Как провести и учесть депозит контрагента в 1С

Депозит в 1С почти всегда означает обеспечительный платёж, который контрагент вносит по договору: арендатор при заселении, покупатель как гарантию поставки. Это не выручка и не обычный аванс — деньги возвратные, поэтому учитывать их нужно отдельно: на счёте 76 и дополнительно за балансом. Чтобы провести поступление, в разделе Банк и касса → Банковские выписки оформляют документ «Поступление» с видом операции «Прочее поступление», а сумму обеспечения проводят на забалансовый счёт 008 вручную.

Как оформить и учесть депозит, зависит от одного условия в договоре. Если платёж чисто возвратный (возвращается в конце договора) — это обеспечение, НДС при получении не возникает. Если по договору он зачитывается в счёт будущей оплаты или последнего месяца аренды — налоговая считает его авансом, и НДС придётся начислить сразу. С этого и начнём, потому что от выбора зависят все дальнейшие проводки.

Что считается депозитом и на каком счёте его держать

Обеспечительный платёж описан в ст. 381.1 ГК РФ: сторона вносит сумму, которая обеспечивает исполнение обязательства, а при его нарушении идёт в зачёт убытков. Самый частый случай — депозит по аренде: обычно это один-два месячных платежа.

Ключевое для учёта: депозит не становится доходом в момент получения. Пока обязательство действует, это кредиторская задолженность перед контрагентом.

Где отражают суммы:

• 🧾 Счёт 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами» — основной. В 1С:Бухгалтерии для этого подходит субсчёт 76.09 «Прочие расчёты с разными дебиторами и кредиторами».
• 📌 Забалансовый 008 «Обеспечения обязательств и платежей полученные» — у того, кто депозит получил.
• 📌 Забалансовый 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные» — у того, кто депозит перечислил.

Счёт 62 для возвратного депозита не используют: это расчёты по реализации, туда попадают авансы и оплаты за товары и услуги. Поставите депозит на 62.02 — программа посчитает его авансом покупателя и потребует счёт-фактуру. Это нужно только в сценарии «зачитываемый депозит» (о нём ниже), но не по умолчанию.

Чтобы учёт был прозрачным, настройте аналитику. На счёте 76.09 ведите субконто «Контрагенты» и «Договоры» — тогда по каждому арендатору и каждому договору будет видно, сколько его денег у вас лежит. Отдельного справочника «Депозиты» заводить не нужно: хватает договора с видом «Прочее».

Какой у вас депозит — возвратный или зачитываемый — определяет не 1С, а формулировка договора. Ищите пункт про судьбу обеспечения в конце срока. «Возвращается арендатору в течение N дней после расторжения» — возвратный. «Засчитывается в счёт арендной платы за последний месяц» — зачитываемый, то есть аванс. От этой фразы зависят и проводки, и НДС, поэтому прочитайте её до того, как проводить поступление.

Поступление депозита от контрагента: пошагово

Разберём на стороне получателя (например, арендодателя), депозит возвратный.

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки и нажмите «Поступление» (или загрузите выписку из банк-клиента).
2. Вид операции — «Прочее поступление». Так сумма не попадёт в выручку и в расчёты по реализации.
3. Счёт расчётов — 76.09, в аналитике укажите контрагента и договор, по которому внесён депозит.
4. Статью движения денежных средств выберите нейтральную (например, «Прочие поступления» или «Получение обеспечительных платежей»), чтобы не исказить отчёт о движении денег.
5. Проведите документ.

Документ «Поступление» даст проводку только по деньгам. Забалансовый учёт придётся добавить вручную: Операции → Операции, введённые вручную → Создать → Операция. Проводка — по дебету 008 на сумму депозита, без корреспонденции по кредиту (забалансовые счета односторонние).

Итоговые проводки у получателя:

Пример. Арендодатель получил депозит 120 000 ₽ (два месяца аренды по 60 000 ₽), по договору — возвратный. Проводки: Дт 51 Кт 76.09 — 120 000 ₽ и Дт 008 — 120 000 ₽. Выручки и НДС на этом этапе нет, в декларацию сумма не попадает.

Возврат депозита контрагенту

Договор закрыт, претензий нет — депозит возвращают. Операцию оформляют списанием с расчётного счёта.

1. В Банк и касса → Банковские выписки создайте документ «Списание».
2. Вид операции — «Прочее списание».
3. Счёт дебета — 76.09, тот же контрагент и договор, что и при поступлении. Так закроется кредиторская задолженность.
4. Проведите документ: сформируется проводка Дт 76.09 Кт 51.
5. Снимите обеспечение с забаланса: операцией, введённой вручную, проведите сумму по кредиту 008.

Проводки у получателя при возврате:

Перед возвратом сверьте остаток: откройте оборотно-сальдовую ведомость по 76.09 в разрезе договора. Кредитовое сальдо должно совпадать с суммой к возврату. Если на счёте висит меньше — часть депозита уже удержана или зачтена, и возвращать нужно только разницу.

Зачёт депозита в счёт оплаты или аренды

Второй вариант закрытия — депозит не возвращают деньгами, а засчитывают в счёт обязательства: последнего месяца аренды или задолженности за поставку. Тогда сумма переходит со счёта обеспечения на расчёты по реализации.

Для зачёта в 1С:Бухгалтерии подойдёт документ «Корректировка долга » (раздел Продажи или Покупки):

1. Создайте «Корректировку долга », вид операции — «Зачёт задолженности» (перенос с одного счёта расчётов на другой).
2. На закладке «Дебиторская/Кредиторская задолженность» подберите депозит на 76.09 и задолженность покупателя на 62.
3. Проведите: программа сформирует Дт 76.09 Кт 62 — депозит закрыл долг арендатора.
4. Обеспечение с забаланса снимите вручную по кредиту 008.

У арендатора зачёт тоже делают «Корректировкой долга»: депозит с 76 закрывает его кредиторскую задолженность перед арендодателем — Дт 60 Кт 76, а с забаланса списывают 009.

НДС с депозита: когда начислять, а когда нет

Это главный спорный момент. Правило зависит от условия договора.

Депозит чисто возвратный. Пока он выполняет только обеспечительную функцию и будет возвращён, объекта обложения нет — это не оплата за товары или услуги. НДС при получении не начисляют. Проводка ограничивается Дт 51 Кт 76.09 и Дт 008.

Депозит зачитывается в счёт оплаты. Если по договору обеспечительный платёж идёт в счёт будущей аренды или поставки, Минфин приравнивает его к авансу. Тогда в момент получения возникает налоговая база по НДС (п. 1 ст. 167 НК РФ): начисляют налог с аванса и выписывают авансовый счёт-фактуру.

Чтобы 1С сделала это автоматически, зачитываемый депозит удобнее сразу провести не «Прочим поступлением» на 76.09, а видом операции «Оплата от покупателя» на счёт 62.02. Тогда при создании «Счёта-фактуры на аванс» (Банк и касса → Счета-фактуры на аванс) программа сама сформирует Дт 76.АВ Кт 68.02.

Пример с тем же депозитом 120 000 ₽, но зачитываемым в счёт аренды. НДС с аванса считают по расчётной ставке 20/120: 120 000 × 20 / 120 = 20 000 ₽. В момент получения: Дт 76.АВ Кт 68.02 — 20 000 ₽. Когда депозит зачтётся в аренду и вы начислите реализацию, этот авансовый НДС примете к вычету обратной проводкой Дт 68.02 Кт 76.АВ. Для расчётной ставки 10/110 (льготные товары) формула та же: сумма × 10 / 110.

Как проверить остатки по депозитам

Контролировать депозиты удобно двумя отчётами.

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 76.09 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Разверните по субконто «Контрагенты» и «Договоры» — увидите, чьи депозиты и на какую сумму у вас числятся. Кредитовое сальдо = сумма ваших обязательств вернуть деньги.
• 📊 ОСВ по забалансовому 008. Остаток по нему должен совпадать с кредитовым сальдо 76.09 по возвратным депозитам. Расхождение — сигнал, что при поступлении или возврате забыли сделать проводку за балансом.

Для детального разбора по конкретному арендатору откройте Отчёты → Карточка счёта по 76.09 с отбором по контрагенту: будет видна вся история — приход, частичные удержания, возврат.

Раз в квартал полезно сверять три цифры: кредитовое сальдо 76.09 по возвратным депозитам, остаток 008 и сумму депозитов из реестра договоров. Если все три совпадают, учёт обеспечений в порядке и к возврату готова ровно та сумма, что числится в программе.

Частые ошибки в учёте депозитов

• ❌ Провели депозит как выручку или обычную оплату на 62. Возвратное обеспечение попадает в реализацию и в НДС, хотя дохода ещё нет. Исправляется сторнированием и перепроведением на 76.09.
• ❌ Забыли забалансовый 008 (или 009). Деньги на 76 есть, а контроля обеспечений нет. При большом числе арендаторов легко потерять, кому сколько возвращать.
• ❌ Не ведут аналитику по договору. Все депозиты свалены на 76.09 без субконто — при возврате невозможно быстро свериться, и сальдо не бьётся.
• ❌ Зачли депозит в аренду, но не начислили НДС. Для зачитываемого депозита это ошибка: налог нужно было начислить ещё при получении как с аванса.
• ❌ Удержали депозит за порчу имущества, но не отразили санкцию. Удержанная сумма перестаёт быть обеспечением и становится доходом (возмещением) — её нужно провести через 91.01, а не просто списать с 76.

Частые вопросы