Отражение затрат в 1С:Бухгалтерии — от поступления до закрытия месяца

Расходы в 1С отражаются первичным документом, который сам формирует проводку в дебет затратного счёта. В типовой 1С:Бухгалтерии 3.0 (интерфейс «Такси») это чаще всего Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Услуги», а также списание материалов, начисление зарплаты и амортизация. Счёт расходов зависит от характера затрат: 20, 23, 25, 26, 44 или 91.02.

Ниже — как настроить статьи затрат, как провести каждый тип расхода, как закрыть месяц и какими отчётами проверить, что суммы встали правильно.

На какие счета ложатся затраты

В плане счетов 1С под расходы отведена отдельная группа. Выбор счёта — это не формальность: от него зависит, попадёт ли сумма в себестоимость, в финансовый результат или в прочие расходы.

• 🏭 20.01 «Основное производство» — прямые затраты на выпуск продукции , работ, услуг.
• 🔧 23 «Вспомогательные производства» — ремонтный цех, собственный транспорт, котельная.
• 🏢 25 «Общепроизводственные расходы» — затраты цеха, которые потом распределяются на продукцию.
• 📊 26 «Общехозяйственные расходы» — управление: аренда офиса, бухгалтерия, связь, юруслуги.
• 🛒 44.01 и 44.02 «Расходы на продажу» — затраты торговли: доставка, реклама, зарплата продавцов.
• 📁 91.02 «Прочие расходы» — то, что не связано с обычной деятельностью: проценты по кредиту, госпошлина, пени.

На затратных счетах 1С ведёт учёт в трёх разрезах (субконто): подразделение, статья затрат и, для 20, — номенклатурная группа. Именно от аналитики зависит, как расходы лягут в отчёты и закроются в конце месяца.

Что настроить до первого документа

Чтобы расходы проводились без ручных правок, сначала задайте учётную политику и справочник статей.

1. Учётная политика. Откройте Главное → Учётная политика. Здесь указывается, как списываются общехозяйственные расходы:

• «В себестоимость продаж (директ-костинг)» — весь счёт 26 в конце месяца уходит на 90.08. Подходит торговле и услугам.
• «В себестоимость продукции, работ, услуг» — счёт 26 распределяется на 20. Нужен производству с незавершёнкой.

2. Справочник статей затрат. Путь — Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат. Каждая статья определяет, как расход отражается в налоговом учёте через поле «Вид расхода»:

• «Материальные расходы», «Оплата труда», «Амортизация» — для прямых затрат;
• «Прочие расходы» — для косвенных (аренда, связь, услуги);
• «Не учитываемые в целях налогообложения» — для расходов, которые не уменьшают налог на прибыль.

От «Вида расхода» в статье напрямую зависит сумма налога на прибыль — проверяйте его при создании новой статьи.

3. Методы распределения косвенных расходов. Если применяете распределение 26 или 25 на 20, настройте базу (объём выпуска, оплата труда, прямые затраты) в соответствующем разделе учётной политики.

Как провести расход документом поступления

Самый частый расход — услуги сторонних организаций (аренда, связь, консультации, подрядные работы). Проводится так:

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), нажмите «Поступление» и выберите вид операции «Услуги (акт, УПД)».
2. В шапке укажите контрагента, договор и номер первичного документа с датой.
3. В табличной части заполните: наименование услуги, сумму, счёт затрат (26, 44, 20 или 91.02), подразделение и статью затрат.
4. Проверьте счёт и ставку НДС в правой части строки — для 19.04 (НДС по приобретённым услугам).
5. Проведите документ кнопкой «Провести».

После проведения 1С сформирует проводки. Для услуги на 26 со ставкой НДС 20 % они выглядят так:

Нажмите кнопку «ДтКт» в документе — она показывает сформированные движения. Так вы сразу увидите, на какой счёт встала сумма, и не будете ждать закрытия месяца, чтобы поймать ошибку.

Как списать в затраты материалы, зарплату и амортизацию

Не каждый расход приходит актом от поставщика. Часть затрат формируется внутренними документами.

Материалы в производство или на хозяйственные нужды. Документ Склад → Требование-накладная. В нём со склада списываются материалы с кредита 10 в дебет затратного счёта:

Зарплата и взносы. Начисляются документом Зарплата и кадры → Все начисления (или синхронизируются из 1С:ЗУП). Счёт затрат задаётся в способах отражения зарплаты:

• Дт 20 / 26 / 44 Кт 70 — начислена зарплата;
• Дт 20 / 26 / 44 Кт 69 — страховые взносы (с 2023 года большинство взносов — в единый тариф, администрирует СФР).

Амортизация. Начисляется автоматически при закрытии месяца по основным средствам, принятым к учёту. Проводка — Дт 20 / 26 / 44 Кт 02.

Подотчётные расходы. Когда сотрудник покупает что-то за свои деньги или за выданный аванс, расход проводят документом Банк и касса → Авансовый отчёт. На вкладке «Прочее» указывается затратный счёт и статья, на вкладке «Товары» — материалы на 10. Проводка Дт 26 (или 44) Кт 71.01 относит сумму на затраты, закрывая задолженность перед подотчётником.

Расходы будущих периодов. Если затрата относится к нескольким периодам (страховка, лицензия на год), её проводят через счёт 97 и списывают частями. При вводе указывается дата начала и окончания списания, а 1С каждый месяц переносит на затратный счёт равную долю. Для разовой прикидки ежемесячной суммы достаточно разделить затрату на число месяцев действия договора.

Прямые и косвенные расходы: производство и торговля

Деление на прямые и косвенные определяет, когда расход уменьшит прибыль. Прямые оседают в себестоимости и признаются по мере реализации продукции; косвенные списываются полностью в том месяце, когда возникли. В 1С это деление задаётся не счётом, а статьёй затрат и настройками закрытия.

В производстве. Прямые затраты (материалы, зарплата основных рабочих, амортизация оборудования) собираются на 20 в разрезе номенклатурных групп. Общепроизводственные (25) и общехозяйственные (26) — косвенные, их распределяют на 20 по выбранной базе либо, при директ-костинге, сразу относят на финансовый результат. Если на конец месяца часть продукции не выпущена, затраты на 20 остаются как незавершённое производство — это нормальный остаток, он не ошибка.

• Материалы и полуфабрикаты — через Требование-накладная, счёт 20.01.
• Выпуск готовой продукции — документ Производство → Отчёт производства за смену.
• Себестоимость считается автоматически при закрытии 20.

В торговле. Производственных счетов нет, издержки обращения идут на 44.01 (для оптовой и розничной торговли). Здесь важна особенность: транспортные расходы на доставку товара до склада можно либо включать в себестоимость товара, либо собирать на 44 и распределять на проданные товары. Способ фиксируется в учётной политике.

• Доставка, комиссии, реклама, зарплата продавцов — счёт 44.01.
• Транспортные расходы до склада при распределении закрываются пропорционально реализованным товарам, остаток переходит на следующий месяц.
• Всё остальное на 44 списывается полностью в текущем месяце.

Распределение затрат и закрытие месяца

До закрытия месяца расходы просто копятся на затратных счетах. Превращение их в себестоимость и финансовый результат происходит в Операции → Закрытие месяца.

Регламентные операции идут по порядку, и 1С сама контролирует очерёдность:

1. Начисление амортизации.
2. Списание расходов будущих периодов.
3. Распределение косвенных расходов (25, 26 на 20 — если выбран этот способ).
4. Закрытие счетов 20, 23, 25, 26.
5. Закрытие счёта 44 «Расходы на продажу».
6. Расчёт себестоимости и закрытие 90, 91 на 99.

Если при закрытии появилось сообщение об ошибке, 1С подсвечивает проблемную операцию красным. Частая причина — не задана номенклатурная группа на счёте 20 или нет базы для распределения 26.

Чем проверить, что расходы проведены верно

После закрытия месяца сверьте суммы отчётами из раздела Отчёты.

Главный признак порядка: после закрытия месяца на счетах 25 и 26 не должно остаться сальдо. Остаток говорит, что часть затрат не распределилась — чаще всего из-за пустой аналитики.

Налоговый учёт проверяйте по регистру «Анализ состояния налогового учёта по налогу на прибыль» — он показывает, какие расходы не приняты для налога и где между бухгалтерским и налоговым учётом возникла разница.

Удобный приём для быстрой самопроверки: откройте оборотно-сальдовую ведомость за месяц, разверните затратный счёт до статей затрат и подразделений и глазами пройдите по строкам. Пустая аналитика, отрицательная сумма или строка с незнакомым контрагентом — верные кандидаты на ошибку ввода.

Типичные ошибки при проведении расходов

Ошибки обычно всплывают не в момент ввода, а при закрытии месяца или сдаче отчётности.

Частые вопросы