Служебная поездка сотрудника в 1С Бухгалтерии и ЗУП: от приказа до закрытия подотчёта

Командировку в 1С проводят в двух программах. В ЗУП 3.1 создают документ «Командировка»: он печатает приказ и начисляет средний заработок за дни поездки. В Бухгалтерии 3.0 выдают аванс (Дт 71.01 Кт 50.01 или Кт 51), а после возвращения принимают авансовый отчёт: билеты, жильё и суточные списываются на затраты, остаток возвращают в кассу, перерасход доплачивают.

Если зарплата ведётся прямо в Бухгалтерии, вся цепочка остаётся в одной базе, но средний заработок придётся начислять отдельным видом начисления. Ниже порядок действий для обоих вариантов, с проводками и налоговыми границами по суточным.

Что подготовить до поездки и как оформить приказ

С 2015 года командировочное удостоверение и служебное задание не обязательны. Достаточно приказа (распоряжения) работодателя и документов, подтверждающих поездку: билетов, посадочных талонов, чеков гостиницы. Форма приказа — любая, утверждённая в организации, хотя большинство пользуется привычной Т-9.

📌 До создания документов проверьте:

• 📄 в локальном положении о командировках есть размер суточных по России и за границей;
• 👤 сотрудник принят в программе и у него есть карточка физлица с данными для выплат;
• 💳 выбран способ выдачи аванса — наличными из кассы или на карту;
• 📅 точные даты: день отъезда и день приезда входят в срок командировки, даже если поезд уходит в 23:50.

Документ «Командировка» в ЗУП 3.1

1. Откройте Кадры → Командировки и нажмите Создать.
2. Укажите организацию, сотрудника и период поездки: даты начала и окончания.
3. Для поездки на часть рабочего дня включите признак внутрисменной командировки — тогда программа не будет отмечать отсутствие на весь день.
4. Проверьте расчёт среднего заработка: на закладке начислений видна сумма и расчётная база за 12 месяцев.
5. Выберите, когда выплатить средний заработок: вместе с зарплатой или в межрасчётный период, если деньги нужны до отъезда.
6. Проведите документ и распечатайте приказ через кнопку Печать.

Средний заработок считают по правилам ст. 139 ТК РФ, как для отпуска, но по рабочим дням. Если сотрудник работает на окладе, а поездка выпала на дни с высоким средним, начисление может оказаться больше оклада за эти дни — это нормально.

Если поездку продлили или отменили

Командировка редко идёт точно по плану. Если сотрудник задержался, не создавайте второй документ на те же даты — откройте существующий, нажмите Исправить и укажите новую дату окончания. Программа доначислит средний заработок за добавленные дни и поправит табель.

Если поездку отменили до начала, а документ уже проведён, отмените проведение. Когда средний заработок успели выплатить, сторнирование пройдёт в следующем расчёте зарплаты, а переплату удержат по общим правилам.

Аванс под отчёт: касса или перечисление на карту

Аванс выдают в Бухгалтерии до поездки. Сумма — по смете: билеты, проживание, суточные за все дни.

Для выдачи из кассы по Указанию № 3210-У нужен распорядительный документ — приказ о командировке или отдельное распоряжение о выдаче. Заявление сотрудника с 2014 года не обязательно, но многие организации его сохраняют.

Пример: сотрудник едет в Казань на 4 дня. Смета:

• 🚆 билеты туда и обратно — 9 800 ₽;
• 🏨 гостиница 3 ночи по 4 200 ₽ — 12 600 ₽;
• 🍽 суточные 4 дня по 1 000 ₽ — 4 000 ₽.

Итого аванс — 26 400 ₽. Его и выдаём одной проводкой Дт 71.01 Кт 50.01.

Билеты, такси и проезд в авансовом отчёте

Расходы на проезд вносят в авансовый отчёт на закладке Прочее. Каждая строка — один документ: билет, электронный чек, квитанция такси.

Что заполнить в строке:

1. Вид, номер и дату подтверждающего документа.
2. Сумму расхода.
3. НДС, если он выделен в билете отдельной суммой.
4. Счёт затрат: 26 для управленческих расходов, 44 для торговли, 20 — если поездка связана с конкретным производством.
5. Статью затрат — «Командировочные расходы» или вашу аналитику.

По билетам с выделенным НДС вычет разрешён без счёта-фактуры: основание — п. 7 ст. 171 НК РФ, документом служит сам билет как бланк строгой отчётности. Включайте НДС в строку, только если сумма налога видна на билете. Электронный авиабилет подтверждают маршрут-квитанцией и посадочным талоном.

Проводки по проезду и гостинице:

Авансовый отчёт в 1С Бухгалтерии: порядок заполнения

Отчитаться сотрудник должен в течение трёх рабочих дней после возвращения (п. 26 Положения № 749). Бухгалтер создаёт документ в Банк и касса → Касса → Авансовые отчеты.

Шапка и закладка «Авансы»

1. Выберите физлицо — подотчётное лицо.
2. На закладке Авансы добавьте документ выдачи: расходный кассовый ордер или списание с расчётного счёта. Так программа поймёт, какой аванс закрывается.
3. Если аванс выдавали двумя частями, добавьте обе строки.

Закладка «Прочее»

Сюда попадают проезд, гостиница и суточные. Суточные — отдельной строкой, документом служит приказ о командировке, НДС нет.

Закладка «Оплата»

Используется, когда сотрудник за свой счёт заплатил поставщику с договором — например, гостинице, которая выставила счёт на организацию. Тогда расход идёт Дт 60.01 Кт 71.01, а поступление услуги оформляют отдельно.

После проведения проверьте подвал документа: «Израсходовано», «Получено» и «Остаток/Перерасход». В нашем примере:

Распечатайте форму АО-1 из документа, сотрудник подписывает, руководитель утверждает. Дата утверждения важна: от неё зависит месяц дохода по суточным сверх нормы.

Суточные: нормы, НДФЛ и страховые взносы

Размер суточных организация задаёт сама. Ограничения есть только для налогов.

Для налога на прибыль суточные учитываются в полной сумме по положению о командировках (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Ограничение 700/2 500 ₽ касается только НДФЛ и взносов.

Пример. Суточные 1 000 ₽ × 4 дня = 4 000 ₽. Норма — 700 × 4 = 2 800 ₽. Превышение — 1 200 ₽. НДФЛ 13% — 156 ₽. Взносы начисляются на те же 1 200 ₽ по тарифу организации.

Посчитать для своих дней и ставки можно здесь:

Как отразить превышение в 1С

Дата дохода по сверхнормативным суточным — последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт. Код дохода НДФЛ — 4800.

• 🧾 Зарплата в ЗУП 3.1. Заведите вид начисления «Суточные сверх норм» с кодом дохода 4800 и облагаемый взносами. Сумму превышения регистрируйте разовым начислением в месяце утверждения отчёта. НДФЛ удержится при ближайшей выплате.
• 🧾 Зарплата в БП 3.0. Создайте такой же вид начисления и включите сумму превышения в документ «Начисление зарплаты» за этот месяц.

Загранкомандировка: валюта и курс

Суточные за границей платят за дни нахождения за рубежом, а день пересечения границы при выезде считается по нормам для заграницы, при въезде — по нормам для России. Отметки ставят по датам в паспорте или посадочных талонах.

Если аванс выдан в валюте, в 1С используйте валютную кассу или валютный счёт и подотчётные расчёты на 71.21. Расходы в авансовом отчёте пересчитываются в рубли по курсу на дату выдачи аванса — в части, покрытой авансом. Перерасход пересчитывают по курсу на дату утверждения отчёта. Если аванс выдан в рублях, а сотрудник платил за рубежом картой, сумма расхода берётся по банковской выписке о списании.

Остаток аванса и перерасход: как закрыть расчёты

После авансового отчёта на счёте 71.01 остаётся либо долг сотрудника, либо долг организации. Оба закрываются отдельными документами.

В нашем примере перерасход 1 150 ₽ — выдаём их из кассы, после этого сальдо по сотруднику на 71.01 равно нулю.

Проверка перед закрытием месяца и налоговые риски

Подотчётные остатки на конец месяца — частая причина вопросов от налоговой. Если по сотруднику висит невозвращённая сумма больше трёх лет, налоговая может посчитать её доходом.

Что проверить:

1. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71.01 с разворотом по сотрудникам (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету). Дебетовое сальдо — сотрудник должен, кредитовое — должна организация.
2. Документы по каждой строке. Без билета, чека или квитанции расход не уменьшает прибыль и формально становится доходом сотрудника.
3. Суточные сверх нормы. Сверьте превышение в авансовых отчётах с начислениями в зарплате за тот же месяц. Расхождение всплывёт в 6-НДФЛ и расчёте по взносам.
4. НДС к вычету. Откройте книгу покупок за квартал: суммы по билетам и гостиницам из авансовых отчётов должны в неё попасть.
5. Однодневная поездка. По России суточные за такую поездку не выплачивают (п. 11 Положения № 749). Если всё же выплатили, налоговики обычно считают такую сумму доходом сотрудника — спорные выплаты лучше согласовать с налоговым консультантом.

Частые вопросы