Отгулы в 1С ЗУП 3.1: от работы в выходной до дня отдыха в табеле

Отгул в 1С ЗУП 3.1 начинается не с «дня отдыха», а с документа Зарплата → Работа в выходные и праздники: именно в нём вы выбираете, чем компенсировать выход — повышенной оплатой или отгулом. Выберете отгул — программа начислит работу в одинарном размере, а сам день отдыха работник возьмёт позже, и этот день в табеле уже не оплачивается.

Само слово «отгул» в Трудовом кодексе не встречается. Закон говорит о «другом дне отдыха» за работу в выходной (ст. 153), о «дополнительном времени отдыха» за переработку (ст. 152) и о «дополнительном дне отдыха» донору (ст. 186). В ЗУП эти три разных случая оформляются по-разному, поэтому сначала определимся, за что именно положен отгул, а потом разберём документы, настройки и коды табеля.

За что положен отгул и как это оформлено в законе

Право на день отдыха даёт не любая переработка, а конкретные ситуации. Их три, и у каждой своя логика оплаты.

• 📅 Работа в выходной или нерабочий праздничный день (ст. 153 ТК РФ). Работник сам выбирает: двойная оплата либо одинарная оплата плюс другой день отдыха. День отдыха при этом не оплачивается.
• ⏱️ Сверхурочная работа (ст. 152 ТК РФ). Первые два часа — в полуторном размере, дальше — в двойном. Вместо повышенной оплаты работник может взять дополнительное время отдыха, но не меньше, чем он отработал сверхурочно.
• 🩸 Сдача крови и её компонентов (ст. 186 ТК РФ). Донору положен день сдачи и один дополнительный день отдыха. Оба дня оплачиваются по среднему заработку — это важное отличие от двух предыдущих случаев.

Отдельно стоит разделить два события: накопление права на отгул (сотрудник отработал выходной) и использование этого права (сотрудник не вышел в обычный рабочий день). В ЗУП это два разных действия и два разных отражения в табеле.

Настройки ЗУП, без которых отгул не начислится

Если в документе нет переключателя способа компенсации, значит не включены нужные виды расчёта. Откройте Настройка → Расчет зарплаты и перейдите по ссылке к настройке состава начислений и удержаний.

Здесь нужно отметить флажками:

1. Работа в выходные и праздничные дни — включает документ и сам выбор «оплата или отгул».
2. Сверхурочная работа — если планируете компенсировать переработки временем отдыха.
3. Дни сдачи крови (доноры) — для оплачиваемых донорских дней.

После включения в разделе Зарплата станут доступны документ «Работа в выходные и праздники» и отметка о способе компенсации. Отдельные виды времени (дополнительные выходные) появятся в списках выбора при оформлении отсутствий.

Как оформить работу в выходной с выбором отгула

Накопление отгула за отработанный выходной оформляют документом «Работа в выходные и праздники» (Зарплата → Работа в выходные и праздники или через Зарплата → Создать).

Порядок действий:

1. Укажите месяц и организацию.
2. Добавьте сотрудников, которые выходили в выходной или праздник.
3. Проставьте даты работы и количество отработанных часов по каждому.
4. В поле способа компенсации выберите «Отгул» (день отдыха) вместо «Повышенной оплаты».
5. Проведите документ.

При выборе отгула программа начислит работу в выходной в одинарном размере, а право на день отдыха поставит «в копилку». В табеле этот день отметится кодом РВ — продолжительность работы в выходные и праздники.

Пример расчёта. Дневная ставка сотрудника — 3000 ₽.

• Выбрали оплату: 3000 × 2 = 6000 ₽ за выход, дня отдыха нет.
• Выбрали отгул: 3000 ₽ за выход плюс один неоплачиваемый день отдыха позже.

Разница в 3000 ₽ — это и есть «цена» будущего отгула. Поэтому так важно провести выбор работника правильно: лишняя двойная оплата вместе с отгулом означает, что сотруднику переплатили.

Переработку оформляют документом «Регистрация сверхурочных» (при включённой настройке) — там тоже есть выбор между повышенной оплатой и дополнительным временем отдыха.

Пример по переработке. Часовая ставка — 400 ₽, сотрудник переработал 3 часа.

• Повышенная оплата: первые 2 часа по 1,5× и 1 час по 2×, то есть 400 × 1,5 × 2 + 400 × 2 × 1 = 1200 + 800 = 2000 ₽.
• Время отдыха: переработка оплачивается одинарно (3 × 400 = 1200 ₽), а взамен работник получает не меньше 3 часов отдыха.

Обратите внимание: за сверхурочные дают именно время отдыха, соизмеримое с переработкой, а не автоматически «целый день».

Основанием для любого способа компенсации служит документ-источник: заявление работника или его письменное согласие в приказе о привлечении к работе. В ЗУП этот факт в программе не хранится, но без него выбор отгула не подтверждён, и при проверке трудовая инспекция запросит именно бумажное основание.

Как провести использованный день отдыха и отметить его в табеле

Когда сотрудник фактически берёт накопленный день, в ЗУП оформляют отсутствие. В актуальных релизах для этого есть документ «Отгул» (раздел Зарплата или Кадры); если в вашем релизе отдельного документа нет, день отдыха вносят через документ учёта отсутствий, указав вид «дополнительный выходной».

Что важно сделать:

1. Выбрать сотрудника и дату (или период) дня отдыха.
2. Указать, что это отгул за ранее отработанное время, а не отпуск за свой счёт.
3. Провести документ , чтобы день корректно встал в табель.

Отгул за работу в выходной, который компенсируется днём отдыха, в табеле отражается кодом НВ — дополнительный выходной без сохранения заработной платы. Логика простая: работа в выходной уже оплачена в одинарном размере, поэтому сам день отдыха второй раз не оплачивают.

Донорские дни — исключение: они идут кодом ОВ (дополнительный выходной оплачиваемый), потому что по ст. 186 ТК РФ оплачиваются по среднему заработку. Причём донору положен не только дополнительный день, но и оплата самого дня сдачи крови — оба проводятся как оплачиваемые.

Отгул и норма времени. День отдыха с кодом НВ исключается из нормы рабочего времени за месяц — человек в этот день не должен был работать, поэтому недоработки не возникает. А вот если тот же день провести как обычную неявку, программа посчитает невыполнение нормы и урежет оклад. Для сотрудников на сменном графике это особенно чувствительно: отгул должен «вставать» ровно в ту смену, которую сотрудник не отработал, иначе график и табель разойдутся.

Виды компенсаций и коды табеля: сводная таблица

Чтобы не путать, за что платим и чем отмечаем день, держите перед глазами таблицу. Коды — стандартные для формы Т‑13.

Главное, что видно из таблицы: отгул никогда не сочетается с повышенной оплатой за тот же выход. Либо деньги, либо день отдыха.

Как проверить, сколько дней отдыха накоплено

Баланс неиспользованных отгулов удобно сверять до того, как сотрудник уходит в отгул или увольняется. Проверка идёт с двух сторон — по начислениям и по табелю.

• 📊 В разделе Зарплата посмотрите проведённые документы «Работа в выходные и праздники» с выбранным способом «Отгул» — это накопленные дни.
• 🗓️ В кадровых отчётах раздела Кадры откройте табель учёта рабочего времени: по кодам НВ и ОВ видно, сколько дней отдыха уже использовано.
• 📄 В расчётном листке сотрудника (Зарплата → Отчеты по зарплате → Расчетный листок) видно, как прошла оплата выходов в одинарном размере.

Разница между накопленными и использованными днями и есть текущий остаток отгулов. Если ведёте учёт в релизе с отдельным документом «Отгул», баланс считается автоматически по регистру, и ручная сверка нужна скорее для контроля.

Отгул часто накапливается в одном месяце, а берётся в другом — это нормально. Начисление за работу в выходной закрывается в своём месяце, а день отдыха просто уменьшает остаток позже. Поэтому при переходе на новый месяц ничего «обнулять» не нужно: накопленные дни переносятся, пока сотрудник их не использует или не получит доплату.

Какой способ компенсации выбрать в конкретном случае — подскажет короткое дерево решений.

Частые ошибки при учёте отгулов

Большинство расхождений в зарплате по отгулам сводятся к нескольким повторяющимся промахам.

1. Двойная оплата плюс отгул за один выход. Самая дорогая ошибка. Выбрали отгул — значит выход оплачивается только одинарно.
2. День отдыха не проведён документом. Сотрудник не вышел, а в базе нет отметки — программа видит невыполнение нормы или прогул.
3. Отгул оформлен как отпуск за свой счёт. Коды разные: отпуск без сохранения — это ДО/ОЗ, а день отдыха за переработку — НВ. Путаница искажает отпускной стаж.
4. Донорские дни проведены как неоплачиваемые. По ст. 186 они оплачиваются по среднему — ставить им код НВ неверно.
5. Отгул за сверхурочную меньше отработанного времени. Закон требует отдых не меньше переработки, а не «один день за любое количество часов».

Исправляют такие ошибки сторнированием неверного документа и повторным проведением с правильным способом компенсации, после чего пересчитывают зарплату за месяц.

Частые вопросы