Оформление поступления в 1С: от накладной до вычета НДС

Поступление в 1С Бухгалтерии 8.3 оформляют документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Он принимает к учёту товары, материалы, услуги и основные средства , формирует проводки по счёту 60 и, при наличии счёта-фактуры, ставит НДС к вычету.

Разберём порядок на примере поставки товаров и услуг от поставщика на ОСНО. Покажу, где создаётся документ, какие реквизиты критичны, как зарегистрировать счёт-фактуру, какие проводки получатся и что проверить перед проведением. Пути указаны для БП 3.0 с интерфейсом «Такси»; в УТ 11 и КА документ называется так же, но лежит в разделе Закупки.

Что сделать до ввода накладной

Прежде чем вбивать строки, стоит подготовить справочники — иначе документ не проведётся или даст неверные проводки.

• 📇 Контрагент. Заведите поставщика в Справочники → Контрагенты. ИНН и КПП проверяются автоматически через сервис проверки контрагентов, если включена интернет-поддержка. Без корректного ИНН счёт-фактура не попадёт в декларацию правильно.
• 📄 Договор. У контрагента должен быть договор с видом «С поставщиком». Валюта и счета расчётов (60.01 / 60.02) тянутся из него.
• 📦 Номенклатура. Для каждой позиции заведите карточку в Справочники → Номенклатура. Ключевой реквизит — «Вид номенклатуры»: он определяет счёт учёта (41 — товары, 10 — материалы, 08 — оборудование к установке ).
• 🧾 Счета учёта. Проверьте регистр Счета учёта номенклатуры — там заданы счета по умолчанию для группы номенклатуры и склада. Это избавит от ручной правки в каждой строке.

Создаём документ поступления товаров и материалов

Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите Поступление → Товары (накладная, УПД). Для материалов выбирайте тот же вид операции — разница только в счёте учёта номенклатуры.

Заполните шапку:

1. Номер и дата — дата поступления, а не дата договора. От неё зависит период признания расходов и вычета.
2. Накладная/УПД №… от… — номер и дата первичного документа поставщика. Это реквизиты бумажной накладной, они не совпадают с внутренним номером 1С.
3. Контрагент и Договор — подтянутся счета 60.01 и 60.02.
4. Склад — куда приходуем. Поле видно, если в настройках включён учёт по складам.

В табличной части по кнопке Добавить (или Подбор для массового ввода) внесите позиции: номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма и НДС посчитаются сами.

Колонка «Счёт учёта» заполняется автоматически из регистра счетов учёта. Проверьте её на первой строке: для товаров должен стоять 41.01, для материалов — 10.01, для НДС — 19.03.

Контроль цен. Если вы ведёте цены поставщиков, в табличной части удобно сравнить цену из накладной с ранее зафиксированной. Цены поставщика хранятся в карточке номенклатуры или в документе Установка цен номенклатуры поставщика. Расхождение с договором — повод уточнить у поставщика до проведения, а не после сдачи отчётности.

Если был аванс. Когда поставщику ранее перечислен аванс, при проведении поступления 1С автоматически зачтёт его: часть суммы закроется проводкой Дт 60.01 Кт 60.02. Чтобы зачёт сработал, аванс и поступление должны идти по одному договору. Порядок зачёта («автоматически», «по документу», «не зачитывать») задаётся в договоре реквизитом «Зачёт аванса».

Ордерная схема склада. В конфигурациях с ордерным учётом (включается в настройках функциональности) фактический приход на склад оформляет кладовщик документом «Приходный ордер на товары», а бухгалтер отражает поступление по данным накладной отдельно. Тогда товар сначала попадает на счёт «Товары на складах (в ордерах)», а на основной счёт 41 встаёт после сверки ордера и накладной. Если ордерная схема не включена, поступление сразу приходует товар на склад — это вариант по умолчанию в типовой Бухгалтерии.

Услуги и дополнительные расходы в поступлении

Услуги принимают к учёту отдельным видом операции Поступление → Услуги (акт, УПД) либо на вкладке «Услуги» в документе с товарами. Счёт затрат вы указываете вручную в каждой строке:

• 26 или 25 — общехозяйственные и общепроизводственные услуги (аренда, связь, аудит);
• 44.01 — расходы на продажу у торговых организаций;
• 20.01 — прямые производственные расходы;
• 08.04 — услуги, формирующие стоимость основного средства.

Вместе со счётом заполняется аналитика: подразделение и статья затрат. Статья определяет, как расход ляжет в декларацию по налогу на прибыль, поэтому выбирайте её осознанно, а не первую из списка.

Если поставщик услуг работает без НДС (например, на УСН), в строке ставьте ставку «Без НДС» — счёт 19 тогда не задействуется, и вся сумма ляжет на счёт затрат. Регистрировать счёт-фактуру в этом случае не нужно: его поставщик не выставляет.

Отдельная задача — доставка и прочие расходы, которые нужно включить в стоимость товара. Для этого есть документ Покупки → Поступление доп. расходов. Он распределяет сумму доставки на уже оприходованные товары пропорционально сумме или количеству и увеличивает их себестоимость. Проводить его нужно после документа поступления самих товаров, иначе распределять будет не на что.

Счёт-фактура и вычет НДС

Чтобы принять входной НДС к вычету, одного поступления мало — нужен зарегистрированный счёт-фактура.

Внизу документа поступления есть поле «Счёт-фактура №… от…». Введите номер и дату из документа поставщика и нажмите Зарегистрировать. 1С создаст документ «Счёт-фактура полученный» и свяжет его с поступлением.

Ключевой момент — флажок «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения» в счёте-фактуре:

• флажок стоит → НДС попадёт в книгу покупок сразу, на дату счёта-фактуры;
• флажок снят → вычет отразится позже, документом Операции → Регламентные операции НДС → Формирование записей книги покупок.

Второй вариант применяют, когда нужно разнести вычеты по периодам или дождаться оприходования. Без документа или без флажка НДС со счёта 19 к вычету не встанет и зависнет на счёте.

Проверить, какой НДС принят к вычету, можно отчётом Отчёты → Книга покупок. Остаток непринятого налога виден в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 19.

Сопоставление номенклатуры при загрузке из ЭДО и обмене

Если накладная или УПД приходит электронным документом через Покупки → Текущие дела ЭДО, 1С попытается сопоставить позиции поставщика с вашей номенклатурой автоматически. Совпадения по наименованию и коду она подставит, остальные пометит как несопоставленные.

Для ручного сопоставления в форме загрузки есть таблица соответствия: слева — наименование из документа поставщика, справа — ваша карточка номенклатуры.

Один раз сопоставленную позицию 1С запомнит и в следующих поставках подставит без вопросов. Если поставщик присылает товар под новым названием, заведите новую карточку или привяжите наименование к существующей — дважды одну и ту же номенклатуру создавать не нужно, иначе развалится учёт остатков.

Проведение документа и печатные формы

После заполнения нажмите Провести (или Провести и закрыть). Если счета учёта и аналитика заполнены, документ проведётся без ошибок.

Проверить результат удобно по кнопке Дт/Кт — откроется движение документа по регистрам. Для поступления товаров с НДС проводки такие:

Печатные формы вызываются кнопкой Печать в командной панели документа:

• Приходный ордер (М-4) — для оприходования материалов на склад;
• ТОРГ-12 — если поставщик прислал товарную накладную, а вы хотите распечатать свой экземпляр;
• УПД — универсальный передаточный документ, заменяет накладную и счёт-фактуру одновременно.

Печатную форму счёта-фактуры печатайте из самого документа «Счёт-фактура полученный», а не из поступления.

Как исправить проведённое поступление

Удалять и вводить документ заново не нужно — для правок есть штатный механизм. Выбор зависит от того, что меняется.

Ошибка в своей базе (перепутали счёт, склад, подразделение). Откройте документ поступления, исправьте реквизит и перепроведите кнопкой Провести. Если период уже закрыт регламентными операциями, сначала проверьте, что дата правки не задевает закрытый месяц.

Поставщик изменил сумму или количество (пришла корректировочная накладная/УПД). Создайте документ Покупки → Корректировка поступления на основании исходного поступления. Он фиксирует изменение как отдельную операцию с датой корректировки и формирует корректировочный счёт-фактуру. Вид операции:

• «Исправление в первичных документах» — поставщик исправил ошибку в своей накладной;
• «Корректировка по согласованию сторон» — изменилась цена или количество по договорённости (пересорт, скидка).

Проверить, как изменение повлияло на расчёты и НДС, можно по оборотно-сальдовой ведомости счетов 60 и 19 за период до и после корректировки.

Типичные ошибки при проведении поступления

Эти сбои встречаются чаще всего — и почти все лечатся проверкой реквизитов, а не перепроведением.

Частые вопросы