Закупка от договора до вычета НДС: какие документы вводить в 1С и в каком порядке

Закупку в 1С:Бухгалтерии 3.0 проводят документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД): выбираете поставщика и договор вида «С поставщиком», заполняете товары или услуги, проводите и регистрируете входящий счёт-фактуру внизу формы. Программа делает проводки Дт 41.01 (10, 26, 44) Кт 60.01 и Дт 19 Кт 60.01. Затем вычет НДС попадает в книгу покупок, а оплата закрывает долг документом Списание с расчетного счета.

Сбои в закупках почти всегда тянутся из подготовки: не тот договор, не тот вид номенклатуры, забытый счёт-фактура. Ниже порядок, при котором долг перед поставщиком, себестоимость и НДС сходятся с первого раза — с проводками и проверками на каждом шаге.

1. Подготовка к закупкам: поставщик, договор, номенклатура

Без трёх справочников документ поступления не заполнить. Заведите их заранее — один раз на поставщика.

Карточка поставщика

1. Откройте Справочники → Контрагенты и нажмите Создать.
2. Введите ИНН. Если подключена интернет-поддержка, реквизиты, адрес и КПП подтянутся из ЕГРЮЛ автоматически.
3. Проверьте статус контрагента: при подключённом сервисе проверки 1С показывает, есть ли он в базе ФНС и не ликвидирован ли.
4. Заполните банковский счёт — он понадобится для платёжного поручения.

Договор с поставщиком

В карточке контрагента перейдите по ссылке Договоры и создайте новый. Ключевые поля:

Если с поставщиком нет отдельного договора, всё равно заведите элемент «Основной договор» видом «С поставщиком». Аналитика по счёту 60 ведётся в разрезе договоров, без него расчёты не разделить.

Номенклатура и склад

• 📦 Товары для перепродажи — вид номенклатуры «Товары», счёт учёта 41.01.
• 🧱 Материалы для производства и хозяйственных нужд — вид «Материалы», счёт 10.01 или другой субсчёт счёта 10.
• 🛠 Услуги — флажок «Услуга» в карточке номенклатуры; счёт затрат выбирается в документе.

Счета учёта по видам номенклатуры задаются в Справочники → Номенклатура, кнопка Счета учета. Настройте их до первой закупки, иначе в каждом документе придётся править счёт вручную.

2. Заказ поставщику и счёт на оплату

Заказ фиксирует договорённость до поступления товара. Бухгалтерских проводок он не делает, зато по нему видно, что заказано, оплачено и получено.

В Бухгалтерии отдельного документа «Заказ поставщику » нет — его роль играет счёт от поставщика. Внесите в него номенклатуру, количество и цены из полученного счёта. Дальше по кнопке Создать на основании формируйте платёжное поручение, а после прихода товара — поступление. Строки перенесутся сами.

В УТ 11 заказ живёт дольше: в нём ставят статус «Согласован» или «Подтверждён», дату поставки и график оплаты. Документ приобретения потом создают на основании заказа, а отчёт по заказам показывает недопоставки.

3. Как провести закупку товаров документом поступления

Главный документ закупки в Бухгалтерии 3.0 — Поступление (акты, накладные, УПД). В УТ 11 его аналог — Приобретение товаров и услуг в разделе Закупки.

Создание документа

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите вид операции: «Товары (накладная, УПД)», «Услуги (акт, УПД)» или «Товары, услуги, комиссия».
3. Если документ создаёте по счёту от поставщика — откройте счёт и используйте Создать на основании, табличная часть заполнится сама.

Шапка документа

• 📄 Накладная № и от — номер и дата из документа поставщика. Дата поступления должна совпадать с датой фактического получения товара.
• 🏢 Контрагент и договор — договор подставится автоматически, если он один.
• 🏬 Склад — куда оприходован товар.
• 💰 Ссылка «Расчеты» — счета расчётов 60.01 и 60.02 и способ зачёта аванса. Оставьте «Автоматически», если не нужно закрыть конкретный платёж.
• 🧾 Флажок «НДС в сумме» или аналогичная настройка цен — включён ли налог в цену. Сверяйте с документом поставщика.

Табличная часть

Добавьте строки кнопкой Добавить или Подбор. Для каждой строки проверьте:

• количество и цену — итоговая сумма должна совпасть с накладной до копейки;
• ставку НДС — 20%, 10%, «Без НДС»;
• счёт учёта и счёт НДС — подставляются из настроек номенклатуры.

Что сформирует проведение

Нажмите Провести, затем кнопку ДтКт — откроются проводки:

Пример. Закупили 100 стульев по 1 200 ₽ с НДС 20%. Сумма документа — 120 000 ₽, НДС в ней — 20 000 ₽ (120 000 × 20 / 120). Проводки: Дт 41.01 Кт 60.01 — 100 000 ₽, Дт 19.03 Кт 60.01 — 20 000 ₽.

Счёт-фактура или УПД

Внизу документа есть строка «Счет-фактура». Введите номер и дату документа поставщика и нажмите Зарегистрировать. Если поставщик прислал УПД со статусом 1, это одновременно первичка и счёт-фактура: регистрируйте счёт-фактуру с теми же реквизитами. УПД со статусом 2 — только первичный документ, счёт-фактуру по нему не регистрируют.

4. Закупка материалов и услуг: что меняется

Порядок тот же, отличаются счета.

Материалы. Вид операции «Товары», номенклатура вида «Материалы». Проводки: Дт 10.01 Кт 60.01 и Дт 19.03 Кт 60.01. Если материал сразу отпускают в производство, списание оформляют отдельным документом Требование-накладная.

Услуги. Вид операции «Услуги (акт, УПД)». В строке услуги указывают счёт затрат и аналитику:

НДС по услугам попадает на 19.04. Проводки: Дт 26 (44, 20) Кт 60.01 и Дт 19.04 Кт 60.01.

5. Доставка и другие дополнительные расходы на закупку

Транспортные услуги стороннего перевозчика, таможенные сборы, услуги посредника при закупке включаются в фактическую себестоимость запасов — так требует ФСБУ 5/2019. Отдельно на 44 счёт их списывать нельзя, если речь о доставке товара до вашего склада (кроме торговых организаций, которые закрепили иной порядок в учётной политике).

Оформляется это документом Покупки → Поступление доп. расходов.

1. Создайте документ, укажите перевозчика как контрагента и его договор.
2. На вкладке с услугой введите сумму расхода и ставку НДС.
3. Выберите способ распределения: по сумме или по количеству.
4. На вкладке с товарами заполните строки по документу поступления, к которому относятся расходы.
5. Проведите документ и откройте проводки.

Как работает распределение. Доставка стоит 6 000 ₽ без НДС. Поступило 100 стульев на 100 000 ₽ и 20 столов на 50 000 ₽.

• По сумме: на стулья — 6 000 × 100 000 / 150 000 = 4 000 ₽, на столы — 2 000 ₽.
• По количеству: на стулья — 6 000 × 100 / 120 = 5 000 ₽, на столы — 1 000 ₽.

Себестоимость стула по первому способу — 1 040 ₽, по второму — 1 050 ₽. Для тяжёлых и громоздких грузов логичнее распределять по количеству, для разнородных по цене — по сумме.

Проводка доп. расходов: Дт 41.01 Кт 60.01 на сумму доставки по каждой позиции, НДС — на субсчёт счёта 19 с кредитом 60.01.

6. Входящий НДС: счёт-фактура и вычет

Зарегистрированный счёт-фактура — ещё не вычет. Сумма лежит на счёте 19, пока не попадёт в книгу покупок.

Два способа принять НДС к вычету

После вычета формируется проводка Дт 68.02 Кт 19.03 (или 19.04 для услуг).

Условия вычета

• 📑 есть правильно оформленный счёт-фактура или УПД со статусом 1 (ст. 169 НК РФ);
• 📦 товар принят к учёту — проведено поступление;
• 🛒 покупка нужна для операций, облагаемых НДС (ст. 171 НК РФ).

Вычет можно заявить и позже — в пределах трёх лет после принятия товара на учёт (п. 1.1 ст. 172 НК РФ). Для этого не ставьте флажок в поступлении, а включите счёт-фактуру в формирование записей книги покупок нужного квартала.

Проверка

Откройте Отчеты → Книга покупок за квартал и сверьте итог НДС с оборотом Дт 68.02 Кт 19 в оборотно-сальдовой ведомости. Остаток на счёте 19 на конец квартала покажет счета-фактуры, которые не попали к вычету — пройдитесь по нему, это либо осознанный перенос, либо забытый документ.

7. Оплата поставщику и контроль расчётов

Оплата

1. На основании счёта от поставщика или поступления создайте Платежное поручение (раздел Банк и касса).
2. После выписки банка оформите Списание с расчетного счета с видом операции «Оплата поставщику». При загрузке выписки из клиент-банка документ создаётся сам.
3. Проверьте договор в списании — он должен совпадать с договором поступления.

Проводка: Дт 60.01 Кт 51. Если оплата прошла раньше поступления, программа отнесёт её на 60.02 как аванс и зачтёт при проведении поступления.

Контроль долга

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету) с группировкой по контрагентам и договорам. Кредитовое сальдо по 60.01 — ваш долг, дебетовое по 60.02 — выданные авансы.
• 🤝 Акт сверки — Покупки → Акты сверки расчетов. Заполните по данным учёта, отправьте поставщику и сравните с его версией.

Одновременные сальдо и по 60.01, и по 60.02 у одного договора — сигнал, что аванс не зачёлся. Обычно причина в разных договорах в оплате и поступлении.

8. Ошибки при проведении закупок и как их исправить

Если поставщик прислал исправленный счёт-фактуру или изменил цену после отгрузки, исходное поступление не правят задним числом. Для этого есть Покупки → Корректировка поступлений: вид операции «Исправление в первичных документах» для ошибок поставщика и «Корректировка по согласованию сторон» для изменения цены или количества.

Частые вопросы