Как провести инвентаризацию товаров и основных средств в 1С и правильно списать расхождения

Инвентаризацию товаров в 1С Бухгалтерии 3.0 проводят документом Склад → Инвентаризация товаров: он выгружает учётные остатки, бухгалтер вносит факт, а программа считает разницу. Проводок сам документ не делает — излишки и недостачи закрывают двумя документами на его основании: Оприходование товаров (Дт 41 Кт 91.01) и Списание товаров (Дт 94 Кт 41). Для основных средств путь другой — ОС и НМА → Инвентаризация ОС.

Частое заблуждение: «провёл инвентаризацию — и остатки в базе поправились». Нет. Документ инвентаризации фиксирует расхождение, но на счета ничего не ставит. Пока не введены оприходование или списание, учётные остатки остаются прежними. Ниже — весь цикл: от приказа и комиссии до проводок, с указанием, где в 1С что нажимать.

С чего начать: приказ, комиссия и сроки

Инвентаризация в 1С — это оформление результатов уже проведённого пересчёта. Сам пересчёт — организационная процедура, и её порядок с 2025 года задаёт ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация».

Что делают до того, как сесть за компьютер:

• 📋 Приказ о проведении. Руководитель издаёт приказ: что проверяем, когда, кто входит в комиссию. Форму ИНВ-22 использовать можно, но она больше не обязательна — организация вправе применять свой бланк.
• 👥 Комиссия. Не меньше двух человек. В неё не включают материально ответственное лицо (МОЛ) по проверяемому имуществу — оно присутствует, но не входит в состав комиссии.
• 🔒 Расписка МОЛ. До начала пересчёта материально ответственный расписывается, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию, а ценности оприходованы.
• 📅 Дата. Остатки в описи 1С формирует на конкретную дату — обычно на дату приказа. Все документы прихода и расхода по складу к этому моменту должны быть проведены.

Перед стартом убедитесь, что в базе закрыты все незавершённые операции по складу. Пример: накладная поступления висит непроведённой — значит, учётный остаток занижен, и опись покажет мнимый излишек.

Создание документа инвентаризации товаров

Откройте Склад → Инвентаризация товаров и нажмите Создать. В шапке укажите:

1. Склад — по которому считаете. Если склады не ведутся, поле можно оставить пустым, тогда возьмётся вся номенклатура.
2. Ответственное лицо — МОЛ по этому складу.
3. Дата — на неё снимаются учётные остатки.

Дальше заполняется табличная часть. Нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. Программа подтянет всю номенклатуру с ненулевым остатком и проставит количество в колонку «Количество учёт». Колонка «Количество факт» сначала повторяет учётное — её и будете править.

На закладке Инвентаризация есть поля для реквизитов приказа и сроков, на закладке Дополнительно — для членов комиссии. Эти данные нужны, чтобы из документа распечатались описи и ведомости.

Внесение фактических остатков и пересчёт

Пересчёт идёт «в полях», а в 1С заносят итог. Есть два пути.

Вручную. В колонке «Количество факт» по каждой позиции ставите реально посчитанное число. Колонка «Отклонение» пересчитывается сразу: отрицательное — недостача, положительное — излишек.

Через печать описи. Нажмите Печать → Инвентаризационная опись товаров (ИНВ-3). Распечатанную опись отдают комиссии, она вписывает факт на бумаге, после чего цифры переносят в документ. Удобно, когда считают несколько человек на складе без доступа к базе.

Проверьте две вещи перед записью:

• Нулевой факт — это тоже результат. Если позиция числится, но её не нашли, ставьте в «факт» ноль, а не оставляйте учётное количество. Иначе недостача не выявится.
• Единицы измерения. Учёт в штуках, а посчитали в коробках — отклонение будет огромным и ложным.

После внесения всех чисел документ запишите и проведите кнопкой Провести и закрыть. Напомню: проводок по счетам 41, 94, 91 он не создаёт — только фиксирует расхождения как основание для следующих документов.

Разбор расхождений: откуда берутся излишки и недостачи

Прежде чем списывать, комиссия выясняет причину каждого расхождения. От причины зависит, какими проводками и на какой счёт закрывать разницу. Механически «списать всё в 91» — ошибка, которую потом снимет налоговая проверка.

Типичные причины и что с ними делать:

Решение комиссии по каждому расхождению оформляют документально (ведомость учёта результатов, форма ИНВ-26 или свой бланк) — на нём бухгалтер основывает проводки.

Оприходование излишков и проводки в учёте

Излишки вводят документом на основании инвентаризации. В проведённом документе Инвентаризация товаров нажмите Создать на основании → Оприходование товаров. Табличная часть заполнится только положительными отклонениями.

Проверьте счёт доходов — по умолчанию 91.01 «Прочие доходы», статья «Излишки, выявленные по результатам инвентаризации». Проведите документ.

В налоговом учёте стоимость излишков — внереализационный доход (ст. 250 НК РФ). 1С отразит это автоматически, если в учётной политике настроен налоговый учёт по налогу на прибыль. Оценивают излишки по рыночной цене на дату инвентаризации — её определяет комиссия, а не берут «от балды».

Списание недостач: счёт 94 и дальнейшая судьба суммы

Недостачу вводят документом Создать на основании → Списание товаров. В него попадут позиции с отрицательным отклонением. Счёт списания — 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Проводка первого шага одинакова для любой недостачи:

Счёт 94 — транзитный. Сумму на нём нельзя оставлять: её закрывают отдельной операцией в зависимости от решения комиссии. Документ Списание товаров только собирает недостачу на 94 — дальнейшее закрытие вводят через Операции → Операции, введённые вручную.

Как закрывают счёт 94:

При взыскании с работника учитывайте ограничение: за один раз удерживают не более 20% начисленной зарплаты (ст. 138 ТК РФ). Если недостача крупная, удержание растянется на несколько месяцев.

Инвентаризация основных средств: отдельный документ

Для ОС склад не подходит — у них своя подсистема. Откройте ОС и НМА → Инвентаризация ОС и нажмите Создать. Заполнение — кнопкой Заполнить: подтянутся все объекты, числящиеся за выбранным МОЛ и подразделением на дату документа.

По каждому объекту комиссия подтверждает наличие. Расхождения бывают двух видов:

• Неучтённый объект — фактически используется, в базе его нет. Такой ОС принимают к учёту отдельным документом Принятие к учёту ОС по рыночной стоимости, в доходы (Дт 08 → 01, доход — 91.01).
• Недостача ОС — числится, но фактически отсутствует (продан, похищен, утрачен). Объект списывают документом Списание ОС, остаточную стоимость — через счёт 94 с дальнейшим отнесением на виновных или в прочие расходы.

Инвентаризацию ОС обычно проводят раз в год или раз в три года — периодичность закрепляют в учётной политике. Для нематериальных активов механика та же, документ — в том же разделе.

Типичные ошибки при инвентаризации в 1С

Ошибки, которые чаще всего всплывают при проверке результатов:

• ❌ Непроведённые документы на дату инвентаризации. Висящая приходная накладная занижает учётный остаток — программа покажет излишек, которого нет. Перед заполнением описи проведите всё по складу.
• ❌ Оставили учётное количество в колонке «факт» по ненайденной позиции. Отклонение получается нулевым, недостача теряется. Если товара нет — ставьте в факт ноль.
• ❌ Не ввели оприходование и списание. Документ инвентаризации проведён, а остатки в базе не изменились, потому что проводки делают документы-основания, а не сама опись.
• ❌ Недостачу сразу бросили в 91.02. Пропустили счёт 94 и разбор причины — теряется возможность взыскать с виновного и корректно показать расход в налоговом учёте.
• ❌ Разные единицы измерения. Факт посчитали в коробках, учёт ведётся в штуках — ложное огромное отклонение по всей позиции.
• ❌ Инвентаризация по всем складам вместо одного. В опись попадают чужие остатки, комиссия считает не то, расхождения множатся.

Автоматизация пересчёта: штрихкоды и ТСД

Когда номенклатуры тысячи, ручной перенос чисел в документ — узкое место. Что ускоряет пересчёт:

• 📱 Терминал сбора данных (ТСД). Кладовщик сканирует штрихкоды на складе, выгрузка попадает в документ инвентаризации как фактические остатки. Нужны корректно заполненные штрихкоды в карточках номенклатуры и совместимое решение обмена с ТСД.
• 🏷 Штрихкодирование номенклатуры. Без штрихкодов сканирование бессмысленно. Проверьте, что у товаров заполнены штрихкоды в карточке — иначе сканер не опознает позицию.
• 🛒 Специализированные конфигурации. В 1С:Управление торговлей и 1С:Рознице инвентаризация устроена подробнее — с пересчётом по ордерам и рабочим местам. Если склад большой, учёт обычно ведут там, а в Бухгалтерию передают итог.

Для типовой бухгалтерии небольшой фирмы хватает ручного ввода факта в документ Инвентаризация товаров. ТСД окупается, когда позиций действительно много и пересчёт вручную растягивается на дни.

Частые вопросы