Ревизия товаров в 1С: от подготовки до списания расхождений

Ревизия в 1С — это инвентаризация: вы сравниваете фактический остаток товаров на складе с тем, что числится в базе, и закрываете расхождения оприходованием излишков и списанием недостач. В 1С:Бухгалтерии порядок один (документ «Инвентаризация товаров» в разделе Склад), в 1С:Рознице и Управлении торговлей — свой, с пересчётом и отдельными документами по излишкам и недостачам.

Сам пересчёт руками в программе не делается — 1С только фиксирует факт, считает отклонения и формирует проводки. Поэтому результат ревизии ровно настолько точен, насколько аккуратно проведены все документы движения на дату пересчёта. Ниже — как подготовиться, провести ревизию в каждой конфигурации, какие проводки получаются и где чаще всего ошибаются.

С чего начать: подготовка и приказ

Ревизия начинается не в программе, а с приказа и фиксации остатков. Перед тем как считать товар, в базе должны быть проведены все документы на дату инвентаризации: поступления, продажи, перемещения, возвраты. Если хоть один приход «висит» непроведённым, программа покажет недостачу там, где её нет.

Основание для инвентаризации — приказ руководителя (традиционно по форме ИНВ-22, но с 2013 года унифицированные формы необязательны, организация вправе использовать свой бланк). В приказе указывают состав комиссии, сроки и склады. Материально ответственное лицо даёт расписку, что все документы сданы в бухгалтерию.

Как провести ревизию товаров в 1С: пошаговый порядок

Общая логика одинакова во всех конфигурациях: создаёте документ пересчёта, заполняете его учётными остатками, вносите фактические количества, а разницу программа переносит в документы оприходования и списания. Отличаются названия документов и путь в меню.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 (БП 3.0):

1. Откройте раздел Склад → Инвентаризация товаров.
2. Создайте документ, укажите склад и, при учёте по партиям, организацию.
3. По кнопке заполнения подтяните учётные остатки — колонка «Количество учётное» заполнится из базы.
4. Внесите фактическое количество по каждой позиции. В колонке «Отклонение» появятся излишки (плюс) и недостачи (минус).
5. Проведите документ. Он сам движений по счетам не делает — это опись. Проводки создают документы, которые из него вводятся: Оприходование товаров на излишки и Списание товаров на недостачу.

В 1С:Рознице 2.x:

1. Фактический пересчёт оформляется документом Пересчёт товаров в разделе Склад.
2. На его основании программа формирует приходование излишков и списание недостач — это отдельные документы в том же разделе.
3. Если магазинов несколько, пересчёт делается по каждому складу (торговому объекту) отдельно.

В 1С:Управлении торговлей 11 (УТ 11):

1. Пересчёт оформляется документом Пересчёт товаров в разделе Склад и доставка.
2. По его результатам вводятся Оприходование излишков товаров и Списание недостач товаров.

Проводки по итогам ревизии: излишки и недостачи

Расхождения закрываются по-разному. Излишки приходуют по рыночной стоимости в прочие доходы. Недостачу сначала собирают на счёте 94, а дальше судьба суммы зависит от того, есть ли нормы естественной убыли и установлен ли виновник.

Излишки увеличивают доход: товар появляется на 41 счёте, корреспонденция — с 91.01. Недостача сначала падает на 94 («Недостачи и потери от порчи ценностей»), а затем списывается: в пределах норм убыли — на расходы, сверх норм — на виновное лицо или, если виновного нет, в прочие расходы.

Пример. Насчитали недостачу 3 банки краски по 500 ₽ — это 1 500 ₽ на счёте 94. Виновник не установлен, норм убыли по товару нет. Вся сумма уходит проводкой Дт 91.02 Кт 94 — 1 500 ₽. Одновременно по инвентаризации нашли излишек 2 упаковок по 800 ₽: Дт 41 Кт 91.01 — 1 600 ₽.

Излишки и недостачи по одной и той же номенклатуре нельзя «схлопывать» между собой — зачёт пересортицы допускается только в исключительных случаях, по одному наименованию, за один период и у одного МОЛ. Это прямо оговорено в методических указаниях по инвентаризации.

Документы, которые формирует 1С

По итогам ревизии из базы можно вывести на печать все привычные бланки. Унифицированные формы с 2013 года необязательны, но большинство бухгалтеров продолжает их использовать, потому что они закрывают все требования к оформлению.

• 📄 Инвентаризационная опись (аналог ИНВ-3) — что и сколько фактически насчитали.
• 📄 Сличительная ведомость (аналог ИНВ-19) — расхождения учёта и факта, именно её подписывает МОЛ.
• 📄 Приказ о проведении (аналог ИНВ-22) — основание ревизии.
• 📄 Ведомость учёта результатов (аналог ИНВ-26) — свод по организации.

В Бухгалтерии опись и сличительную ведомость печатают прямо из документа «Инвентаризация товаров» — в его командной панели есть кнопка печати с выбором формы. В Рознице и УТ печатные формы привязаны к документу пересчёта.

С 2025 года инвентаризацию регулирует новый стандарт — ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Он не меняет механику проведения в 1С, но уточняет случаи обязательной инвентаризации и порядок оформления, поэтому бланки стоит сверить с учётной политикой.

Ревизия не только товаров: основные средства и касса

Инвентаризируют не один товар. Та же логика «факт против учёта» работает для основных средств, материалов и денег в кассе — меняются только документ и счета.

Основные средства . В Бухгалтерии инвентаризация ОС оформляется документом в разделе ОС и НМА. Комиссия сверяет наличие и состояние объектов с ведомостью. Неучтённый объект приходуют по рыночной стоимости проводкой Дт 01 Кт 91.01; при недостаче списывают остаточную стоимость через счёт 94, как и по товарам. Отдельно проверяют, не числятся ли на балансе объекты, которые физически давно выбыли.

Касса. Ревизия кассы — это пересчёт наличных и сверка с остатком по счёту 50 и кассовой книге. Излишек денег приходуют проводкой Дт 50 Кт 91.01, недостачу собирают на 94 (Дт 94 Кт 50) и относят на кассира как материально ответственное лицо (Дт 73.02 Кт 94). В 1С результат проводят бухгалтерской операцией или кассовыми ордерами в разделе Банк и касса.

Для материалов (счёт 10) порядок тот же, что для товаров: пересчёт, оприходование излишков в доходы, недостача через 94. Разница только в счёте учёта, который подставляется автоматически по виду номенклатуры.

Автоматизация пересчёта: сканер и ТСД

Вбивать количество руками по длинному складу — источник ошибок и потерянное время. Пересчёт ускоряет оборудование: обычный сканер штрихкодов при создании документа или терминал сбора данных (ТСД) для больших складов.

Со сканером всё просто: открываете документ пересчёта и сканируете товар — позиция подставляется, количество растёт с каждым считыванием. Для этого в карточках номенклатуры должны быть заполнены штрихкоды, а у неучтённого товара их придётся завести заранее.

ТСД работает автономно: сотрудник обходит склад, сканирует всё подряд, а потом терминал выгружает собранные данные в документ 1С. В Рознице и УТ обмен с ТСД встроен; в Бухгалтерии для этого обычно подключают «1С:Сканер штрихкодов» или стороннюю обработку обмена.

Как разобрать расхождения после ревизии

Голые цифры отклонений — ещё не результат. Прежде чем приходовать излишки и списывать недостачу, каждое расхождение нужно объяснить, иначе ревизия превратится в узаконивание чужих ошибок.

Типовой разбор отклонения:

1. Пересортица. Один товар насчитали в излишке, похожий — в недостаче. Частый случай при схожих артикулах. Проверьте по карточкам, не один ли это товар под разными позициями.
2. Непроведённый документ. Недостача ровно на партию последнего прихода — почти всегда незакрытая накладная. Проверьте журнал документов на дату.
3. Ошибка пересчёта. Крупное отклонение по дорогой позиции стоит пересчитать вручную до того, как оно уйдёт в проводки.
4. Реальная недостача. Остаток после снятия первых трёх причин — то, что действительно списывается с объяснением причины и, если нужно, с удержанием.

Для анализа в Бухгалтерии удобна оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 с отбором по складу: она показывает, по каким позициям вообще шло движение. В Рознице и УТ отклонения видны прямо в документе пересчёта — колонки учётного и фактического количества стоят рядом.

Итог разбора оформляется решением комиссии. По каждой недостаче сверх норм комиссия письменно указывает причину и получателя списания: виновное лицо или прочие расходы. Этот протокол — основание, по которому бухгалтер проводит документы в 1С; без него списание недостачи повиснет без обоснования и первым же вопросом всплывёт при проверке. Отражать результаты в учёте нужно тем периодом, в котором завершена инвентаризация, а не «задним числом».

Частые ошибки при проведении ревизии

Большинство проблем возникает не в момент пересчёта, а до и после него — из-за документов и порядка действий.

• ❌ Считают при открытых продажах. Если в момент ревизии по складу идут отгрузки, факт «плывёт». На время пересчёта движения по складу нужно останавливать.
• ❌ Не провели приходы на дату. Самая массовая причина ложной недостачи — непроведённое поступление. Сначала закрываете все документы, потом считаете.
• ❌ Зачли пересортицу «на глаз». Взаимозачёт излишков и недостач без оформления и без соблюдения условий (одно наименование, один период, один МОЛ) — нарушение, которое снимут при проверке.
• ❌ Списали недостачу без объяснения причины. Недостача сверх норм убыли требует решения: на виновника или в прочие расходы с обоснованием. «Просто списать» на затраты нельзя.
• ❌ Оприходовали излишки по нулевой цене. Излишки приходуются по рыночной стоимости на дату инвентаризации, а не по нулю и не «как получится».

Частые вопросы