Отпускные в 1С: расчёт среднего, документ и проводки

Отпускные в 1С начисляются документом «Отпуск»: в 1С:ЗУП 3.1 он лежит в разделе Зарплата → Отпуска, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — в Зарплата и кадры → Отпуска. Программа сама считает средний дневной заработок за 12 календарных месяцев, умножает его на число дней отдыха и формирует НДФЛ, взносы и проводки. Вручную остаётся проверить расчётный период и дату выплаты.

Разберём весь цикл: что подготовить до начисления, как 1С считает средний заработок, как провести документ и выплатить деньги за три дня до отпуска, какие проводки получатся и как закрыть нестандартные случаи — отзыв, увольнение, повышение оклада в расчётном периоде.

Что проверить перед начислением отпускных

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе есть данные, на которых строится расчёт. Если расчётный период заполнен с дырами, средний заработок выйдет заниженным, и потом придётся пересчитывать.

Где лежат настройки расчёта зарплаты:

• 1С:ЗУП 3.1 — раздел Настройка, учётная политика и настройки расчёта зарплаты организации.
• 1С:Бухгалтерия 3.0 — Зарплата и кадры → Настройки зарплаты. Расчёт зарплаты в самой БП доступен, только если численность сотрудников не превышает 60 человек; при большем штате зарплату ведут в ЗУП, а в бухгалтерию переносят проводки.

Как 1С считает средний дневной заработок

Отпускные = средний дневной заработок × количество календарных дней отпуска. Главное здесь — средний дневной заработок (СДЗ), и его логику полезно понимать, чтобы проверять программу.

Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем, в котором начинается отпуск. Если отпуск с 10 ноября, период — с 1 ноября прошлого года по 31 октября текущего.

Формула для полностью отработанного периода:

СДЗ = База за 12 месяцев / (12 × 29,3)

Число 29,3 — это среднемесячное количество календарных дней, оно закреплено в Постановлении № 922. Пример: оклад 60 000 ₽, год отработан полностью, премий нет.

• База: 60 000 × 12 = 720 000 ₽
• СДЗ: 720 000 / (12 × 29,3) = 720 000 / 351,6 = 2 047,78 ₽
• Отпуск 14 дней: 2 047,78 × 14 = 28 668,9 ₽

Если месяц отработан не полностью (был больничный, прогул, отпуск за свой счёт), календарные дни этого месяца считаются отдельно:

Дни месяца = 29,3 / Календарных дней в месяце × Отработанных календарных дней

Пример: в июне (30 дней) сотрудник болел 5 дней. Учитываемые дни июня = 29,3 / 30 × 25 = 24,42. Эти дни суммируются с 29,3 за каждый полный месяц, и база делится уже на получившуюся сумму.

Из расчётного периода 1С исключает дни, когда за сотрудником сохранялся средний заработок: больничные, прошлые отпуска, командировки, простои по вине работодателя. Поэтому их обязательно нужно отразить в базе до начисления.

Не входят в базу и суммы, начисленные за эти исключаемые дни, — отпускные, больничные, командировочные. Учитываются оклад, доплаты, надбавки, премии (годовые — с учётом периода).

Если отработанных дней в расчётном периоде нет (сотрудник весь год болел или только устроился), средний берётся из более раннего периода, где заработок был. Для того, кто принят и уходит в отпуск в одном месяце, базой служит заработок за фактически отработанные дни этого месяца, а при полном отсутствии начислений — тарифная ставка или оклад по трудовому договору. 1С подставляет эти варианты сама, но результат стоит перепроверить — это частый источник ошибок.

Отдельно считаются дополнительные отпуска — за ненормированный рабочий день, работу во вредных условиях, северным работникам. Средний для них тот же, меняется только число дней. В документе «Отпуск» их указывают отдельной строкой или отдельным документом с нужным видом.

Пошаговое оформление документа «Отпуск»

Пути к документу различаются по конфигурациям, порядок действий — одинаковый.

Порядок:

1. Откройте журнал отпусков и нажмите Создать.
2. Выберите организацию и сотрудника. Программа подтянет его подразделение и должность.
3. Укажите вид отпуска — ежегодный основной, дополнительный или без сохранения зарплаты. Для основного по умолчанию 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).
4. Задайте даты: с какого по какое число сотрудник отдыхает. Число календарных дней 1С посчитает сама.
5. Проверьте вкладку с расчётом среднего заработка — там видно базу и количество учтённых дней. Если цифры странные, вернитесь к данным расчётного периода.
6. Укажите планируемую дату выплаты. От неё зависит срок перечисления НДФЛ.
7. Проверьте начисленную сумму и нажмите Провести.

После проведения документ сформирует начисление отпускных , удержание НДФЛ и — при проведённой выплате — движения по взаиморасчётам.

Выплата отпускных, НДФЛ и взносы

Отпускные выплачивают отдельно от зарплаты — ведомостью (Выплаты → Ведомости в банк / в кассу в ЗУП, аналогично в БП). В ведомости выбирают вид выплаты «Отпуск» или подбирают документ-основание.

НДФЛ. Дата получения дохода по отпускным — день фактической выплаты. Налог удерживается при выплате. По действующему порядку единого налогового платежа срок перечисления зависит от даты выплаты:

• выплатили с 1-го по 22-е число месяца — перечислить до 28-го числа этого же месяца;
• выплатили с 23-го по последнее число — до 5-го числа следующего месяца.

Пример к нашему расчёту: отпускные 28 668,9 ₽, НДФЛ 13% = 3 727 ₽ (с округлением), на руки — 24 941,9 ₽.

Страховые взносы начисляются на отпускные по единому тарифу в месяце начисления, как и на зарплату. Взносы на травматизм (НС и ПЗ) с 2023 года администрирует СФР (бывший ФСС) — это единственное, что стоит отметить по смене фонда. Для субъектов МСП часть выплаты сверх 1,5 МРОТ облагается по пониженному тарифу — 1С применяет его автоматически, если организация отмечена как МСП.

Проводки и отражение в учёте

В бухгалтерском и налоговом учёте отпускные — это расходы на оплату труда. Счёт затрат зависит от того, где занят сотрудник.

Если в организации создаётся резерв на оплату отпусков (оценочное обязательство по ПБУ 8/2010), проводки идут не напрямую в затраты, а через счёт 96:

• начисление резерва в течение года — Дт 20 (26, 44) Кт 96;
• начисление отпускных за счёт резерва — Дт 96 Кт 70;
• взносы за счёт резерва — Дт 96 Кт 69.

Создавать резерв обязаны все организации, кроме тех, кто ведёт упрощённый бухучёт (как правило, малые предприятия). В 1С способ учёта резервов включается в настройках зарплаты, и тогда программа сама распределяет отпускные между счётом 96 и счетами затрат.

Нестандартные ситуации: отзыв, увольнение, повышение оклада

Большинство правок сводится к нескольким типовым случаям. Для каждого в 1С есть отдельный документ или настройка.

Отзыв из отпуска. Оформляется документом, который сторнирует неиспользованные дни и пересчитывает отпускные. Излишне выплаченную сумму зачитывают в счёт будущей зарплаты. Прикинуть сумму к возврату можно заранее:

Отпуск с последующим увольнением. В документе «Отпуск» ставят отметку об увольнении либо оформляют отдельное увольнение. Датой прекращения договора считается последний день отпуска, но все расчёты производят в последний рабочий день перед его началом.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении — это не отпускные, а отдельное начисление в документе «Увольнение». Средний заработок считается по той же формуле, число дней — пропорционально отработанному стажу.

Повышение окладов в расчётном периоде. Если в организации в целом подняли оклады, средний заработок индексируется на коэффициент повышения. 1С применяет индексацию автоматически, если повышение оформлено документом изменения плановых начислений по всей организации (подразделению), а не отдельным сотрудникам.

Премии. Ежемесячные премии входят в базу по факту начисления, годовая премия за предшествующий год — полностью, даже если начислена после начала расчётного периода. Разовые премии к праздникам, не связанные с результатами труда, в средний заработок не включаются.

Как проверить начисление и не получить вопросов от ФНС

После проведения документа полезно сверить результат до того, как суммы уйдут в отчётность. Налоговую интересует прежде всего корректная дата дохода и удержанного НДФЛ.

• Расчётный листок сотрудника (Зарплата → Отчёты по зарплате) — показывает начисленные отпускные, НДФЛ и дни. Самый быстрый способ увидеть, что получил сотрудник.
• Анализ зарплаты по сотрудникам и отчёты по среднему заработку в ЗУП — помогают понять, из каких месяцев и сумм сложилась база.
• 6-НДФЛ. Дата получения дохода по отпускным — день выплаты, и именно по этой дате сумма попадает в соответствующий срок перечисления. Если дату выплаты в документе и в ведомости поставили по-разному, в отчёте появится расхождение.
• Отчётность по взносам — отпускные входят в базу месяца начисления. Проверьте, что месяц документа и месяц ведомости не разошлись через границу квартала.

График отпусков в 1С (Кадры → График отпусков) не влияет на расчёт, но дисциплинирует: по нему видно, кто и когда идёт отдыхать, и документ «Отпуск» можно создавать прямо из запланированной строки, не вводя даты заново.

Типичные ошибки при начислении отпускных

Эти промахи чаще других искажают сумму или срок — их стоит проверять до проведения.

• 📅 Дата выплаты позже чем за 3 дня до отпуска. Нарушение ст. 136 ТК РФ и сбой даты дохода по НДФЛ.
• 🧮 Не отражён больничный или прошлый отпуск в расчётном периоде. Исключаемые дни не исключились — средний завышен или занижен.
• 💸 Разовая премия к юбилею попала в базу. Такие выплаты в средний заработок не входят.
• 🔁 Оклады подняли отдельным приказом по нескольким сотрудникам, а не по организации. 1С не увидит это как индексацию и не пересчитает средний.
• 🏦 НДФЛ с отпускных и с зарплаты смешали в одной ведомости с неверной датой. Проще платить отпускные отдельной ведомостью.
• 📊 Забыли про резерв. Если организация обязана вести резерв, прямые проводки в затраты искажают учёт оценочных обязательств.