Расчёт и выплата зарплаты в 1С 8: полный порядок действий

Зарплата в 1С 8 проводится в три приёма: сначала вносят отработанное время и отсутствия, затем документом Начисление зарплаты и взносов считают суммы, НДФЛ и взносы, и в конце выплачивают ведомостью. В ЗУП 3.1 это раздел Зарплата, в Бухгалтерии 3.0 — раздел Зарплата и кадры.

Расчёт делают раз в месяц в последних числах, после того как закрыт табель и оформлены все больничные, отпуска и премии. Ниже — порядок от настроек до проводок, с путями меню и суммами на примере.

С чего начать: настройки и справочники перед расчётом

Если база только внедряется, до первого расчёта зарплаты нужно заполнить несколько справочников. В уже работающей базе этот шаг пропускают — проверяют только изменения.

Что должно быть готово:

• 👤 Сотрудники и их приём на работу. Карточка сотрудника в разделе Кадры → Сотрудники, по каждому проведён документ Приём на работу с окладом или тарифной ставкой.
• 📊 Начисления и удержания. Оклад, премии, надбавки — в Настройка → Начисления. Для типовых компаний всё уже предзаполнено.
• 🏢 Организация и учётная политика. Тариф страховых взносов (общий, МСП, IT и т. д.) задают в Настройка → Реквизиты организации → закладка Учётная политика и другие настройки.
• 📅 Производственный календарь . Проверьте, что год заполнен и перенесены праздники — от него считается норма времени.

Как внести отработанное время и отсутствия сотрудников

1С считает зарплату от нормы времени. Если сотрудник отработал месяц полностью по графику, отдельно вносить ничего не нужно — программа возьмёт полную норму. Отклонения оформляют документами до расчёта зарплаты.

Основные документы отклонений (раздел Кадры или Зарплата):

• Больничный лист — оплата по среднему за 2 года, первые 3 дня за счёт работодателя, остальное из СФР.
• Отпуск — ежегодный оплачиваемый, отпускные считаются от среднего заработка.
• Командировка — средний заработок за дни поездки.
• Отсутствие (болезнь, неявка) — когда причина ещё не подтверждена или оплата не положена.
• Прогул, неявка — для неоплачиваемых дней.

Каждый такой документ не только отмечает дни, но и сразу считает выплату по среднему заработку. Поэтому важен порядок: больничный и отпуск программа оплатит отдельными строками, а в основном начислении уменьшит оклад за дни отсутствия пропорционально норме. Если у сотрудника был отпуск с 1 по 14 число, оклад за месяц начислится только за отработанную вторую половину, а отпускные пройдут своим документом.

Все отсутствия и премии вносите раньше документа начисления. Если провести больничный после расчёта зарплаты, суммы не пересчитаются сами — придётся отменять проведение и считать заново. Это самая частая причина, по которой «не сходится» итоговая сумма за месяц.

Начисление зарплаты, НДФЛ и страховых взносов

Основной документ — Начисление зарплаты и взносов (в ЗУП 3.1: Зарплата → Начисления; в Бухгалтерии 3.0: Зарплата и кадры → Все начисления).

Порядок работы с документом:

1. Создайте документ, укажите месяц начисления и организацию.
2. Нажмите Заполнить — программа подтянет всех сотрудников, их оклады, учтёт отпуска, больничные и норму времени.
3. Проверьте вкладки: Начисления (суммы к оплате), НДФЛ, Взносы, Удержания (алименты, профвзносы).
4. Проведите документ.

НДФЛ. С зарплаты налог исчисляется по прогрессивной шкале: 13 % с годового дохода примерно до 2,4 млн ₽ и выше — по возрастающим ставкам (15, 18, 20, 22 %). Программа считает это автоматически с учётом вычетов из карточки сотрудника.

Важный момент после 2023 года: датой получения дохода в виде зарплаты считается день её выплаты, а не последний день месяца. Поэтому НДФЛ удерживается при каждой выплате — и с аванса, и с окончательного расчёта.

Стандартные вычеты на детей программа применяет сама, если они заведены в карточке сотрудника (Налог на доходы → заявления на вычеты). Вычет действует, пока доход с начала года не превысит установленный предел; дальше программа перестаёт его учитывать автоматически. Если вычет не применяется, первым делом проверьте дату заявления и то, что доход ещё не вышел за лимит.

Страховые взносы. Считаются единым тарифом в СФР (с 2023 года ФСС и ПФР объединены в Социальный фонд России — упоминаю один раз). Общий тариф — 30 % до предельной базы, рассчитанной нарастающим итогом с начала года, и 15,1 % с суммы сверх неё. Взносы на травматизм считаются отдельно по тарифу вашего класса профессионального риска. Для субъектов МСП выплата в пределах полутора МРОТ за месяц облагается по общему тарифу, а часть сверх этой величины — по пониженному.

Программа ведёт базу по взносам и НДФЛ нарастающим итогом автоматически — вручную контролировать переход порогов не нужно, но при приёме сотрудника в середине года проверьте, внесён ли доход с прежнего места работы для стандартных вычетов.

Пример на окладе 80 000 ₽ (один сотрудник, стандартных вычетов нет, годовой доход в пределах первого порога):

Выплата: ведомости и перечисление денег

Зарплату выплачивают не реже чем каждые полмесяца (ТК РФ, ст. 136): аванс за первую половину месяца и окончательный расчёт. Конкретные даты закрепляют в локальном акте, окончательный расчёт — не позднее 15-го числа следующего месяца.

Аванс 1С может считать тремя способами, выбор задаётся в карточке сотрудника или в настройках организации: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за фактически отработанную первую половину месяца. Последний вариант точнее, но требует, чтобы к дате аванса было внесено отработанное время. С аванса удерживается НДФЛ, поэтому «процент от оклада» берут с запасом на налог — обычно около 40 % от оклада, чтобы итоговый расчёт не ушёл в минус.

На выплату формируют ведомость (раздел Выплаты в ЗУП или Зарплата и кадры → Ведомости... в Бухгалтерии). Выбор документа зависит от способа:

• Ведомость в банк — выплата по зарплатному проекту, формируется файл для банка.
• Ведомость на счета — перечисление на личные счета сотрудников (у каждого свой банк).
• Ведомость в кассу — выплата наличными через кассу.

Как оформить:

1. Создайте ведомость, укажите месяц и способ выплаты (аванс или зарплата за месяц).
2. Нажмите Заполнить — суммы подтянутся с учётом уже удержанного НДФЛ.
3. Проверьте колонку К выплате по каждому сотруднику.
4. Проведите ведомость. После фактического перечисления в банке/кассе проведите Списание с расчётного счёта или Выдачу наличных.

После выплаты формируется уведомление об исчисленных суммах НДФЛ и взносов для налоговой. НДФЛ входит в уведомление дважды в месяц: отдельно за период с 1 по 22 число и за период с 23 по последнее число месяца. Страховые взносы показывают в уведомлении по итогам месяца (кроме третьего месяца квартала, когда их видно из расчёта по взносам). Суммы перечисляются единым налоговым платежом на ЕНС, откуда налоговая распределяет их по уведомлениям и отчётам.

В ЗУП уведомление по НДФЛ формируется в разделе Налоги и взносы, в Бухгалтерии — в списке Отчёты → Уведомления. Проверьте, что сумма в уведомлении совпадает с удержанным НДФЛ из проведённых ведомостей за соответствующий период.

Проводки: как зарплата попадает в бухучёт

Если расчёт ведётся в ЗУП, результат переносится в Бухгалтерию документом Отражение зарплаты в бухучёте, а затем через синхронизацию попадает в проводки. Если зарплата считается прямо в Бухгалтерии 3.0, проводки формирует сам документ начисления.

Способ учёта (счёт затрат) задаётся в Настройка → Отражение зарплаты в бухучёте: для производства обычно счёт 20, для управленцев — 26, для торговли — 44. Способ отражения можно привязать к подразделению, начислению или конкретному сотруднику — тогда зарплата разных отделов автоматически разложится по нужным счетам затрат без ручных корректировок.

Для проверки корректности начислений используют отчёт Анализ зарплаты по сотрудникам и Расчётный листок (раздел Зарплата → Отчёты по зарплате). Сверить начисленное с выплаченным и с остатком по счёту 70 помогает оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 в Бухгалтерии: кредитовый оборот — начислено, дебетовый — удержано и выплачено, конечное сальдо — долг перед сотрудниками на конец месяца.

Если расчёт и бухучёт ведутся в разных базах, проверьте настройку синхронизации (Администрирование → Синхронизация данных). Частая причина расхождений — выгрузка прошла, а Отражение зарплаты в бухучёте не перепроведено после правок в ЗУП. Тогда в Бухгалтерии остаются старые суммы, и ОСВ по счёту 70 не сходится с расчётным листком.

Частые ошибки при расчёте зарплаты

Ошибки, из-за которых суммы или отчётность расходятся:

• Отсутствия внесены после начисления. Больничный или отпуск провели позже документа Начисление зарплаты и взносов — суммы не пересчитались. Решение: перепровести начисление за месяц.
• Не закрыт месяц у предыдущего документа. Два документа начисления за один месяц дают задвоение. Проверьте, что за месяц один итоговый расчёт.
• НДФЛ «завис» без выплаты. После перехода на выплату-дату налога НДФЛ фиксируется в учёте только при проведении ведомости и подтверждении выплаты. Если ведомость не проведена, в отчёте 6-НДФЛ суммы не сойдутся.
• Неверный счёт затрат. Зарплата попала не на тот счёт (например, 26 вместо 20) — поправьте Отражение зарплаты в бухучёте, а не вручную проводку.
• Расхождение ЗУП и Бухгалтерии. После изменения в ЗУП забыли перенести данные — запустите синхронизацию и перепроведите Отражение зарплаты в бухучёте.

Частые вопросы