Розничная выручка в 1С за смену: от Z-отчёта до инкассации

Выручку за смену в 1С:Бухгалтерии 3.0 проводят одним документом «Отчет о розничных продажах » (Продажи → Отчеты о розничных продажах) на основании отчёта о закрытии смены с кассы. Наличные встают в проводку Дт 50.01 Кт 90.01.1, оплата картами — Дт 57.03 Кт 90.01.1, а сдачу денег инкассатору оформляют расходным кассовым ордером с видом «Инкассация денежных средств».

Типичная ситуация: магазин отработал день, кассир снял Z-отчёт, положил ленту на стол бухгалтеру, а утром тот видит, что сумма в 1С на 1 200 ₽ меньше. Почти всегда причина — возврат или оплата картой, учтённые не в той строке. Ниже порядок, при котором проводить выручку в 1С правильно получается с первого раза.

Что подготовить до закрытия кассовой смены

Пока смена открыта, исправить что-то проще всего. После закрытия любая ошибка кассира превращается в чек коррекции и лишние документы.

Перед закрытием проверьте:

• 🧾 Отложенные и неоплаченные чеки. Их нужно либо пробить, либо аннулировать до закрытия смены.
• 💳 Сверку итогов по терминалу эквайринга. Сумма по терминалу за день должна совпасть с безналичной частью в кассе.
• 💵 Наличные в денежном ящике. Пересчитайте и сравните с промежуточным X-отчётом. X-отчёт не закрывает смену и ничего не обнуляет, его можно снимать сколько угодно раз.
• ↩️ Возвраты за день. Каждый возврат должен быть пробит чеком возврата, а не «выдан из кассы на словах».

В самой 1С заранее проверьте справочники. Склад магазина должен иметь тип «Розничный магазин» и признак автоматизированной торговой точки, если касса подключена к учёту. Номенклатура в чеках должна совпадать с номенклатурой в базе, иначе при заполнении отчёта не найдутся позиции.

Закрытие смены на ККТ: Z-отчёт и что с ним сверить

По 54-ФЗ смену закрывают формированием отчёта о закрытии смены. В обиходе его по-прежнему называют Z-отчётом. Смена не может длиться дольше 24 часов: если не закрыть её вовремя, касса перестанет пробивать чеки.

Отчёт о закрытии смены уходит оператору фискальных данных. Бумажный экземпляр нужен бухгалтеру как основание для документов в 1С.

Из Z-отчёта вам понадобятся пять цифр:

Выручка дня для 1С считается так: приход минус возврат прихода отдельно по наличным и по картам.

Пример. Приход наличными 48 600 ₽, приход картами 31 400 ₽, возврат наличными 1 200 ₽. В отчёт о розничных продажах идёт 47 400 ₽ наличными (48 600 − 1 200) и 31 400 ₽ картами. Итого выручка смены 78 800 ₽.

Z-отчёт с кассы и отчёт о розничных продажах в 1С должны совпадать до копейки по итогу дня. Если не совпадают — не проводите документ, пока не найдёте разницу.

Как провести выручку в 1С отчётом о розничных продажах

Главный документ — «Отчет о розничных продажах». Он одновременно списывает товар, признаёт выручку, начисляет НДС и приходует деньги.

Создание документа

1. Откройте Продажи → Отчеты о розничных продажах.
2. Нажмите «Создать».
3. Укажите дату — день смены, а не день, когда вы вносите данные.
4. Выберите организацию и склад розничного магазина.
5. Проверьте счёт кассы. Для наличной выручки обычно стоит 50.01.
6. Заполните статью движения денежных средств для розничной выручки, если ведёте учёт по статьям ДДС.

Заполнение товаров и услуг

На вкладке «Товары» перечислите проданные позиции с количеством, ценой и ставкой НДС. Если касса подключена к 1С, данные можно загрузить из кассы. Если нет — вводите вручную по сводному отчёту о продажах с кассы, где есть разбивка по товарам.

Услуги (упаковка, доставка, подарочная упаковка) вносят на вкладке «Услуги». Счёт учёта для них — 90.01.1 с отдельной номенклатурной группой, если она у вас ведётся.

Безналичные оплаты в отчёте

Оплату картами вносят на отдельной вкладке безналичных оплат в том же отчёте. В строке выбирают вид оплаты (банковская карта, оплата через СБП по эквайрингу, подарочный сертификат) и сумму.

Вид оплаты заводится один раз в справочнике видов оплат организации. В нём указывают банк-эквайер, договор и процент комиссии. Без этого справочника вкладку не заполнить.

Проводки после проведения

НДС в примере посчитан как 78 800 × 20 / 120 = 13 133,33 ₽, если все товары идут по ставке 20 %. При смешанных ставках сумма разойдётся по строкам.

Если товара на складе по данным учёта не хватает, документ может не провестись. Разрешение списывать запасы при нулевых остатках включается в Администрирование → Проведение документов. Пользуйтесь этим осознанно: отрицательные остатки потом всё равно придётся закрыть приходом.

Неавтоматизированная торговая точка

Если ККТ не связана с учётом и склад отмечен как неавтоматизированная торговая точка, логика другая. Наличные приходуют приходным кассовым ордером с видом «Розничная выручка». Проданный товар определяют по инвентаризации на конец периода, а отчёт о розничных продажах формируют уже по её итогам.

Где это в других конфигурациях

В УТ и Рознице кассир закрывает смену из рабочего места кассира, и программа сама создаёт отчёт о розничных продажах по пробитым чекам. Бухгалтеру остаётся проверить его и синхронизировать с Бухгалтерией.

Выручка за наличные: приход в кассу и инкассация

В БП 3.0 при автоматизированной точке отчёт о розничных продажах сам ставит наличные на 50.01. Отдельный приходный ордер на эту же сумму не нужен: он задвоит кассу.

В кассовой книге выручка дня отражается одной суммой. По правилам Указания 3210-У приходный ордер на выручку можно оформлять по итогам смены, а не на каждый чек.

Лимит остатка кассы

Наличные сверх лимита нужно сдать в банк. Лимит устанавливает сама организация приказом. Субъекты малого предпринимательства вправе лимит не устанавливать, но это тоже лучше закрепить приказом.

Сдача денег инкассатору

1. В день сдачи создайте «Расходный кассовый ордер » в разделе Банк и касса.
2. Выберите вид операции «Инкассация денежных средств».
3. Укажите сумму, переданную по препроводительной ведомости.
4. Проведите. Проводка: Дт 57.01 Кт 50.01.

Когда банк зачислит деньги на расчётный счёт:

1. Загрузите выписку или создайте «Поступление на расчетный счет» вручную.
2. Вид операции — «Инкассация денежных средств».
3. Проводка: Дт 51 Кт 57.01.

Остаток на 57.01 показывает деньги «в пути». В норме он закрывается на следующий рабочий день. Если висит неделю, сумка, скорее всего, зачислена с другой суммой, и надо сверить ведомость с выпиской.

Комиссию банка за инкассацию отражают отдельным списанием с расчётного счёта на прочие расходы (91.02).

Сдача выручки без инкассатора

Если кассир сам вносит деньги через банкомат или кассу банка, порядок тот же: РКО на 57.01 в день выдачи денег из кассы, поступление на 51 по выписке. Вид операции в РКО можно оставить «Инкассация денежных средств» — счёт 57.01 корректно покажет деньги в пути.

Деньги от эквайринга: когда банк зачислил оплату картами

После проведения отчёта о розничных продажах безналичная выручка висит на 57.03. Банк переводит её на расчётный счёт через 1-3 дня уже за вычетом комиссии.

Пример. Картами за смену 31 400 ₽, комиссия эквайринга 1,8 %. Банк удерживает 565,20 ₽ и зачисляет 30 834,80 ₽.

В 1С это одно поступление на расчётный счёт с видом операции для поступлений от продаж по платёжным картам:

Комиссию вносят в том же документе, если банк присылает реестр с разбивкой. После этого 57.03 по этой смене должен закрыться в ноль.

Возвраты и исправление выручки

Возврат по-разному проводится в зависимости от того, когда покупатель вернул товар.

Возврат в день покупки

Товар физически вернулся на склад, деньги ушли из кассы в тот же день. В отчёте о розничных продажах отражают только чистую продажу: количество и сумму за минусом возврата. Отдельного документа не нужно.

Возврат в другой день

1. Создайте «Возврат товаров от покупателя» и выберите вид операции, относящийся к розничной торговле.
2. Укажите склад магазина, товар, количество и цену, по которой он был продан.
3. Проведите. Выручка и НДС сторнируются, товар вернётся на 41.01.
4. Выдачу денег оформите расходным кассовым ордером (при наличной оплате) или отразите возврат на карту по реестру эквайринга.

По наличным возвратам прошлых дней сохраняйте заявление покупателя с паспортными данными. Это не требование 54-ФЗ, но так проще отвечать на вопросы проверяющих о выдаче денег из кассы.

Чек коррекции

Если кассир не пробил чек или пробил неверную сумму, исправление делают на ККТ чеком коррекции. В 1С после этого правят отчёт о розничных продажах за ту дату, к которой относится расчёт. Если период уже закрыт, учтите, что изменятся НДС и себестоимость.

Почему выручка в 1С не сходится с кассой

Расхождения почти всегда видны по сверке трёх сумм: Z-отчёт, отчёт о розничных продажах, остаток на 50.01. Вот как читать симптомы.

Чтобы поймать расхождение сразу, после проведения откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50.01 за день. Приход по дебету должен равняться наличной части Z-отчёта, а конечный остаток — фактическим деньгам в кассе за вычетом сданной инкассации.

Частые вопросы