Договоры в 1С Бухгалтерии: от карточки до взаиморасчётов

Договоры в 1С Бухгалтерии живут в справочнике Справочники → Договоры и подчинены контрагенту: у одного контрагента их может быть сколько угодно. Главное поле в карточке — вид договора: именно он определяет, в каких документах договор вообще появится в списке выбора и как лягут проводки по расчётам.

От договора зависит не только название в документе. Он задаёт валюту расчётов, счета учёта по умолчанию, порядок зачёта авансов и срок оплаты, по которому программа считает просроченную задолженность. Ошиблись с видом — документ не даст выбрать договор; забыли про валюту — получите пересчёт не по тому курсу.

Ниже — как заполнить карточку, чем отличаются виды договоров, как настроить ведение взаиморасчётов и зачёт авансов и какими отчётами всё это проверить.

Карточка договора: что заполнить при создании

Новый договор удобнее заводить прямо из карточки контрагента: откройте Справочники → Контрагенты, выберите контрагента и перейдите по ссылке Договоры. Тогда организация и контрагент подставятся сами.

Обязательный минимум в карточке:

• 🔹 Вид договора — с поставщиком, с покупателем, с комиссионером и т. д. Меняется только в новом, непроведённом по документам договоре.
• 🔹 Номер и дата — реквизиты бумажного договора; попадают в печатные формы и акты сверки.
• 🔹 Валюта расчётов — рубли по умолчанию. Для валютного договора выбирается нужная валюта, и суммы в документах будут пересчитываться по курсу на дату.
• 🔹 Ведение взаиморасчётов — по договору в целом или по расчётным документам (разберём ниже).
• 🔹 Срок оплаты — число дней, по которому считается плановая дата платежа и просрочка.

Счета учёта расчётов (60.01/60.02 для поставщиков, 62.01/62.02 для покупателей) подставляются автоматически по виду договора. Трогать их нужно только в нестандартных ситуациях — например, когда расчёты ведутся через счёт 76.

Отдельно стоит задать статью движения денежных средств по умолчанию. Она подставится в платёжный документ и попадёт в отчёт о движении денежных средств — без неё придётся заполнять статью вручную в каждой оплате.

Если у контрагента несколько договоров, один из них можно пометить как основной — тогда именно он будет подставляться в новые документы первым. Это экономит время, когда 95% операций идёт по одному договору, а остальные — редкие исключения.

Виды договоров и на что они влияют

Вид договора — это не формальность. Он управляет тем, где договор доступен и как формируются движения по счетам.

Основные виды в 1С Бухгалтерии:

Если выбрать вид «с поставщиком», договор не появится в списке при оформлении реализации покупателю — программа фильтрует договоры по виду документа. Это первая причина, по которой «договор пропал» из выбора.

Для комиссионной торговли в карточке добавляются поля способа расчёта вознаграждения (процент от суммы продаж, процент от разницы или не рассчитывается) и счёта учёта доходов. Эти настройки включают автоматический расчёт комиссии в отчёте комитенту и отчёте комиссионера.

Договоры займа и прочие расчёты, не связанные с куплей-продажей, оформляют видом Прочее — расчёты по нему идут через счёт 76. Проценты и тело займа при этом учитываются вручную выбранными счетами (66, 67, 58), а сам договор служит аналитикой для сверки.

Срок оплаты и контроль дебиторской задолженности

Контроль долгов начинается с поля Срок оплаты в карточке договора. Указали, скажем, 10 дней — и программа по каждому документу вычисляет плановую дату платежа: дата отгрузки плюс срок. После этой даты долг считается просроченным.

Срок можно переопределить в конкретном документе реализации или поступления — значение из карточки работает как настройка по умолчанию.

Что даёт заполненный срок оплаты:

1. Платёжный календарь показывает, когда и сколько должны заплатить вам и сколько должны вы — с разбивкой по датам.
2. Отчёты по задолженности делят долг на текущий и просроченный, с интервалами (до 10 дней, 10–30 и т. д.).
3. Акт сверки и оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 показывают остаток в разрезе договоров.

Если расчёты валютные, плановую сумму программа пересчитает по курсу, а курсовые разницы при оплате сформирует отдельными проводками по счёту 91.

Практический приём: заведите срок оплаты сразу при создании договора, а не «когда понадобится». Задним числом он не пересчитает уже проведённые документы — плановая дата у них останется пустой, и в платёжном календаре эти суммы не появятся. Переставлять срок придётся вручную в каждом документе.

Как договор подставляется в документы

Отдельной кнопки «создать документ из договора» в Бухгалтерии нет. Связь работает иначе: вы выбираете договор в документе, и он автоматически подтягивает нужные настройки.

Что подставляется из договора при выборе его в поступлении или реализации:

• счета учёта расчётов и авансов;
• ставку и порядок учёта НДС (в сумме или сверху);
• валюту и правило пересчёта;
• срок оплаты для плановой даты платежа;
• статью движения денежных средств по умолчанию — она попадёт в платёжный документ.

Чтобы быстро оформить связанный документ, используйте Создать на основании в панели документа-источника. Например, из поступления товаров вводится счёт-фактура или возврат поставщику, из реализации — счёт покупателю или корректировка. Договор при этом переносится автоматически и менять его не нужно.

Из карточки договора можно сразу посмотреть связанные документы и расчёты — кнопка отчёта по договору в командной панели открывает обороты и остатки, не выходя в общий список. Это удобно, когда нужно быстро понять, сколько контрагент должен именно по этому договору, а не в целом.

Так работает вся цепочка: один раз настроенный договор задаёт правила для десятков документов. Поэтому время, потраченное на карточку, окупается — не придётся править счета учёта и НДС в каждой накладной вручную.

Взаиморасчёты и зачёт авансов

В карточке есть переключатель Ведение взаиморасчётов, и от него зависит, как программа гасит авансы.

• По договору в целом — аванс автоматически зачитывается в счёт любой отгрузки по этому договору. Самый частый и удобный вариант.
• По расчётным документам — каждый аванс и каждая отгрузка живут отдельно, зачёт нужно указывать вручную (в документе выбирается, какой именно аванс гасим). Нужен, когда контрагент платит строго под конкретные счета.

При получении аванса от покупателя программа формирует движения по счёту 62.02, а при отгрузке автоматически делает зачёт. Типовой набор проводок выглядит так:

Для аванса поставщику учёт НДС с предоплаты ведётся симметрично на счёте 76.ВА: при получении счёта-фактуры на аванс налог принимается к вычету, а при поступлении товара восстанавливается. Так же, как и у покупателя, зачёт должен пройти в рамках одного договора.

Автоматический зачёт срабатывает, если в документе в поле Зачёт аванса стоит значение «Автоматически». При значении «Не зачитывать» аванс останется висеть на 62.02, и вычет НДС с аванса не закроется — частая причина расхождений в декларации.

НДС с полученного аванса начисляется в день получения денег (статья 167 НК РФ), а принимается к вычету в периоде отгрузки — поэтому важно, чтобы зачёт прошёл в том же договоре.

Зачесть аванс, полученный по одному договору, в счёт отгрузки по другому договору того же контрагента автоматически нельзя. Для этого используют документ Корректировка долга с видом операции «Зачёт авансов» или «Перенос задолженности» — он вручную переносит сумму с одного договора на другой.

Отчёты и проверка расчётов по договорам

Проверять состояние расчётов удобнее всего в разрезе субконто «Договоры». Основные инструменты:

1. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) для 60 или 62. В настройках включите группировку по субконто «Контрагенты» и «Договоры» — увидите остаток по каждому договору и сразу заметите, где аванс не зачёлся.
2. Акт сверки расчётов (Покупки → Акт сверки расчётов или Продажи → Акт сверки расчётов). Формируется по контрагенту, при необходимости — по конкретному договору. Даёт печатную форму для подписи.
3. Анализ субконто (Отчёты → Анализ субконто) по виду субконто «Договоры» — покажет обороты и остатки по всем счетам в разрезе одного договора.
4. Отчёты по задолженности (в разделе отчётов для руководителя) — делят долг на текущий и просроченный по сроку оплаты из договора.

Для сверки развёрнутого сальдо (когда нужно видеть и долг, и аванс отдельно) в настройках ОСВ включите детализацию по субсчетам и уберите свёртку сальдо — программа покажет 62.01 и 62.02 раздельно.

Перед закрытием месяца и сдачей отчётности есть смысл пройтись по расчётам экспресс-проверкой: обработка Отчёты → Экспресс-проверка в разделе ведения учёта по НДС ловит авансы без начисленного НДС и незачтённые предоплаты — ровно те ситуации, где виноват неверно настроенный договор. Это быстрее, чем вручную сверять каждую ОСВ.

Частые вопросы