Как сделать инвентаризацию склада в 1С:Управление Торговлей

Инвентаризация в «Управление Торговлей 11» держится на документе Пересчёт товаров: в него заносят фактические остатки, программа сама сравнивает их с учётными. Разницу закрывают два документа — Оприходование излишков товаров и Списание недостач товаров. Оприходование увеличивает складской остаток, списание — уменьшает.

Все документы лежат в разделе Склад и доставка (в релизах до 11.3 раздел называется Склад). Пересчёт можно создавать напрямую или по распоряжению — вторую схему используют, когда склад работает по заданиям кладовщиков и нужно отслеживать, что пересчитано, а что нет.

Ниже — весь цикл: от подготовки склада до закрытия задания, с отдельным разбором серий, характеристик и работы с терминалом сбора данных (ТСД).

Напомним случаи, когда инвентаризация обязательна (ФСБУ 28/2023): перед составлением годовой отчётности, при смене материально ответственного лица, при выявлении фактов хищения или порчи, после пожара, залива и других чрезвычайных ситуаций, а также при реорганизации или ликвидации. Плановые проверки склада компания проводит в сроки, которые сама закрепила в учётной политике.

С чего начать: подготовка склада и распоряжение на пересчёт

Перед вводом факта зафиксируйте учётные остатки на дату. В УТ пересчёт берёт остаток на момент своего проведения, поэтому по возможности остановите отгрузки и приёмки по пересчитываемому складу на время инвентаризации — иначе факт и учёт разъедутся.

Два рабочие схемы:

• 🟢 Напрямую. Склад и доставка → Пересчёты товаров → Создать. Подходит для небольшого склада и разовой проверки.
• 🔵 По распоряжению. Сначала Распоряжения на пересчёт товаров → Создать, в нём указываете склад и, при необходимости, ячейки или группы номенклатуры. Затем на его основании создаёте один или несколько документов Пересчёт товаров. Удобно, когда зону склада делят между несколькими кладовщиками.

В шапке пересчёта выбираете Склад, а для ордерного (адресного) склада — конкретные ячейки или помещение. Поле Статус у нового документа — В работе: пока оно такое, корректировать остатки нельзя, документ лишь копит факт.

На адресном складе логику лучше строить от ячеек: один пересчёт — одна зона или один проход кладовщика. Так проще находить причину расхождения (товар не там, где числится) и не блокировать весь склад разом. На обычном складе без ячеек достаточно одного пересчёта на весь ассортимент или на группу номенклатуры.

Назначьте комиссию и материально ответственных заранее. УТ не формирует приказ о проведении инвентаризации — это делают в кадровом или регламентированном контуре, но состав комиссии понадобится для акта, поэтому согласуйте его до пересчёта.

Как заполнить пересчёт: бумажные листы и работа с ТСД

Фактические количества попадают в табличную часть пересчёта тремя путями.

1. Автозаполнение учётными остатками. Кнопка Заполнить → Заполнить по остаткам подтягивает в документ номенклатуру с её учётным количеством. Дальше комиссия правит колонку факта вручную по результатам осмотра. Так работают, когда ассортимент небольшой и считают «глазами».

2. Бумажный лист пересчёта. Из документа или из распоряжения печатаете бумажную форму (команда печати в верхней панели), раздаёте комиссии, собираете заполненные листы и переносите цифры в колонку фактического количества. Способ для складов без оборудования.

3. Терминал сбора данных (ТСД). Самый быстрый вариант для большого ассортимента со штрихкодами:

1. Подключите ТСД в разделе НСИ и администрирование → РМК и подключаемое оборудование (в онлайн-режиме терминал видит базу напрямую, в офлайн-режиме обменивается файлами заданий).
2. Выгрузите на терминал задание на пересчёт — номенклатуру склада со штрихкодами.
3. Кладовщик сканирует товар, прибор накапливает штрихкоды и количества.
4. Загрузите собранные данные обратно — они заполнят колонку факта в пересчёте.

Онлайн- и офлайн-режимы различаются принципиально. В онлайн-режиме терминал подключён к базе и сразу показывает, что это за товар и сколько уже отсканировано, — ошибку видно на месте. В офлайн-режиме прибор работает автономно: вы выгружаете в него задание файлом, кладовщик собирает штрихкоды без связи с базой, а на рабочем месте выполняете обратную загрузку. Офлайн удобнее для больших складов и слабой сети, но расхождения всплывают только после загрузки.

Что бы вы ни выбрали, после загрузки сверьте число строк и итоговое количество с тем, что ожидали: «потерянные» при сканировании позиции чаще всего и дают ложную недостачу.

Когда факт внесён, сохраните документ. Пока статус В работе, вы можете докидывать строки и править количества без последствий для остатков.

Излишки и недостачи: оприходование и списание

После того как факт собран, переведите пересчёт в статус Выполнено и проведите документ. В табличной части программа покажет три колонки: учётное количество, фактическое и отклонение. Положительное отклонение — излишек, отрицательное — недостача.

Корректирующие документы создаются на основании проведённого пересчёта:

Из открытого пересчёта нажмите Создать на основании и выберите нужный документ. Он автоматически заполнится только теми строками, где есть соответствующее отклонение: в оприходование попадут излишки, в списание — недостачи. Укажите статью доходов (для излишков) или расходов (для недостач) — без неё документ не проведётся.

Себестоимость излишков — отдельная тонкость. Если товар раньше закупался, логично оприходовать его по цене последней закупки или по средней себестоимости аналогичных позиций. Если позиция новая и в учёте её не было, цену задают вручную по рыночной стоимости. От этого зависят будущая себестоимость списания и валовая прибыль, поэтому не оставляйте нулевую цену — тогда товар «ляжет» на склад бесплатно и исказит маржу при продаже.

Если недостачу планируете удержать с материально ответственного лица, сумму ущерба считают отдельно; документ списания лишь убирает товар с остатка. Взаиморасчёты с сотрудником в УТ не формируются — это уже зона регламентированного учёта.

== Проводите корректирующие документы только после того, как убедились в цифрах: повторно провести пересчёт после создания оприходования и списания — значит задвоить движения.==

Пересортица: когда излишек одного закрывает недостачу другого

Частый случай на складе — пересортица: по одной позиции излишек, по близкой (тот же товар, другой размер или артикул) ровно такая же недостача. Классический пример — перепутали два цвета одной модели при приёмке.

УТ не зачитывает пересортицу автоматически: она честно покажет и излишек, и недостачу как два разных отклонения. Решение о зачёте принимает инвентаризационная комиссия, и для него должны выполняться условия: один и тот же проверяемый период, одно материально ответственное лицо, товары одного наименования и в тождественных количествах.

Если комиссия зачёт одобрила, в учёте его отражают так: в документ оприходования не включают позицию-излишек, а в списание — позицию-недостачу, которые пошли в зачёт, оставив в корректировках только реальную разницу. Остаток пересортицы (если количества не совпали) закрывают как обычные излишек или недостачу.

Завершение пересчёта и закрытие задания

Инвентаризация считается законченной, когда выполнены три условия:

1. Все пересчёты по складу переведены в статус Выполнено и проведены.
2. По каждому отклонению создан и проведён документ (Оприходование излишков товаров или Списание недостач товаров).
3. Распоряжение на пересчёт (если работали по нему) закрыто — переведено в статус, означающий завершение задания (в текущих релизах — Закрыто).

Проверьте результат отчётами раздела Склад и доставка:

• 📊 Ведомость по товарам на складах — показывает остатки после корректировок. Сравните с тем, что реально лежит на складе.
• 📋 отчёт по самому пересчёту — отклонения в разрезе номенклатуры, удобно приложить к акту инвентаризации.

Распоряжение не закроется, пока по нему остаются незавершённые пересчёты или непроведённые корректировки — программа не даст закрыть задание «вслепую». Если часть товара осталась непересчитанной, либо досчитайте, либо исключите из распоряжения.

Пересчёт товаров с характеристиками и сериями

Если номенклатура ведётся в разрезе характеристик (цвет, размер, модель) или серий (партии, сроки годности), пересчёт обязан учитывать этот разрез — иначе излишки и недостачи задвоятся.

Характеристики. Для товара с включёнными характеристиками каждая строка пересчёта — отдельная характеристика. Нельзя занести общее количество «курток» без разбивки по размерам: учётный остаток хранится по каждой характеристике, и отклонение считается тоже по ней. При ручном вводе выбирайте характеристику в строке; при сборе через ТСД — используйте штрихкоды, привязанные к характеристике.

Серии. Когда для товара включён серийный учёт (да в политике учёта серий), в строке указывается конкретная серия. Это критично для товара со сроками годности: недостача по одной серии и излишек по другой — это не ноль, а две разные корректировки. Списание пройдёт по той серии, которой не хватает, оприходование — по той, что нашлась сверх учёта.

Типичная ловушка: в карточке номенклатуры серии или характеристики не включены, а на складе товар фактически партионный. Тогда УТ сведёт всё в одну строку, и вы потеряете контроль над сроками годности. Настройку учёта серий и характеристик проверяют в карточке номенклатуры и в её виде.

Частые ошибки при инвентаризации в УТ

Разберём то, что чаще всего ломает результат — помимо уже названного.

• 🔴 Пересчёт провели при статусе «В работе». Документ в этом статусе не формирует отклонений для корректировок. Перед созданием оприходования и списания статус должен быть Выполнено.
• 🔴 Движения по складу во время пересчёта. Параллельная отгрузка меняет учётный остаток, и отклонение получается ложным. Фиксируйте склад на время инвентаризации.
• 🔴 Излишки и недостачи закрыли одним документом. Это два разных документа: Оприходование излишков товаров и Списание недостач товаров. Создавайте оба на основании пересчёта.
• 🔴 Не указана статья доходов/расходов. Без неё корректирующий документ не проводится — программа выдаст предупреждение о незаполненном реквизите.
• 🔴 Товар с характеристиками/сериями занесён без разреза. Остаток разъедется по конкретным партиям. Всегда заполняйте пересчёт с разбивкой, которая включена в карточке.
• 🔴 Повторное проведение пересчёта после корректировок. Движения задваиваются. Если нужно что-то поправить — отмените корректирующие документы, затем правьте пересчёт.

Частые вопросы