Как провести увольнение сотрудника в 1С ЗУП

Увольнение в 1С ЗУП оформляют одним документом — Кадры → Увольнения. Он закрывает весь процесс сразу: фиксирует основание и дату, готовит приказ, считает компенсацию за неиспользованный отпуск и окончательный расчёт. Это и есть пошаговая инструкция в компактном виде: создать документ , выбрать статью ТК, проверить суммы, распечатать приказ и выплатить расчёт в день увольнения.

Проводки по начисленным при увольнении суммам в самой ЗУП не хранятся — их формирует документ Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте, и они переносятся в «1С:Бухгалтерию» при синхронизации. Ниже — где какое поле заполнять, как ЗУП считает компенсацию и какими записями это ложится в учёт.

Основание увольнения и ввод документа

Начните с документа «Увольнение». Открыть его можно из журнала Кадры → Увольнения по кнопке «Создать» или прямо из карточки сотрудника — так подставятся организация и подразделение.

В шапке заполните три обязательных поля:

• 👤 Сотрудник — выбор из справочника. Подтянутся его текущие назначения.
• 📅 Дата увольнения — последний рабочий день. Именно на эту дату ЗУП рассчитает все суммы.
• 📄 Основание увольнения — выбор из справочника оснований. Элемент справочника хранит статью ТК и шаблон текста для приказа, поэтому вручную номер статьи набивать не нужно.

Типовые основания и их статьи:

После выбора основания документ сам определит, какие вкладки показать: для собственного желания это начисления, компенсация отпуска, НДФЛ и взносы; для сокращения добавится вкладка выходного пособия.

Совместителя и дистанционного работника увольняют тем же документом «Увольнение» — отдельной формы для них нет. А при истечении срочного договора не забудьте бумажную часть процедуры: письменно предупредить работника минимум за три календарных дня до окончания срока (ст. 79 ТК РФ) — само по себе проведение документа в ЗУП этого уведомления не заменяет.

Приказ об увольнении и ознакомление работника

Печатные формы вызываются кнопкой «Печать» прямо из проведённого документа. Для одного сотрудника — унифицированная форма Т-8, для группы — Т-8а.

Порядок действий такой:

1. Проведите документ «Увольнение», чтобы суммы и формулировка зафиксировались.
2. Нажмите Печать → Приказ об увольнении (Т-8).
3. Проверьте текст основания и реквизиты приказа (номер, дата). Номер документа ЗУП присваивает автоматически, при необходимости поправьте вручную.
4. Распечатайте и дайте работнику расписаться в ознакомлении.

С приказом сотрудника нужно ознакомить под подпись в день увольнения. Если ознакомить невозможно (работник отсутствует или отказался), на приказе делается соответствующая запись — это прямо предусмотрено ст. 84.1 ТК РФ.

Организация вправе применять собственный бланк приказа вместо Т-8. Тогда форму настраивают через внешнюю печатную форму или расширение, но для большинства случаев хватает типовой Т-8 из поставки.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Это ключевой расчёт при увольнении, и ЗУП делает его автоматически на вкладке «Компенсации отпуска». Программа смотрит остаток дней отпуска на дату увольнения и средний дневной заработок за расчётный период (12 месяцев перед месяцем увольнения, ст. 139 ТК РФ и Постановление № 922).

Формула простая:

Компенсация = остаток дней отпуска × средний дневной заработок.

Прикиньте сумму заранее, чтобы сверить её с тем, что посчитала программа:

Что стоит проверить на этой вкладке:

• ✅ Остаток дней. ЗУП берёт его из кадрового учёта отпусков. Если сотрудник отгулял отпуск авансом, остаток будет отрицательным — и компенсация превратится в удержание.
• ✅ Расчётный период. Месяцы без отработанных дней (например, полный месяц на больничном) из периода исключаются — это нормально.
• ✅ Средний заработок. Нажмите на сумму, чтобы открыть расшифровку: видно, какие начисления вошли в расчёт.

Пример. У сотрудника остаток 14 дней отпуска, средний дневной заработок — 2 000 ₽. Компенсация: 14 × 2 000 = 28 000 ₽. С неё удержат НДФЛ 13%: 28 000 × 0,13 = 3 640 ₽, на руки по этой строке — 24 360 ₽. Ровно эти числа и должны сойтись в расшифровке на вкладке «Компенсации отпуска».

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ полностью и входит в базу по страховым взносам — в отличие от части выходного пособия (о ней ниже).

Начисления, выходное пособие и удержания

На вкладке «Начисления и удержания» ЗУП собирает оплату за фактически отработанные в месяце увольнения дни: оклад по день увольнения, премии, доплаты — всё, что действует на дату расчёта. Отдельно считаются НДФЛ и страховые взносы с этих сумм.

Выходное пособие появляется не при любом увольнении. Его начисляют при сокращении численности, ликвидации и в других случаях, перечисленных в ст. 178 ТК РФ, а также когда оно прописано в соглашении сторон. При увольнении по собственному желанию выходного пособия нет.

Важный нюанс по налогам:

• Выходное пособие не облагается НДФЛ и взносами в пределах трёхкратного среднемесячного заработка.
• Для работников Крайнего Севера и приравненных местностей лимит — шестикратный заработок.
• С суммы сверх лимита удерживается НДФЛ и начисляются взносы (ст. 217 и ст. 422 НК РФ).

Пример. Средний месячный заработок работника — 60 000 ₽, значит трёхкратный лимит равен 180 000 ₽. Если выходное пособие при сокращении составило 150 000 ₽ — оно целиком не облагается. Если выплатили 200 000 ₽ — под налог и взносы попадёт только превышение: 200 000 − 180 000 = 20 000 ₽, НДФЛ с него 20 000 × 0,13 = 2 600 ₽.

ЗУП применяет этот необлагаемый лимит сам, если выходное пособие заведено правильным видом начисления. Проверьте на вкладке «НДФЛ», что налог не удержан с необлагаемой части, а под налог попало только превышение над лимитом.

Проводки по увольнению в бухучёте

Сам документ «Увольнение» проводок не делает — он только начисляет суммы. В учёт они попадают через документ Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте, который переносит данные в «1С:Бухгалтерию». Конкретный счёт затрат (Дт) берётся из способа отражения зарплаты, заданного для сотрудника или подразделения.

Набор записей при увольнении тот же, что для обычной зарплаты:

Пояснения к счёту затрат:

• 20 — основное производство (рабочие основного цеха);
• 26 — общехозяйственные расходы (управленческий и административный персонал);
• 44 — расходы на продажу (торговля, персонал сбыта).

Выходное пособие отражается той же записью по кредиту счёта 70, что и зарплата. Необлагаемая часть пособия в базу по НДФЛ и взносам не входит, поэтому по ней дополнительных записей в дебет 68.01 и 69 нет.

Перед синхронизацией с «Бухгалтерией» сверьте, что у уволенного заполнен способ отражения зарплаты. Иначе сумма повиснет без счёта затрат, и проводка не сформируется.

Окончательный расчёт в день увольнения и выдача документов

Выплатить всё причитающееся нужно в день увольнения (ст. 140 ТК РФ). Если работник в этот день не трудился, расчёт выдают не позднее следующего дня после того, как он за ним обратился.

В ЗУП последовательность выплаты такая:

1. Проведите документ «Увольнение» с итоговой суммой к выплате.
2. Сформируйте ведомость: Выплаты → Ведомость в банк или Ведомость в кассу.
3. В поле «Выплачивать» выберите «Увольнение» и подберите документ — ЗУП подставит именно сумму расчёта, а не плановую зарплату.
4. Проведите ведомость и выгрузите реестр в банк или напечатайте расходный ордер для кассы.

Записка-расчёт по форме Т-61 (лицевая сторона — кадровая, оборотная — бухгалтерская) печатается из документа «Увольнение» через меню «Печать».

Какие документы выдать работнику в день увольнения:

• 📘 Трудовую книжку (бумажную) или форму СТД-Р, если работник перешёл на электронную трудовую.
• 🧾 Расчётный листок с суммами начислений и удержаний.
• 💰 Справку о доходах и суммах налога (прежняя 2-НДФЛ) за текущий год.
• 📑 Выписки из отчётности по персональным данным: сведения из формы ЕФС-1 (стаж и трудовая деятельность) и из персонифицированных сведений.

Если работник не пришёл за трудовой книжкой, направьте ему письменное уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправку по почте. С даты такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи книжки (ст. 84.1 ТК РФ) — поэтому фиксируйте дату отправки.

Частые ошибки при увольнении в ЗУП

Эти промахи всплывают уже после проведения документа — и приводят к пересчётам и жалобам.

• ❌ Неверная дата увольнения. Все суммы считаются на дату из шапки. Поставили не тот день — компенсация и зарплата пересчитаются, придётся перепроводить ведомость.
• ❌ Не заведён остаток отпуска. Если кадровый учёт отпусков вёлся не с начала работы, остаток дней будет неполным, и компенсация занизится. Проверьте остаток до проведения.
• ❌ Выплата плановой зарплаты вместо расчёта. В ведомости обязательно выбирайте «Выплачивать: Увольнение» — иначе подтянется обычная сумма за месяц, а не окончательный расчёт.
• ❌ НДФЛ с необлагаемой части пособия. Если выходное пособие заведено обычным «доходом», ЗУП удержит с него налог целиком. Нужен вид начисления с настройкой необлагаемого лимита.
• ❌ Забыли про удержание за отпуск авансом. Отрицательный остаток дней ЗУП покажет как удержание, но ограничение в 20% надо проконтролировать вручную.

Частые вопросы