вносите всю сумму в стоимость. Иначе НДС осядет на 19-м счёте без документа для вычета.
• 🚆 Билеты на поезд и самолёт с выделенным НДС — по ним вычет допустим и без счёта-фактуры. Сумма НДС указывается в строке на вкладке «Прочее».

Запись в книгу покупок появляется либо сразу, либо регламентным документом Формирование записей книги покупок в Операции → Регламентные операции НДС. Это зависит от настройки учётной политики. Проводка вычета: Дт 68.02 Кт 19.

Суточные сверх нормы

Суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 руб. в день по России и 2 500 руб. за рубежом (п. 3 ст. 217 НК РФ). Те же лимиты действуют для страховых взносов.

Пример: суточные 1 000 руб. × 3 дня = 3 000 руб. Норма — 700 × 3 = 2 100 руб. Сверх нормы 900 руб. С этой суммы удерживается НДФЛ и начисляются взносы.

Авансовый отчёт этот налог сам не посчитает. Сверхнормативную часть нужно отразить как доход сотрудника в зарплатном учёте: в БП — через начисление зарплаты, в связке с ЗУП — в ЗУП. Иначе доход не попадёт в 6-НДФЛ и РСВ.

Как проверить расчёты и что попадёт в отчётность

Отчёты для сверки

Сальдо по 71 старше месяца — повод выяснить, где отчёт. Сальдо на 19-м счёте по авансовым отчётам на конец квартала — повод проверить, все ли вычеты заявлены.

Регламентированная отчётность

• 📊 Декларация по НДС — счета-фактуры из авансовых отчётов попадают в раздел 8 через книгу покупок.
• 📑 Бухгалтерский баланс — дебетовое сальдо 71 входит в дебиторскую задолженность, кредитовое — в кредиторскую.
• 👤 6-НДФЛ и РСВ — сверхнормативные суточные и удержания из зарплаты.
• 💰 Налог на прибыль и УСН — расходы из авансового отчёта учитываются при наличии подтверждающих документов. На УСН «доходы минус расходы» проверьте, что расходы есть в закрытом перечне ст. 346.16 НК РФ.

Ошибки при проведении аванса

Частые вопросы