Как вести учёт канцелярских товаров в 1С

Канцтовары — это не «мелочь, которую можно списать одной суммой в конце месяца». Бумага, ручки, картриджи и файлы проходят в 1С:Бухгалтерии тот же путь, что и любые материалы: приходуются на счёт 10, хранятся на складе и списываются в расходы документом, а не вручную проводкой.

Приходуют канцтовары обычно на счёт 10.01 «Материалы» (реже — 10.06 «Прочие материалы»), а списывают в затраты через требование-накладную на счёт 26 или 44. Ниже — как это настроить и провести, какие проводки получатся и где упростить учёт, если следить за остатками ручек вам не нужно.

Куда приходовать: счёт учёта канцтоваров

Канцелярия — это запасы по ФСБУ 5/2019. Пока она лежит на складе, её место на счёте 10:

• 📦 10.01 «Сырьё и материалы» — универсальный вариант, подходит для бумаги, ручек, папок, картриджей.
• 🗂 10.06 «Прочие материалы» — если хотите отделить канцелярию от производственных материалов в оборотке.
• 🔧 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» — для многоразовых предметов: степлеры, дыроколы, настольные органайзеры.

Выбор между 10.01 и 10.06 — вопрос удобства аналитики, на налоги он не влияет. Главное — закрепить решение в учётной политике и дальше не метаться между счетами, иначе оборотка по канцтоварам расползётся по трём субсчетам.

В налоговом учёте канцелярия — это материальные расходы (пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ). В затраты она попадает по мере списания со склада, а не по факту оплаты поставщику, если вы на общей системе. На УСН «доходы минус расходы» действует другое правило — об этом ниже.

Настройка номенклатуры канцелярских товаров

Чтобы 1С сама подставляла счета в документы, заведите позиции в справочнике. Откройте Справочники → Товары и услуги → Номенклатура и создайте группу, например «Канцтовары».

Что указать в карточке позиции:

1. Вид номенклатуры — «Материалы». Это ключевое поле: именно оно задаёт счета учёта по умолчанию.
2. Единицу измерения — шт, упак, пачка. Для бумаги удобнее пачка, чтобы остаток читался по-человечески.
3. Ставку НДС — по документам поставщика (как правило, 20%).

Счета учёта проверьте по ссылке Счета учёта номенклатуры (в форме списка номенклатуры, в меню «Ещё» или над таблицей). Для вида «Материалы» там должен стоять счёт 10.01. Если нужен другой субсчёт — задайте правило на группу «Канцтовары», и все позиции группы получат его автоматически.

Оприходование канцтоваров от поставщика

Приход оформляется документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), вид операции — «Товары (накладная, УПД)» или «Товары, услуги, комиссия».

Порядок:

1. Укажите контрагента и договор.
2. На закладке «Товары» подберите номенклатуру из группы «Канцтовары», впишите количество и сумму из накладной.
3. Проверьте, что в колонке «Счёт учёта» подставился 10.01.
4. Внизу зарегистрируйте счёт-фактуру (поля «Счёт-фактура №» и дата) — без этого НДС не уйдёт к вычету.

После проведения документ сформирует проводки:

Если работаете без НДС (УСН, освобождение по ст. 145 НК РФ), строка с 19.03 не появится, а сумма налога ляжет в стоимость материалов на счёт 10.01.

Пара моментов, на которых спотыкаются при вводе прихода:

• 🧾 Единицы и количество. Если поставщик пишет «бумага, 5 коробок по 5 пачек», заводите в документе то, в чём будете списывать. Удобнее — пачки, тогда остаток 25 пачек читается сразу, без пересчёта коробок.
• 💰 Цена с НДС или без. Над таблицей товаров есть переключатель «НДС в сумме / НДС сверху». Если в накладной цена уже с налогом, выберите «в т. ч. НДС», иначе сумма разойдётся с документом поставщика.
• 📅 Дата счёта-фактуры. НДС встаёт к вычету в том квартале, которым датирован счёт-фактура, а не поступление. При закрытии квартала это важно.

Перемещение и хранение канцтоваров на складе

Если складов несколько (например, «Основной склад» и «Склад офиса»), канцелярию между ними двигают документом Склад → Перемещение товаров.

Проводки такое перемещение не создаёт — счёт остаётся 10.01, меняется только аналитика по складу. Это внутренний учёт, а не затраты.

Когда перемещение реально нужно:

• 🏢 у вас разные подразделения со своими материально ответственными лицами;
• 📊 вы хотите видеть, сколько канцелярии осело «про запас» в конкретном отделе;
• 🔄 часть закупки сразу уходит в филиал.

Если офис один и кладовщика нет — склад можно оставить один, а перемещения не оформлять вовсе. Лишний документооборот в учёте канцтоваров не нужен.

Списание канцтоваров в расходы

Это главный шаг. Пока канцелярия числится на счёте 10, в расходы она не попала. Списывают её документом Склад → Требование-накладная.

Как заполнить:

1. Укажите склад, с которого уходят материалы.
2. На закладке «Материалы» подберите позиции и количество по факту выдачи.
3. На закладке «Счёт затрат» выберите счёт и аналитику:
   • 26 «Общехозяйственные расходы» — для офиса, бухгалтерии, администрации;
   • 44.01 «Издержки обращения» — если организация занимается торговлей;
   • 20, 25, 23 — если канцелярия относится к производству или конкретному подразделению.
4. Укажите статью затрат — обычно «Материальные расходы» или «Прочие расходы».

Проводка после проведения:

Стоимость списания 1С рассчитает сама — по средней себестоимости или ФИФО, в зависимости от учётной политики (Главное → Учётная политика).

Не списывайте канцтовары ручной операцией «Операции, введённые вручную». Так вы не спишете количество со склада — остаток зависнет, и оборотка по счёту 10 перестанет сходиться с фактом.

Как часто списывать — решаете сами:

• мелкий офис — одним требованием в конце месяца на всё, что израсходовано;
• строгий учёт — по ведомости выдачи от завхоза.

Статью затрат на закладке «Счёт затрат» лучше завести отдельную — «Канцелярские расходы» или «Материальные расходы». Тогда в отчёте по счёту 26 канцелярия не смешается с арендой и связью, и годовой бюджет на ручки с бумагой будет виден одной строкой.

Дата списания в налоговом учёте — дата проведения требования-накладной. Поэтому не копите документы: канцелярию, израсходованную в марте, списывайте мартовским требованием, а не майским, иначе расход съедет в другой квартал.

Малоценный инвентарь: степлеры, дыроколы, калькуляторы

Отдельная история — предметы, которые служат дольше года, но до основного средства не дотягивают по стоимости (степлер, дырокол, настольная лампа, калькулятор). Это не расходники, их нельзя просто «израсходовать».

Такой инвентарь приходуют на 10.09, а в эксплуатацию передают документом Склад → Передача материалов в эксплуатацию (закладка «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»).

Стоимость сразу уходит в затраты, но предмет остаётся на забалансовом счёте МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации». Так вы видите, что дырокол физически есть, хотя в балансе его уже нет.

Когда предмет сломался или потерялся — списываете его с МЦ.04 документом Списание материалов из эксплуатации (там же, в разделе «Склад»). Проводка получится односторонней — только по кредиту забалансового счёта, потому что в затраты стоимость ушла ещё при передаче в эксплуатацию. Это и есть смысл забалансового учёта: контроль за тем, что числится за сотрудниками, без повторного удара по расходам.

Если инвентаря много и за ним закреплены материально ответственные лица, в документе передачи указывайте сотрудника и место эксплуатации. Тогда ведомость по МЦ.04 покажет, у кого на столе какой степлер, — удобно при увольнении или смене МОЛ.

Когда учёт можно упростить

Следить за остатками каждой пачки бумаги — право, а не обязанность. ФСБУ 5/2019 (п. 2) разрешает не применять стандарт к запасам для управленческих нужд и списывать их в расходы сразу в периоде приобретения.

Если такое решение закреплено в учётной политике, канцелярию для офиса можно относить на затраты прямо при поступлении, минуя складской учёт:

Что выбрать — зависит от объёмов:

У упрощённого варианта есть цена: вы теряете остатки по складу и не сможете провести инвентаризацию канцелярии. Для торговли или бюджета это часто неприемлемо, для маленького ООО — нормальная экономия времени.

Отчёты для контроля расходов на канцелярию

Проверить, сколько ушло на канцтовары и что осталось, помогают стандартные отчёты из раздела Отчёты:

Чтобы отделить канцелярию от прочих материалов, настройте в отчёте отбор по группе «Канцтовары» (кнопка Показать настройки → Отборы). Тогда оборотка покажет только нужные позиции.

Частые вопросы