Учёт выданных займов в 1С Бухгалтерия 8.3: от выдачи до возврата

Выданный заём в 1С Бухгалтерия проводят не через 66 или 67 — это счета для займов, которые организация получила. Когда деньги даёте вы, работает другой счёт: 58.03, 73.01 или 76.09 — в зависимости от того, кому и на каких условиях выдан заём. Ошибка с выбором счёта — самая частая причина, по которой потом не сходится оборотка и «висит» несуществующая задолженность.

Разберём весь путь: от договора и первой проводки по выдаче до начисления процентов, расчёта НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному займу и возврата денег. Пути меню — для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 (интерфейс «Такси»).

С чего начать: договор и правильный счёт учёта

Договор займа между организациями и с участием юрлица всегда письменный. В нём фиксируют сумму, срок, ставку и порядок возврата. Если про проценты в договоре не сказано ни слова, заём по умолчанию считается процентным по ключевой ставке ЦБ — беспроцентным он становится только тогда, когда это прямо написано.

От условий зависит счёт учёта у заимодавца:

• 💰 Процентный заём контрагенту — счёт 58.03 «Предоставленные займы». Это финансовое вложение: деньги приносят доход.
• 🤝 Беспроцентный заём контрагенту — счёт 76.09 «Прочие расчёты с разными дебиторами и кредиторами». По ПБУ 19/02 беспроцентный заём не финансовое вложение, потому что экономической выгоды не несёт.
• 👤 Заём сотруднику (процентный или нет) — счёт 73.01 «Расчёты по предоставленным займам».

Логика простая: деньги работают и приносят проценты — это вложение (58.03); деньги просто одолжили без дохода — это обычная дебиторка (76.09); деньги дали своему работнику — отдельный счёт расчётов с персоналом (73.01). Путать эти три счёта нельзя: от выбора зависит и строка баланса, и то, свернётся ли задолженность правильно.

Отдельный вопрос — ввод начальных остатков , когда вы переходите на 1С, а заём выдан раньше. Непогашенную сумму заводят документом Главное → Помощник ввода остатков. Выбираете нужный счёт (58.03, 73.01 или 76.09), в качестве объекта аналитики — договор и контрагента (или сотрудника), и ставите дебетовый остаток на дату перехода. Начисленные, но не полученные проценты вводят отдельной строкой по тому же счёту расчётов.

Как отразить выдачу займа контрагенту

Выдача займа деньгами — это не расход и не покупка, поэтому обычный платёж поставщику здесь не подходит. Нужен специальный вид операции в банковском документе.

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки и создайте Списание с расчётного счёта.
2. В поле вид операции выберите Выдача займа контрагенту.
3. Укажите получателя, сумму и договор займа.
4. В поле счёт расчётов встанет 58.03 для процентного займа. Для беспроцентного поменяйте его на 76.09 вручную — программа не угадает условие договора за вас.
5. Проведите документ.

Проводка по процентному займу:

Если заём выдают наличными, вместо банковского списания используют Банк и касса → Кассовые документы → Выдача (расходный кассовый ордер ) с тем же видом операции. Помните про лимит расчётов наличными между организациями — 100 000 ₽ по одному договору.

Заём сотруднику: счёт 73 и удержание из зарплаты

Для работника схема похожая, но счёт другой — 73.01.

Выдачу оформляют так же: Банк и касса → Банковские выписки или кассовый ордер, вид операции Выдача займа работнику. В аналитике указывают сотрудника и договор.

Удобство займа сотруднику в том, что его можно удерживать из зарплаты. Удержание настраивают в разделе зарплаты как отдельный вид удержания и привязывают к сотруднику, после чего оно попадает в ведомость автоматически. Проводка удержания закрывает долг работника: Дт 70 Кт 73.01.

Начисление процентов по займу

Автоматического документа «начислить проценты по выданному займу» в типовой 1С:Бухгалтерии нет — проценты начисляют вручную, обычно последним числом каждого месяца.

Проценты по займу — это прочий доход, счёт 91.01. Начисляют их проводкой через Операции → Операции, введённые вручную:

Сумму процентов за месяц считают по формуле:

Сумма займа × ставка по договору / 365 (или 366) × число дней пользования в месяце

Пример. Заём 500 000 ₽ под 12% годовых, обычный год (365 дней), в месяце 30 дней: 500 000 × 12% / 365 × 30 = 4 931,51 ₽ за месяц.

День выдачи займа в расчёт процентов не включают, а день возврата — включают. Это важно для первого и последнего месяца: если деньги ушли 10-го числа, проценты за этот месяц считают с 11-го. По умолчанию применяют простые проценты (на тело займа), сложные — только если капитализация прямо прописана в договоре.

Для налога на прибыль проценты по выданному займу — внереализационный доход (статья 250 НК РФ). Признают их ежемесячно на последнее число месяца и на дату возврата — независимо от того, когда проценты реально поступили на счёт.

Беспроцентный заём: НДФЛ с материальной выгоды и риски

Беспроцентный заём кажется простым, но именно здесь возникают скрытые налоги. Отдельного счёта у беспроцентного займа нет — контрагенту он идёт на 76.09, сотруднику на 73.01.

Заём сотруднику без процентов или по низкой ставке. Если ставка по займу меньше 2/3 ключевой ставки ЦБ, у работника возникает материальная выгода от экономии на процентах (статья 212 НК РФ). С неё удерживают НДФЛ по ставке 35% для налоговых резидентов. Организация-заимодавец здесь налоговый агент: матвыгоду считают на последнее число каждого месяца пользования займом и удерживают налог из ближайшей денежной выплаты.

Пример расчёта за месяц. Беспроцентный заём 300 000 ₽, ключевая ставка 16%, в месяце 30 дней:

• 2/3 от ставки: 16% × 2/3 = 10,67%
• матвыгода: 300 000 × 10,67% / 365 × 30 = 2 630,14 ₽
• НДФЛ: 2 630,14 × 35% = 920,55 ₽

Беспроцентный заём между организациями. Прямого налога на прибыль у заимодавца нет: по беспроцентному займу дохода в виде процентов не образуется. Но если заём выдан взаимозависимому лицу, сделка может попасть в контролируемые — тогда налоговая вправе доначислить доход по рыночной ставке. Беспроцентные займы «дружественным» компаниям без деловой цели — классический предмет претензий, поэтому экономическое обоснование и грамотный договор здесь важнее, чем сами проводки.

Возврат займа и закрытие расчётов

Возврат — это зеркало выдачи. Деньги приходят обратно, и задолженность по счёту расчётов закрывается.

Поступление от контрагента оформляют в Банк и касса → Банковские выписки документом Поступление на расчётный счёт с видом операции Возврат займа контрагентом. Тело займа и проценты удобно разнести на две строки, чтобы каждая закрыла свой долг.

Когда заём сотрудника гасится удержанием из зарплаты, отдельного поступления денег нет — долг закрывает проводка Дт 70 Кт 73.01 из ведомости. Если же сотрудник вносит деньги сам, используйте приходный кассовый ордер с видом операции по возврату займа.

При частичном возврате сумму тоже разносят по строкам: сначала гасят начисленные проценты, затем тело займа — если иной порядок не указан в договоре. Каждый частичный платёж уменьшает базу, с которой в следующем месяце считаются проценты, поэтому пересчитывайте начисление после каждого поступления.

При досрочном возврате проценты начисляют по день фактического возврата включительно, а не за весь срок договора. Доначислите их отдельной операцией на дату прихода денег — иначе доход за последние дни потеряется.

После последнего платежа сальдо по договору на счёте расчётов должно обнулиться. Если остаётся копеечный остаток — почти всегда это ошибка округления процентов; её закрывают корректирующей проводкой на 91.

Как заём попадает в бухгалтерскую отчётность

Остаток по выданному займу должен встать в правильную строку баланса — это зависит от срока возврата, а не от счёта.

• Долгосрочный заём (срок возврата больше 12 месяцев после отчётной даты) — строка «Финансовые вложения» (внеоборотные активы) для процентного займа на 58.03 или «Дебиторская задолженность» для беспроцентного.
• Краткосрочный заём (возврат в пределах 12 месяцев) — строка «Финансовые вложения (за исключением денежных эквивалентов)» в оборотных активах или та же дебиторка.

1С распределяет остатки по строкам автоматически по сроку из договора, поэтому срок в карточке договора лучше заполнять сразу. Если заём был долгосрочным, а до возврата осталось меньше года, его переводят в краткосрочные — в типовой конфигурации это делают вручную операцией на отчётную дату или просто корректно показывают в балансе при его формировании.

Начисленные проценты, которые ещё не поступили, тоже дебиторка — они увеличивают строку по расчётам с заёмщиком.

Проверка учёта: какие отчёты смотреть и что часто ломается

Правильность учёта займов проверяют тремя отчётами из раздела Отчёты → Стандартные отчёты:

На что чаще всего спотыкаются:

• 🔴 Процентный заём завели на 76.09, а беспроцентный — на 58.03. Следствие — неверная строка в бухгалтерской отчётности: финвложения не там, где должны быть.
• 🔴 Забыли начислить проценты за последний месяц или на дату возврата. Доход занижен, на 91.01 не хватает суммы.
• 🔴 Выдачу провели как платёж поставщику (60) или выдачу под отчёт (71). Заём «потерялся», на счёте расчётов повис чужой долг.
• 🔴 По займу сотруднику не считают НДФЛ с матвыгоды. При проверке доначислят налог, пени и штраф налоговому агенту.
• 🔴 Беспроцентный заём взаимозависимому лицу без обоснования — риск доначисления процентного дохода.