Проведение электронного больничного в 1С: от загрузки до отправки в СФР

ЭЛН проводят документом Больничный лист в разделе Зарплата: в него загружают номер электронного листка из СФР, программа подтягивает даты и код нетрудоспособности, считает три дня за счёт работодателя, а остаток платит фонд напрямую сотруднику. Бумажный больничный с 2022 года не оформляют — работать можно только с электронным.

С 2022 года пособия назначаются проактивно. Это значит, что заявление от сотрудника и реестр на выплату больше не нужны: фонд сам открывает ЭЛН, присылает работодателю запрос через СЭДО, а работодатель отвечает недостающими сведениями о стаже и заработке. С 01.01.2023 ФСС и ПФР объединены в Социальный фонд России (СФР) — дальше по тексту везде фигурирует СФР, хотя в старых релизах и в части форм встречается ещё «ФСС».

Ниже — полный порядок для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 3.0: что настроить до первого листка, как загрузить номер, заполнить заработок, проверить сумму и отправить ответ в фонд.

Что настроить до первого электронного листка

Обмен ЭЛН идёт через сервис 1С-Отчётность и систему электронного документооборота с СФР (СЭДО). Без подключённой 1С-Отчётности получить листок по номеру не выйдет.

Порядок подготовки:

1. Подключите 1С-Отчётность: Отчётность, справки → 1С-Отчётность → Настройки. Нужен действующий сертификат электронной подписи и заявление на подключение документооборота с СФР.
2. Проверьте реквизиты организации в Настройка → Организации: регистрационный номер в СФР, код подчинённости, ОКТМО. По ним фонд сопоставляет вас с застрахованными.
3. Включите автоматическое получение входящих от СФР, чтобы запросы и уведомления подтягивались без ручной выгрузки.

Пути к рабочему месту ЭЛН немного отличаются по конфигурациям.

ЭЛН считается в конфигурациях с модулем зарплаты. В 1С:Рознице и базовой УТ без расчёта зарплаты больничных листов нет — там пособие не начисляют.

Как загрузить электронный больничный по номеру

Сотрудник приносит не бумагу, а номер листка — 12 цифр. Иногда он есть у вас раньше работника: СФР присылает уведомление об открытии ЭЛН через СЭДО.

Два способа получить данные листка:

По номеру и СНИЛС. Откройте Зарплата → Больничные листы, создайте документ, выберите сотрудника. В поле номера впишите 12 цифр листка и нажмите кнопку получения данных из СФР (в командной панели документа). Программа запросит у фонда сведения листка и заполнит период, причину нетрудоспособности и номер медорганизации.

Из входящих уведомлений. Если включено автополучение, открытые на ваших сотрудников ЭЛН приходят в рабочее место Зарплата → Электронные больничные. Оттуда больничный создаётся кнопкой — номер и реквизиты уже заполнены, остаётся проверить расчётные данные.

Код в поле «Причина нетрудоспособности» определяет, кто и за какие дни платит. Код 01 (заболевание) и 02 (травма) — первые три дня за счёт работодателя, остальное СФР. Код 09 (уход за больным членом семьи) и карантин — все дни оплачивает фонд, у работодателя дней к оплате нет.

Заполнение стажа, заработка и исключаемых периодов

Фонд передаёт медицинскую часть листка, но не знает ваш стаж сотрудника и его заработок у вас. Эти данные заполняет работодатель.

Страховой стаж. Процент пособия зависит от стажа на дату начала болезни:

• 8 лет и больше — 100% среднего заработка;
• от 5 до 8 лет — 80%;
• меньше 5 лет — 60%.

Стаж берётся из карточки сотрудника (Кадры → Сотрудники, вкладка со стажами). Проверьте, что он введён и актуален: при ошибке в годах процент и сумма посчитаются неверно.

Заработок за два года. Средний дневной заработок считается из выплат за два календарных года перед годом болезни, делённых на 730. Если сотрудник у вас недавно, принесите справку о заработке с прежних мест (данные о выплатах страхователей фонд передаёт сам, но проверить стоит). В документе есть отдельная форма со сведениями о заработке по годам — откройте её и сверьте суммы.

Исключаемые периоды. Для декретных и пособий по уходу из расчётного периода исключают дни болезни и отпусков по беременности и уходу за ребёнком. Для обычного больничного исключаемых периодов нет — заработок делится на фиксированные 730.

Отдельно учтите два момента, из-за которых сумма расходится с ожиданием:

• Районный коэффициент. Если пособие считается из МРОТ, а в регионе действует районный коэффициент, минимум увеличивается на него. Коэффициент берётся из настроек организации или подразделения — проверьте, что он заполнен.
• Неполное рабочее время. Для сотрудника на неполной ставке пособие из МРОТ считают пропорционально отработанному времени. При расчёте из фактического заработка ставка на сумму не влияет.

Для ухода за больным ребёнком или взрослым есть лимит оплачиваемых дней в году — он зависит от возраста члена семьи и вида лечения. Программа отслеживает исчерпание лимита по предыдущим больничным того же сотрудника, но перед проведением стоит свериться с историей его листков по уходу за год.

Расчёт пособия: три дня работодателя и часть фонда

После заполнения стажа и заработка программа сама делит сумму: дни за счёт работодателя и дни за счёт СФР — на отдельных вкладках документа.

Логика расчёта обычного больничного (коды 01, 02):

• Первые 3 календарных дня — за счёт работодателя. Эту сумму вы начисляете и выплачиваете сотруднику сами, она облагается НДФЛ.
• С 4-го дня и до закрытия — за счёт СФР. Фонд перечисляет деньги работнику напрямую на реквизиты из его заявления (или из единой базы). В документе эта часть справочная — она нужна, чтобы фонд получил корректные исходные данные.

Проверьте ключевые суммы вручную, прежде чем проводить:

1. Средний дневной заработок = заработок за 2 года ÷ 730.
2. Дневное пособие = средний дневной заработок × процент по стажу.
3. Сумма за счёт работодателя = дневное пособие × 3 дня.

Пример. Заработок за два года — 1 200 000 ₽, стаж 10 лет (100%), заболевание. Средний дневной: 1 200 000 ÷ 730 = 1 643,84 ₽. За три дня работодателя: 1 643,84 × 3 = 4 931,52 ₽ (до удержания НДФЛ).

Прикиньте сумму больничного под свои цифры:

Проведите документ. Начисление за три дня работодателя попадёт в расчёт зарплаты и в ведомость на выплату. В 1С:Бухгалтерии проводки формируются при выплате и начислении зарплаты, отдельных проводок у самого больничного нет.

Отправка сведений в СФР через СЭДО

При проактивном механизме вы не формируете реестр на выплату. Вместо этого отвечаете на запрос фонда: СФР по полученному ЭЛН присылает запрос недостающих сведений, вы заполняете ответ и отправляете его подписанным.

Порядок ответа:

1. В рабочем месте Зарплата → Электронные больничные найдите входящий запрос фонда по этому листку.
2. Создайте на его основе ответ — сведения для назначения и выплаты пособия (стаж, заработок, способ выплаты сотруднику, районный коэффициент, если есть).
3. Проверьте реквизиты выплаты работнику. Если они пустые, уточните у сотрудника и внесите — иначе фонду некуда перечислить деньги.
4. Подпишите и отправьте. Статус документа сменится на «Отправлено», после обработки фондом — на принятый статус.

Ответить на запрос нужно в течение 3 рабочих дней со дня его получения. За просрочку и за недостоверные сведения, из-за которых фонд переплатил, предусмотрены штрафы.

Отслеживать движение документа удобно по статусам обмена:

Если лист не загрузился или в данных ошибка

Частая ситуация: номер введён, а данные не приходят либо приходят с ошибкой. Разберём по симптомам.

Если больничный уже проведён, а потом выяснилась ошибка (неверный стаж, не тот сотрудник, изменённый период), не удаляйте проведённый документ задним числом в закрытом периоде — это разбалансирует расчёт зарплаты. Исправьте данные и перепроведите документ в текущем периоде либо введите исправление отдельным документом, а в фонд отправьте скорректированные сведения тем же способом, что и первичные.

Частые вопросы