Как провести оприходование материалов в программе 1С

Материалы приходуют в 1С:Бухгалтерии 8.3 документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Товары (накладная, УПД)». В табличной части указывают номенклатуру, количество, цену и счёт учёта — чаще всего это счёт 10 с нужным субсчётом. При проведении программа формирует проводку Дт 10 Кт 60.01 на стоимость без НДС и Дт 19.03 Кт 60.01 на сумму налога.

Ниже — порядок от настройки справочников до проверки остатков по оборотке. Разберём, откуда счёт учёта подставляется автоматически, как зарегистрировать счёт-фактуру и попасть в книгу покупок, какие проводки считаются нормой и что проверить, если суммы «поехали».

Что настроить перед первым приходом материалов

Чтобы счёт учёта подставлялся сам, а не вручную в каждой строке, настройте два справочника.

Номенклатура. Создайте материалы в справочнике Справочники → Номенклатура. Удобно разложить их по папкам: «Сырьё», «Запчасти», «Хозтовары», «Спецодежда». Папка задаёт вид номенклатуры и счёт по умолчанию для всех вложенных позиций.

Счета учёта номенклатуры. Это регистр сведений Справочники → Номенклатура → Счета учёта номенклатуры (ссылка вверху списка). Здесь правило: для какой папки или организации какой счёт ставить. Типичная раскладка для материалов:

• 📦 10.01 — сырьё и основные материалы;
• ⛽ 10.03 — топливо (бензин, дизель, газ);
• 🔧 10.05 — запчасти;
• 🧰 10.06 — прочие материалы;
• 🧱 10.08 — строительные материалы;
• 🧹 10.09 — инвентарь и хозяйственные принадлежности;
• 👷 10.10 — спецоснастка и спецодежда на складе.

Учётная политика и ФСБУ 5/2019. С 2021 года запасы, к которым относятся и материалы, учитывают по стандарту ФСБУ 5/2019. Проверьте в Главное → Учётная политика, что раздел по запасам заполнен. Малые предприятия вправе упрощать учёт, но сам счёт 10 и порядок оприходования это не меняет.

Документ «Поступление»: как оформить приход

Основной документ — Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Нажмите Поступление и выберите вид операции «Товары (накладная, УПД)». Для чистых материалов этого достаточно; если в одной накладной идут и материалы, и услуги, берите «Товары, услуги, комиссия».

Заполните шапку:

1. Организация — если в базе одна, подставится сама.
2. Контрагент — поставщик из справочника. Новый заводится прямо из поля по кнопке создания.
3. Договор — вид договора «С поставщиком». Валюта договора влияет на счета расчётов.
4. Склад — куда приходуем. Поле видно, если в настройках включён складской учёт.
5. Номер и дата входящего документа — реквизиты накладной поставщика, а не вашей записи в 1С.

Дата документа в 1С и дата накладной поставщика — разные поля. Ставьте дату фактического перехода права собственности, иначе остатки и НДС встанут не в тот период.

Поля расчётов «Счета учёта» (по ссылке в шапке или внизу формы) для материалов стандартные: счёт расчётов 60.01, счёт авансов 60.02. Менять их нужно редко — например, под расчёты в валюте.

Заполнение табличной части: номенклатура, цены, счёт учёта

Табличную часть набирают по кнопке Добавить или Подбор (подбор удобнее — виден остаток и история цен). На каждую позицию указывают:

• Номенклатуру — из справочника;
• Количество — в единице хранения;
• Цену — за единицу без НДС или с НДС, смотрите на переключатель «НДС в сумме / НДС сверху» в шапке;
• % НДС — 20, 10, 0 или «Без НДС»;
• Счёт учёта — подтягивается из регистра счетов, его можно переопределить в строке;
• Счёт НДС — обычно 19.03 для материалов.

Колонку Счёт учёта проверяйте в первой строке. Если туда встал 41 (товары) вместо 10 — значит номенклатура лежит в «товарной» папке. Либо перенесите позицию в папку материалов, либо поправьте счёт прямо в строке.

Для топлива и ГСМ часто ведут количественно-суммовой учёт по литрам — тогда в карточке номенклатуры должна стоять единица измерения «литр», а не «штука».

Счёт-фактура поставщика и попадание в книгу покупок

Чтобы принять НДС к вычету , зарегистрируйте счёт-фактуру. Внизу документа «Поступление» есть поля «Счёт-фактура №» и дата — заполните их и нажмите Зарегистрировать. 1С создаст документ «Счёт-фактура полученный» и свяжет его с поступлением.

Проверьте в счёте-фактуре флажок «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения»:

• 🟢 флажок стоит — вычет попадёт в книгу покупок автоматически, отдельных действий не нужно;
• 🟡 флажок снят — вычет отразится регламентной операцией Операции → Регламентные операции НДС → Формирование записей книги покупок в конце квартала.

Если пришёл универсальный передаточный документ (УПД со статусом 1), отдельный счёт-фактура не нужен — реквизиты УПД заносят в те же поля счёта-фактуры. Вычет возможен при выполнении условий ст. 171 и 172 НК РФ: материалы приняты к учёту, есть корректный счёт-фактура, покупка для облагаемой НДС деятельности.

Какие проводки формирует оприходование материалов

После проведения откройте проводки по кнопке Дт/Кт (показать движения документа). Для обычной покупки материалов с НДС набор такой:

Пояснения к суммам:

• По кредиту всегда счёт расчётов — 60.01, если был аванс, часть закроется с 60.02 через зачёт.
• Субсчёт по дебету 10 зависит от вида материала: топливо на 10.03, запчасти на 10.05 и так далее.
• Проводку Дт 68.02 Кт 19.03 делает либо сам счёт-фактура (при установленном флажке), либо регламентная операция по НДС.
• Если поставщик без НДС, строки 19.03 не будет — весь входящий НДС отсутствует, вычета нет.

Числовой пример. Накладная на 120 000 ₽, в том числе НДС 20 % — 20 000 ₽. Проводки: Дт 10.01 Кт 60.01 — 100 000 ₽; Дт 19.03 Кт 60.01 — 20 000 ₽; Дт 68.02 Кт 19.03 — 20 000 ₽. На счёте 10 осядет ровно 100 000 ₽ — стоимость без налога.

Если по этой же накладной был перечислен аванс, добавится проводка зачёта Дт 60.01 Кт 60.02 на сумму ранее уплаченного аванса. Остаток по 60.01 после зачёта покажет, сколько ещё должны поставщику. Проверить корректность зачёта проще всего по оборотке счёта 60 в разрезе договоров.

Доставка и другие расходы в стоимости материалов

По ФСБУ 5/2019 в фактическую себестоимость материалов включают не только цену поставщика, но и затраты на доставку, посредническое вознаграждение, таможенные пошлины. Такие транспортно-заготовительные расходы (ТЗР) нужно распределить на поступившие позиции.

Если расходы известны сразу и идут отдельной строкой накладной, их проще занести в тот же документ «Поступление» дополнительной позицией с нужным счётом. Но чаще счёт на доставку приходит отдельно и позже. Для него есть документ Покупки → Поступление доп. расходов.

Порядок работы с доставкой отдельным документом:

1. Создайте Покупки → Поступление доп. расходов, укажите поставщика услуги и сумму.
2. На закладке «Товары» подберите тот документ поступления материалов, на который относите расходы (кнопка Заполнить → По поступлению).
3. Выберите способ распределения — по сумме или по количеству. По сумме — когда позиции разной стоимости; по количеству — когда они однородны.
4. Проведите. Программа увеличит стоимость каждой строки материалов на долю расходов.

Небольшие и нерегулярные ТЗР малые предприятия вправе списывать в расходы периода, не включая в стоимость запасов, — такой порядок закрепляют в учётной политике.

Проверка после проведения: отчёты и остатки

Чтобы убедиться, что материалы встали правильно, посмотрите два отчёта.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10. Путь Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, счёт 10. Настройте группировку по субсчетам, складам и номенклатуре. Здесь видно количество и сумму прихода, остаток на конец периода.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60. Контролирует расчёты с поставщиком: дебетовое сальдо по 60.01 — это переплата или незакрытый аванс, кредитовое — долг перед поставщиком.

Для разбора конкретной накладной удобен отчёт Отчёты → Анализ субконто по контрагенту или по номенклатуре — он собирает все движения по выбранному объекту.

Частые ошибки при оприходовании и как их избежать

Ошибки повторяются из приёмки в приёмку. Разберём те, что реально искажают учёт.

Материал встал на счёт 41 «Товары». Причина — номенклатура в товарной папке или неверная строка в регистре счетов. Остатки по 10 не сходятся, себестоимость в производство не списывается. Поправьте счёт в строке и разберитесь с папкой.

Задвоился НДС или не принялся к вычету. Либо счёт-фактуру зарегистрировали, но снят флажок книги покупок и регламентную операцию не сделали, либо счёт-фактуру завели вручную отдельным документом поверх автоматического. Один приход — один счёт-фактура.

Сумма документа не равна накладной на 20 %. Классика переключателя «НДС сверху / в сумме». Перед проведением всегда сверяйте итоговую строку документа с бумажной накладной.

Дата документа = дата ввода в 1С. Из-за этого материалы и входящий НДС попадают в чужой период. Ставьте дату перехода права собственности по условиям договора.

Проведено задним числом поверх списания. Если материал уже списали в производство, а приход потом задвинули на более раннюю дату, себестоимость пересчитается. После правок закрытых периодов перепроводите документы через Операции → Закрытие месяца.

Частые вопросы