Устройство 1С:Общепит: от техкарты до отчёта о продажах

1С:Общепит работает по простой цепочке: продукты приходуются на склад по закупочной цене, блюдо описывается технологической картой, продажа блюда на кассе зала списывает сырьё по нормам этой карты, а программа считает себестоимость и наценку каждой позиции меню. Всё остальное — инвентаризации, заказы поставщикам, аналитика — строится вокруг этой цепочки.

Программа предназначена для ресторанов, кафе, баров, столовых, фабрик-кухонь и сетей. Разрабатывает и сопровождает её фирма «1С-Рарус» на платформе 1С:Предприятие 8.3. Расхождения в учёте почти всегда возникают на стыке её частей: кассы, техкарт и склада.

Из чего состоит система: бэк-офис и зал

Автоматизация общепита в 1С почти всегда делится на два контура. У каждого своя задача и свои пользователи.

Фронт-офис — отдельное приложение на кассовом терминале. Оно должно работать, даже если связь с центральной базой пропала: гость не будет ждать, пока восстановится интернет. Поэтому касса хранит у себя копию меню и цен, а продажи копит локально.

Обмен идёт в обе стороны:

• 📤 из бэк-офиса в зал — меню, цены, модификаторы, скидки, сотрудники и их права;
• 📥 из зала в бэк-офис — чеки, возвраты, отказы, данные закрытых смен;
• 🔄 по итогам смены в бэк-офисе формируются документы реализации, и по ним списывается сырьё.

В сети ресторанов схема та же, только бэк-офис ведётся в одной базе на все точки. Каждое заведение — отдельное подразделение со своим складом, кухней и кассами. Управляющий видит общую картину, а шеф конкретной точки — свою кухню.

Технологические карты и себестоимость блюда

Это сердце программы. Без правильных техкарт остатки на складе и себестоимость будут фикцией, как бы аккуратно ни вела учёт касса.

Что содержит техкарта

Для каждого блюда или полуфабриката задаётся:

1. 🥩 Состав — список продуктов и полуфабрикатов.
2. ⚖️ Масса брутто и нетто каждого ингредиента.
3. 🔥 Потери при холодной и тепловой обработке.
4. 🍽️ Выход готового блюда (например, 250 г или 1 порция).
5. 📅 Период действия — техкарта может меняться, например, при смене сезона или поставщика.

Брутто — сколько продукта берут со склада. Нетто — сколько остаётся после чистки и разделки. Выход — сколько весит блюдо после варки или жарки. Списание со склада идёт по брутто, поэтому ошибка в процентах отходов сразу искажает остатки.

Пример расчёта

Салат с курицей, выход 200 г. Цены — текущая учётная стоимость на складе.

При цене в меню 390 ₽ наценка составит 310 ₽, а фудкост — 80 / 390 ≈ 20,5 %.

Полуфабрикаты удобно выносить в отдельные техкарты. Соус, бульон или отварное мясо описывают один раз, а затем подставляют в десятки блюд. Сменилась цена курицы — пересчитается себестоимость всех блюд, где есть отварное филе.

Как считается себестоимость

Программа берёт стоимость продуктов по способу оценки запасов, выбранному в учётной политике, и раскладывает её по нормам техкарты. На практике есть две разные цифры:

• 📐 плановая себестоимость — по техкарте и текущим ценам, ей пользуются при утверждении меню и цен;
• 📊 фактическая — по реальному списанию за период, её видно после закрытия месяца и инвентаризации.

Разрыв между ними — главный показатель для шефа и управляющего. Если плановый фудкост 25 %, а фактический 32 %, значит, на кухне перерасход, хищения или техкарты устарели.

Как программа обслуживает зал и кассу

Кассовая программа зала живёт своей жизнью, но её логика жёстко связана с бэк-офисом.

Путь заказа

1. Официант открывает заказ на стол и добавляет блюда из меню.
2. Выбирает модификаторы: прожарка, «без лука», дополнительный соус. Платные модификаторы могут списывать свои продукты.
3. Заказ уходит на кухню или бар — бегунком на принтер цеха или на кухонный экран.
4. Гость просит счёт: печатается пречек, применяются скидки и бонусы.
5. Оплата наличными, картой или смешанно; касса пробивает фискальный чек.
6. В конце дня кассир закрывает смену, и данные уходят в бэк-офис.

Что настраивается для зала

• 🗺️ Схема зала со столами и зонами (веранда, бар, VIP).
• 🧾 Разные меню: основное, бизнес-ланч, банкетное, доставка.
• 💳 Типы оплат и скидок: процент, фиксированная сумма, счастливые часы, скидка по карте гостя.
• 👤 Права сотрудников: кто может удалить блюдо из пробитого заказа, кто даёт скидку, кто закрывает смену.

Отказы — удаление блюда после отправки на кухню — фиксируются отдельно с причиной. Блюдо, которое уже приготовили, но гость отказался, нужно списать как потерю. Иначе сырьё «зависнет» и всплывёт недостачей на инвентаризации.

Склад, производство и инвентаризация в общепите

Складской учёт в ресторане отличается от магазина: товар не продаётся как есть, а превращается в блюда.

Движение продуктов

Учёт по цехам решает спорные ситуации. Если кухня и бар — разные места хранения, недостача водки не размоется по общему складу, а будет видна у конкретного бармена.

Инвентаризация

В общепите инвентаризацию делают чаще, чем в рознице: раз в неделю по бару и дорогим продуктам, раз в месяц — полную. Порядок такой:

1. Закройте все кассовые смены и дождитесь обмена.
2. Проведите все поступления, перемещения и выпуски за период.
3. Сформируйте документ инвентаризации по складу или цеху — программа заполнит учётные остатки.
4. Внесите фактические количества: взвешенные продукты, вскрытые бутылки по объёму.
5. Проанализируйте расхождения до проведения.
6. Отразите излишки и недостачи.

Недостачу в пределах норм естественной убыли списывают на расходы. Сверхнормативная — повод разбираться с материально ответственным лицом.

Подключение кассы, весов и другого оборудования

Без оборудования ресторан не работает , и 1С:Общепит рассчитана на подключение типового набора.

• 🧾 Фискальный регистратор или онлайн-касса — обязательна по 54-ФЗ для расчётов с гостями. Чеки уходят в ОФД.
• 🖨️ Принтеры чеков и бегунков — по одному на каждый цех, чтобы горячее не печаталось на баре.
• 💳 Банковский терминал — для оплаты картой, интегрированный с кассой, чтобы сумма не вводилась вручную.
• ⚖️ Весы — на кухне для приёмки и выпуска, в зале для весовых блюд.
• 📷 Сканеры штрихкодов — для приёмки, маркированной продукции и бонусных карт.
• 🖥️ Кухонные экраны вместо бумажных бегунков — видно время ожидания каждого заказа.

Подключение идёт через драйверы оборудования: сначала драйвер ставится на компьютер, где стоит устройство, затем экземпляр подключаемого оборудования добавляется в настройках программы и проверяется тестовой операцией.

Алкоголь и маркировка

Ресторан с лицензией на алкоголь обязан работать с ЕГАИС: подтверждать приход и фиксировать вскрытие бутылок крепкого алкоголя. Для этого на точке нужен универсальный транспортный модуль (УТМ) и ключ с электронной подписью.

Разливное пиво и некоторые другие товары подлежат маркировке «Честный знак». При подключении кега к оборудованию налива его код выводят из оборота — это тоже требует связки учётной программы с системой маркировки.

Какие отчёты нужны ресторану и что в них смотреть

Отчёты в 1С:Общепит отвечают на четыре главных вопроса управляющего.

ABC-анализ меню

Полезно разложить блюда по двум осям: популярность и маржа. Получится четыре группы:

• ⭐ популярные и маржинальные — держать и продвигать;
• 🐴 популярные, но с низкой маржой — пересмотреть техкарту или цену;
• 🧩 маржинальные, но редкие — переместить в меню, предлагать официантам;
• 🐕 редкие и малоприбыльные — кандидаты на вывод из меню.

Данные для такой раскладки уже есть в программе: количество продаж из кассы и себестоимость из техкарт.

Средний чек и посещаемость

Средний чек считается как выручка, делённая на число чеков; на одного гостя — выручка, делённая на число гостей. При выручке 450 000 ₽ за неделю и 1 500 чеков средний чек составит 300 ₽. Если гостей было 2 250, то на гостя приходится 200 ₽. Падение среднего чека при стабильном потоке — сигнал смотреть работу официантов и состав меню.

Что проверить перед запуском 1С:Общепит

Большинство проблем первых месяцев закладываются на старте. Список того, что лучше сделать до первой смены:

1. 🗂️ Нормативно-справочная информация. Единицы измерения продуктов: закупают коробками и бутылками, списывают килограммами и литрами. Коэффициенты пересчёта задаются сразу.
2. 📖 Техкарты на все блюда меню. Блюдо без техкарты продаётся, но ничего не списывает — остатки уплывают с первого дня.
3. 🏁 Начальные остатки. Перед вводом — полная инвентаризация, а не перенос «из тетрадки».
4. 👥 Роли и права. Кто правит цены, кто утверждает техкарты, кто проводит инвентаризацию.
5. 🔌 Тестовые продажи. Несколько заказов с оплатой картой, отказом и возвратом — до открытия, а не в первую пятницу.

Где чаще всего ошибаются

• ❌ Один склад на всё заведение — нельзя понять, где недостача: на кухне или в баре.
• ❌ Потери при обработке не заданы — брутто равно нетто, остатки занижены на десятки процентов.
• ❌ Модификаторы без привязки к продуктам — «двойной сыр» продаётся, но сыр не списывается.
• ❌ Питание персонала не оформляется — превращается в недостачу по каждой инвентаризации.

Частые вопросы