Отпуск в 1С: от графика отпусков до выплаты отпускных

Отпуск в 1С оформляют документом Отпуск: он лежит в разделе Зарплата → Отпуска (в ЗУП 3.1) или в журнале отпусков в 1С:Бухгалтерии с подключённым расчётом зарплаты. Документ сам поднимает начисления за расчётный период, считает среднедневной заработок, сумму отпускных и НДФЛ, а при проведении формирует движения по учёту.

Чтобы цифры в документе были верными, до его создания нужно закрыть три вещи: заполнить производственный календарь , назначить сотруднику график работы и ввести начисления расчётного периода. Ниже — весь путь от планового графика отпусков до выплаты денег и проводок, с примером расчёта.

Что настроить до первого отпуска

Среднедневной заработок программа берёт из уже введённых начислений, а количество календарных дней — из производственного календаря. Если что-то из этого не заполнено, документ посчитает отпускные неверно или вовсе не даст провести.

Проверьте перед оформлением:

• 📅 Производственный календарь на текущий и прошлый год заполнен. Раздел Настройка → Производственные календари. Без него программа не определит рабочие и праздничные дни.
• 🧑‍💼 Сотруднику назначен график работы (пятидневка, сменный и т. п.) в карточке сотрудника или кадровым документом. От графика зависит, какие дни попадут в табель.
• 💰 Введены начисления расчётного периода — 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска. Если сотрудник принят недавно, берётся фактически отработанный период.
• 🏖 Остаток дней отпуска корректен. Посмотреть можно отчётом Остатки отпусков в разделе Кадры.

График отпусков: планируем заранее

График отпусков — обязательный документ. По ст. 123 ТК РФ его утверждают не позднее чем за две недели до начала календарного года. В 1С ЗУП он формируется документом График отпусков в разделе Кадры.

Порядок работы с ним:

1. Создайте документ График отпусков на нужный год.
2. Подберите сотрудников — кнопкой Заполнить программа предложит всех, кто работает на дату составления.
3. Укажите каждому планируемую дату начала и число дней.
4. Проведите документ. На его основе печатается унифицированная форма Т-7.

По мере использования график можно переносить: если сотрудник уходит не в запланированную дату, оформляется изменение графика, а не переписывание старого документа. Это сохраняет историю.

Создаём документ «Отпуск»

Основной документ — Отпуск. В ЗУП 3.1 он в разделе Зарплата → Отпуска (дублируется в разделе Кадры). В 1С:Бухгалтерии с модулем зарплаты — в журнале Зарплата и кадры → Все начисления.

Заполнение по шагам:

1. Выберите месяц, в котором отпуск начисляется, и сотрудника.
2. Укажите вид отпуска. По умолчанию — ежегодный основной (28 календарных дней по ст. 115 ТК РФ).
3. Задайте период отдыха — дату начала и дату окончания. Количество календарных дней программа посчитает сама.
4. На закладке начислений проверьте, что подтянулся расчётный период и база среднего заработка.
5. Укажите дату выплаты отпускных. От неё зависит срок, не позднее которого деньги должны уйти сотруднику.
6. Проведите документ.

Если отпуск состоит из нескольких частей, в одном документе можно добавить несколько периодов — например, 14 дней в июле и 14 в октябре. При этом хотя бы одна часть должна быть не меньше 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Перед проведением сверьте три поля: период отдыха совпадает с заявлением сотрудника, дата выплаты поставлена с запасом (о сроке — ниже), сумма отпускных рассчиталась и не равна нулю. Нулевая сумма почти всегда означает, что не введены начисления расчётного периода. Из этого же документа печатаются приказ на отпуск (форма Т-6) и записка-расчёт — кнопка Печать в верхней командной панели.

Виды отпусков оформляются одним и тем же документом, меняется только вид начисления:

Как считается средний заработок и сумма отпускных

Отпускные = среднедневной заработок × число календарных дней отпуска. Среднедневной для отпуска считается по правилам Постановления Правительства РФ № 922: берётся база за 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска и делится на 12 × 29,3.

Число 29,3 — это среднемесячное количество календарных дней, закреплённое в ст. 139 ТК РФ.

Пример. Сотрудник отработал расчётный период полностью, оклад — 50 000 ₽ в месяц, других выплат нет.

• База за 12 месяцев: 50 000 × 12 = 600 000 ₽.
• Среднедневной заработок: 600 000 / (12 × 29,3) = 600 000 / 351,6 = 1 706,48 ₽.
• Отпускные за 28 дней: 1 706,48 × 28 = 47 781,57 ₽.

Если какой-то месяц отработан не полностью (был больничный, командировка, прошлый отпуск), 1С сама применяет коэффициент: 29,3 / число календарных дней месяца × отработанные календарные дни. Вручную это считать не нужно — программа делает перерасчёт автоматически.

Разберите по кнопке расчёта, что вошло в базу. В неё включаются оклад, доплаты, надбавки и премии, связанные с оплатой труда. Не включаются сами отпускные прошлых периодов, больничные, командировочные (в части среднего), матпомощь и другие выплаты, не относящиеся к зарплате, — их программа исключает по умолчанию.

Из расчётного периода исключаются и дни, когда сотрудник уже не работал по обычному графику: прошлые отпуска, больничные, командировки, простои. Это тоже заложено в алгоритм, отдельно убирать такие периоды не нужно.

Отдельно стоит помнить про премии. Годовая премия за прошлый год входит в базу целиком, если расчётный период отработан полностью; при неполном периоде она учитывается пропорционально отработанному времени. Ежемесячные премии входят по фактически начисленным суммам. Если видите, что премия не попала в средний, проверьте в её настройке признак учёта при расчёте среднего заработка.

Ещё один случай — повышение оклада в расчётном периоде или во время отпуска. Если по организации (или подразделению) оклады выросли всем, программа индексирует средний заработок на коэффициент повышения. Эта опция включается в настройках учётной политики по зарплате, и без неё индексация не применится.

Табель, начисления и проводки

После проведения документ Отпуск закрывает дни отдыха в учёте рабочего времени. В табеле (форма Т-13) эти дни отмечаются кодом отпуска — программа ставит их автоматически, вручную править табель не нужно.

Начисленные суммы попадают в расчётную ведомость и формируют проводки. Проводки создаются только после того, как документ начисления зарплаты или сам документ «Отпуск» проведён, а месяц закрыт. В 1С:Бухгалтерии движения формируются сразу, в ЗУП — после синхронизации с бухгалтерской базой.

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) подставляется по способу отражения зарплаты, заданному для подразделения или сотрудника. Если в проводках «не тот» счёт — проверьте настройку отражения, а не сам документ отпуска.

Многие компании формируют оценочное обязательство (резерв отпусков) по ПБУ 8/2010. Тогда начисление отпускных списывается не на затраты напрямую, а за счёт накопленного резерва (Дт 96 Кт 70). Это отдельная настройка учётной политики — если резерв не ведётся, работают обычные проводки из таблицы выше.

Перенос, продление и отзыв из отпуска

Отпуск редко идёт ровно по плану. Три ситуации встречаются чаще всего, и каждая оформляется в 1С по-своему.

Сотрудник заболел в отпуске. По ст. 124 ТК РФ ежегодный отпуск на дни болезни продлевается или переносится. Сначала проведите Больничный лист на период болезни. Затем в документе Отпуск скорректируйте даты: при продлении — увеличьте дату окончания, при переносе — оформите неиспользованные дни отдельным документом на новый период. Программа пересчитает отпускные и выделит сумму к доплате или сторно.

Перенос отпуска на другие даты. Если отпуск ещё не начался, проще поправить даты в самом документе и перепровести его — средний и сумма пересчитаются. Если сотрудник в графике отпусков, скорректируйте и график, чтобы плановые данные совпадали с фактом.

Отзыв из отпуска. Когда сотрудника вызывают на работу досрочно, неиспользованные дни возвращаются ему и предоставляются позже. В 1С это оформляется отдельным документом отзыва (или корректировкой периода в Отпуске). Излишне выплаченные за неотгулянные дни отпускные программа зачтёт в счёт будущих начислений — удерживать их заявлением из зарплаты без согласия сотрудника нельзя.

Выплата отпускных, НДФЛ и взносы

Отпускные выплачивают не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Если сотрудник уходит с понедельника, крайний срок выплаты — четверг предыдущей недели. За нарушение срока работодатель платит компенсацию по ст. 236 ТК РФ.

Порядок выплаты в 1С:

1. Проведите документ Отпуск — он создаст запись на выплату.
2. Сформируйте Ведомость в банк (или Ведомость через кассу) с видом выплаты «Отпуск». Программа подберёт именно отпускную сумму, а не всю зарплату.
3. Проведите ведомость — она удержит НДФЛ и зафиксирует дату выплаты.

НДФЛ. Налог удерживается в момент выплаты отпускных. По нашему примеру: 47 781,57 × 13 % = 6 211,60 ₽, на руки сотрудник получит 47 781,57 − 6 211,60 = 41 569,97 ₽. Перечисляется НДФЛ в составе единого налогового платежа по действующим срокам уплаты — их программа подставляет сама при формировании уведомления.

Страховые взносы начисляются на всю сумму отпускных в месяце начисления и уплачиваются в СФР (бывший ФСС) и ФНС в общем порядке. Отдельных действий по отпуску для взносов не требуется — они попадают в расчёт автоматически.

Частые вопросы