Работа с онлайн-кассой в 1С: от открытия смены до Z-отчёта

Чтобы проводить кассу в 1С, онлайн-касса подключается как подключаемое оборудование, кассир открывает смену в рабочем месте кассира (РМК), пробивает чеки на продажу, при ошибке оформляет возврат или чек коррекции , а в конце дня закрывает смену — тогда данные уходят оператору фискальных данных (ОФД).

Весь цикл работы с кассой — настройка оборудования, пробитие чека и закрытие смены — одинаков по логике в 1С:Розница, 1С:Управление торговлей и 1С:Управление нашей фирмой: в каждой есть РМК и подключение ККТ. Отличаются только названия пунктов меню, их я даю таблицей.

Правила диктует 54-ФЗ: чек на каждый расчёт, смена не длиннее 24 часов, передача данных в ОФД. 1С берёт это на себя — задача кассира сводится к нескольким кнопкам.

Что подключить и настроить до первой продажи

До пробития чеков нужны три вещи: сама онлайн-касса (ККТ) с фискальным накопителем (ФН), действующий договор с ОФД и зарегистрированная в ФНС касса. 1С эти документы не заменяет — она к ним подключается.

Онлайн-касса добавляется в программу как подключаемое оборудование. Путь зависит от конфигурации:

Порядок действий общий:

1. Откройте список подключаемого оборудования и добавьте новую строку с типом ККТ с передачей данных.
2. Выберите драйвер модели кассы (АТОЛ, ШТРИХ-М, Эвотор и т. п.) и укажите порт.
3. Нажмите тест подключения — программа должна прочитать заводской номер ККТ и номер ФН.
4. Привяжите кассу к организации и кассе ККМ в справочнике касс.

Если тест связи проходит и программа видит номер ФН — оборудование готово, можно открывать смену.

Отдельно настраивается само рабочее место кассира: в настройках РМК задают доступные способы оплаты (наличные, карта, подарочный сертификат), подключают сканер и эквайринговый терминал, включают нужные кассиру кнопки. Эту настройку делают один раз при запуске, кассиру в ежедневной работе она не нужна.

Вход кассира и открытие кассовой смены

Кассир работает под своей учётной записью — это важно для отчётов по кассирам и для чека, где указывается Ф. И. О. ответственного. Основной экран продаж — рабочее место кассира (РМК), оно открывается с рабочего стола или из раздела продаж.

Перед первой продажей смену нужно открыть. В РМК есть команда открытия смены — после неё касса печатает отчёт об открытии, а 1С фиксирует время старта.

Если в кассе должен быть разменный фонд, внесите его служебной операцией «Внесение наличных» — это не чек продажи, а служебный документ, деньги в кассе на выручку не влияют.

Признак, что смена открыта: в РМК доступны кнопки продажи, а в шапке видно её номер и время открытия. Если кнопки продажи неактивны, а программа не даёт открыть смену — у кассира нет прав на кассу либо предыдущая смена не закрыта.

Как пробить чек на продажу в РМК

Пробитие чека — основная операция кассира. В РМК чек собирается из позиций, затем принимается оплата.

1. Отсканируйте штрихкод товара сканером — позиция добавится в чек с ценой из справочника. Без сканера товар подбирают по кнопке подбора или по коду.
2. Укажите количество, если товара несколько единиц.
3. При необходимости примените скидку — вручную или автоматическую по условиям.
4. Нажмите приём оплаты и выберите способ: наличные, картой (эквайринг) или смешанная оплата.
5. При оплате наличными введите полученную сумму — 1С посчитает сдачу. При оплате картой программа отправит сумму на эквайринговый терминал и дождётся подтверждения.
6. После подтверждения оплаты чек пробивается: касса печатает бумажный чек с признаком расчёта «Приход».

Если покупатель оставил телефон или e-mail, укажите их в чеке до пробития — тогда ОФД отправит электронную копию чека. Бумажный при этом можно и не печатать, если покупатель согласен на электронный.

Маркированный товар (обувь, табак, вода, молочная продукция и другие категории) кассир добавляет не обычным сканом штрихкода, а сканированием кода Data Matrix с упаковки. При пробитии чека сведения о выводе товара из оборота уходят в «Честный ЗНАК» через ОФД. Для этого в 1С должна быть включена поддержка маркировки и настроен обмен с ГИС МТ — без неё касса не выпустит чек с маркированной позицией.

Пробитый чек уже ушёл в ФН и дальше в ОФД — просто «удалить» его нельзя, только оформить возврат или коррекцию.

Внесение и выемка наличных в течение смены

Кроме чеков продажи в кассе есть служебные операции с наличными. Они не формируют чек с признаком «Приход», но проходят через ККТ отдельными документами:

• 💵 Внесение наличных — разменный фонд в начале смены или довнесение в течение дня.
• 📤 Выемка наличных — инкассация выручки, передача денег в главную кассу или в банк.

Эти операции доступны прямо в РМК. Они нужны, чтобы остаток наличных в кассе по данным 1С совпадал с фактическим пересчётом при закрытии смены.

Выручку по эквайрингу выемкой не трогают — безналичные деньги идут на расчётный счёт через банк, а не лежат в денежном ящике.

Возврат, отмена чека и чек коррекции

Три разные ситуации — три разных действия. Путаница между ними даёт расхождения с ОФД, поэтому разберём по случаям.

Возврат оформляется в РМК командой возврата: подбираете позиции из чека продажи и пробиваете чек возврата с признаком «Возврат прихода». Если чек был оплачен картой, возврат тоже идёт на карту через эквайринг, а не наличными из ящика. Основанием служит заявление покупателя на возврат — его прикладывают к кассовым документам за смену.

Чек коррекции — инструмент на случай, когда расчёт был, а чек по нему не пробили (например, касса не работала), или наоборот пробили лишнее. В основании коррекции указывают документ: предписание налоговой или собственное решение (акт, служебная записка) с датой и номером.

Закрытие кассовой смены и отчёт о закрытии (Z-отчёт)

В конце рабочего дня смену закрывают. Команда закрытия в РМК формирует отчёт о закрытии смены — это и есть бывший Z-отчёт. При закрытии ФН передаёт в ОФД все ещё не отправленные чеки.

Что происходит при закрытии:

1. 1С предлагает пересчитать наличные в денежном ящике и сверить их с расчётным остатком.
2. Если по кассе остаётся выручка, её выемают (инкассация) — тогда в кассе останется только разменный фонд или ноль.
3. По эквайрингу выполняется сверка итогов с банковским терминалом — суммы безналичных продаж должны совпасть.
4. Касса печатает отчёт о закрытии смены с итогами: приходы, возвраты, наличные, безнал.

Если ФН не передаёт данные в ОФД 30 дней подряд, он блокирует формирование новых чеков. Это крайний срок, доводить до него нельзя — касса просто встанет.

После закрытия смены новые чеки пробить нельзя, пока не откроете следующую смену.

Как проверить выручку и сверить кассу

Проведённую за смену кассу стоит сверять по трём источникам — тогда недостача или «лишние» деньги не станут сюрпризом при инвентаризации.

Сверять нужно так:

• 🧾 Отчёт о закрытии смены (с кассы) — итоговые суммы по приходам, возвратам, наличным и безналу за смену.
• 🗂️ Данные в 1С — за смену в программе формируется отчёт о розничных продажах, который собирает все пробитые чеки. Его суммы должны совпасть с отчётом о закрытии смены.
• 🌐 Личный кабинет ОФД — там видно те же чеки глазами налоговой. Если в кабинете чеков меньше, значит часть документов не передалась.

Наличную выручку сверяют отдельно: остаток в денежном ящике = разменный фонд + приходы наличными − возвраты − выемки. Безналичную — по сверке итогов с эквайринговым терминалом и выпиской банка.

Частые ошибки при проведении кассы и их решение

Частые вопросы