Закрытие кассовой смены в 1С: снятие Z-отчёта по шагам

Кассовую смену в 1С закрывают из рабочего места кассира (РМК): кнопка Закрытие смены снимает Z-отчёт — по современной терминологии это отчёт о закрытии смены — печатает его на фискальном регистраторе и передаёт фискальный документ оператору данных (ОФД). Параллельно 1С формирует «Отчёт о розничных продажах» и делает движения по выручке.

Разберём весь порядок: что проверить до закрытия, как снять Z-отчёт по шагам, как сверить итоги и фискальные документы, что делать при ошибках ККТ и где потом искать отчёты. Примеры — на 1С:Рознице 3.0 и Управлении торговлей 11 (интерфейс «Такси»).

Что проверить перед закрытием смены

Закрытие смены обнуляет сменные счётчики ККТ, поэтому все расхождения ловят до нажатия кнопки. Порядок проверки:

• 💵 Пересчитайте наличные в денежном ящике и сравните с суммой в РМК.
• 🧾 Снимите X-отчёт — это отчёт без гашения, он показывает текущие итоги смены, не закрывая её. Печатается из РМК командой X-отчёт.
• 💳 Сверьте эквайринг — выполните на терминале сверку итогов (пакетное закрытие), суммы по безналу должны совпасть с данными в 1С.
• 📶 Проверьте связь ККТ с ОФД — если непереданных документов много, сначала дайте им уйти, потом закрывайте.
• 📤 Оформите изъятие выручки, если по регламенту наличные сдаются в конце смены, оставив в ящике только разменный фонд на завтра.

Пока смена не закрыта, Z-отчёт снять нельзя — сначала завершают все продажи и возвраты в РМК.

Разменный фонд и открытие смены

Закрытие — это вторая половина цикла. Чтобы наличные в конце сошлись, важно правильно начать смену. При открытии смены кассир вносит разменный фонд — командой Внесение в РМК. Эта сумма не выручка, а деньги на сдачу, и в конце смены она должна остаться в ящике.

Логика простая: наличные в ящике = разменный фонд + продажи за наличные − возвраты наличными − изъятия. Если в конце цифры не сходятся — разбирают каждое слагаемое по чекам смены.

Снятие Z-отчёта: закрытие смены по шагам

Основное действие выполняется одной командой, но внутри неё 1С проводит несколько операций подряд. В 1С:Рознице:

1. Откройте рабочее место кассира: раздел Продажи → РМК (управляемый режим).
2. Завершите или отмените все открытые чеки — незакрытый чек не даст закрыть смену .
3. В меню РМК нажмите Закрытие смены.
4. Программа предложит сверку итогов по эквайрингу — подтвердите, если терминал подключён к 1С.
5. Укажите сумму изъятия наличных (выручку, которую сдаёт кассир). Остаток в ящике должен совпасть с разменным фондом.
6. Подтвердите закрытие. ККТ печатает отчёт о закрытии смены (Z-отчёт) и передаёт его в ОФД.
7. 1С автоматически создаёт документ «Отчёт о розничных продажах» и закрывает документ «Кассовая смена».

В Управлении торговлей 11 РМК устроено так же: кнопка закрытия запускает ту же цепочку — сверка эквайринга, изъятие, отчёт о закрытии смены, формирование отчёта о розничных продажах.

Отдельного действия для маркированного товара при закрытии смены не требуется: коды маркировки выводятся из оборота в «Честный ЗНАК» через ОФД в момент пробития чека продажи, а не при снятии Z-отчёта. Проверять стоит лишь то, что все чеки смены ушли в ОФД, — тогда и сведения о выбытии кодов уйдут вместе с ними.

Чем X-отчёт отличается от Z-отчёта

Путают их постоянно, хотя разница простая:

X-отчёт можно снимать сколько угодно раз за смену — на фискальные данные он не влияет. Z-отчёт закрывает смену окончательно. Поэтому разумный порядок такой: сначала X-отчёт для контроля и сверки, пересчёт денег, устранение расхождений — и только потом Z-отчёт, когда все цифры сошлись.

Сверка итогов и фискальные документы

После закрытия сверяют три суммы: наличные, безнал и итог смены по ККТ. Они должны сходиться между собой и с документами 1С.

Где смотреть в 1С:Рознице:

• Список закрытых смен — Продажи → Кассовые смены. Здесь видно статус каждой смены и её итоги.
• Сформированная выручка — Продажи → Отчёты о розничных продажах. Документ собирает все чеки ККМ за смену в одну строку по номенклатуре.
• Фискальные документы — через журнал подключаемого оборудования или в личном кабинете ОФД.

Отчёт о закрытии смены содержит контрольные суммы: приход, возврат прихода, расход, итог по наличным и безналичным, количество чеков. Если сумма изъятия не совпала с выручкой — ищите неучтённый чек возврата или ошибку при внесении разменного фонда утром.

Эквайринг сверяют отдельно: сумма по безналу в Z-отчёте должна равняться итогу сверки на терминале. Расхождение почти всегда означает, что одна операция по карте не «долетела» до банка или прошла дважды.

Пример сверки наличных. Утром внесли разменный фонд 2 000 ₽. За смену: продажи за наличные 18 500 ₽, один возврат наличными 1 200 ₽, в середине дня инкассировали (изъяли) 10 000 ₽. Ожидаемый остаток в ящике:

2 000 + 18 500 − 1 200 − 10 000 = 9 300 ₽

Если фактический пересчёт даёт 9 300 ₽ — расхождений нет, при закрытии изымают выручку 9 300 − 2 000 = 7 300 ₽ и оставляют разменный фонд на следующий день. Любое отклонение от 9 300 ₽ — это либо неучтённый возврат, либо ошибка при внесении или изъятии в течение смены.

Возвраты в Z-отчёте стоят отдельной строкой «возврат прихода». Они уменьшают выручку по смене, но не обнуляют исходный чек продажи — это самостоятельные фискальные операции. Поэтому в сумме изъятия возвраты уже учтены.

Что делать при ошибках ККТ

Большинство сбоев при закрытии смены — это связь с ККТ, превышение 24 часов и непереданные документы. Диагностика по симптому:

Отдельно про чек коррекции: если смену закрыли, а потом выяснилось, что продажа прошла мимо кассы (пробили не весь товар, был сбой), оформляют чек коррекции прихода. Это не отмена Z-отчёта, а отдельный фискальный документ — закрытую смену переоткрыть нельзя.

Автоматическое закрытие смены по расписанию

Полностью автоматизировать закрытие в 1С мешает одно: смену физически закрывает касса, а не программа. Но нагрузку снизить можно.

• ⏰ Напоминание о 24 часах. Главный риск — забыть закрыть смену. К концу суток ККТ встанет. Приучите кассиров закрывать смену по графику магазина.
• 🖥 Автозакрытие на стороне ККТ. Многие фискальные регистраторы умеют закрывать смену сами по таймеру (настройка в прошивке аппарата). Удобно для круглосуточных точек, но тогда 1С об этом не узнает — и отчёт о розничных продажах придётся формировать вручную. Для автономного автозакрытия это плата за удобство.
• 🏬 Сеть магазинов. В РМК каждой кассы смена закрывается отдельно. Централизованно из центральной базы чужую смену не закрыть — это делают на месте.

Вывод практичный: если касса работает по графику и закрывается руками в конце дня — автозакрытие на ККТ лучше не включать, иначе получите рассинхрон с 1С.

Для магазина с несколькими кассами держат один простой регламент: каждая касса закрывает свою смену в конце рабочего дня, после чего выручку сводят по отчётам о розничных продажах за дату. Так сводная сумма по точке собирается из закрытых смен, а не из открытых — и расхождений с ОФД не возникает.

Где хранятся отчёты и сколько их держать

Фискальные данные хранятся сразу в трёх местах, и бумага из них — наименее важная:

• Фискальный накопитель (ФН) хранит все документы смены до момента передачи и некоторое время после. Срок действия самого ФН — 15 или 36 месяцев в зависимости от модели.
• ОФД хранит переданные чеки и отчёты о закрытии смены не менее 5 лет. Это основной архив — оттуда поднимают данные при сверках и проверках.
• База 1С хранит документы «Кассовая смена» и «Отчёт о розничных продажах» столько, сколько существует база. Их видно в списках Продажи → Кассовые смены и Отчёты о розничных продажах.

Доступ к архиву ОФД полезен не только для внутренних сверок. При запросе налоговой о выручке за период данные поднимают из личного кабинета оператора — там каждый отчёт о закрытии смены лежит с номером фискального документа и датой. Это надёжнее бумаги, которую легко потерять или смазать на термоленте.

Бумажный Z-отчёт при онлайн-кассе хранить не обязательно — все данные уже есть в ОФД. С переходом на онлайн-ККТ унифицированные формы КМ (в том числе справка-отчёт кассира-операциониста КМ-6 и журнал КМ-4) больше не являются обязательными. Операционная касса организации при этом ведётся как обычно — приходными и расходными ордерами на сдачу выручки.

Частые вопросы