Устройство 1С:УНФ изнутри: от заказа до закрытия месяца

1С:УНФ (Управление нашей фирмой) работает как единая база управленческого учёта малого бизнеса: каждый документ при проведении пишет движения в регистры, а все отчёты — по складу, деньгам, долгам и прибыли — строятся из этих регистров. Бухгалтерских счетов и проводок в УНФ нет, регламентированную бухгалтерию обычно ведут в 1С:Бухгалтерии, куда УНФ передаёт данные через синхронизацию.

Типичная ситуация: владелец магазина видит в отчёте о прибыли странную маржу, а менеджер клянётся, что всё «провёл». Почти всегда причина в одном из трёх мест: документ не проведён, месяц не закрыт или нужная функция выключена в настройках. Чтобы находить такие вещи за минуты, полезно понимать логику работы программы целиком.

Архитектура 1С УНФ: справочники, документы и регистры

УНФ написана на платформе 1С:Предприятие 8.3 и использует интерфейс «Такси». Внутри — та же модель данных, что и у других типовых решений 1С:

Ключевой принцип: отчёт видит только проведённые документы. Записанный, но не проведённый документ лежит в журнале, но в остатках и деньгах его нет.

Функциональные опции: почему у всех «разная» УНФ

Программа изначально содержит производство, зарплату, CRM, валюты, несколько организаций и складов. Но большинство этих блоков выключено флажками в разделе Настройки. Пока опция не включена, соответствующие документы, поля и пункты меню скрыты.

• 🏭 Не видите документов производства — не включён учёт производства.
• 💱 Нет поля «Валюта» в заказе — не включён учёт в валюте.
• 🏢 Нет выбора организации — в базе ведётся учёт по одной организации.
• 📦 Нет складских ячеек и характеристик — выключены соответствующие опции склада.

Учёт по компании и по организациям

УНФ умеет вести несколько юрлиц и ИП в одной базе. Для управленческих отчётов можно смотреть данные по фирме в целом, а для взаиморасчётов и документов — по каждой организации отдельно. Это удобно, когда бизнес ведётся через ИП и ООО одновременно, а собственнику нужна одна общая картина.

Цепочки документов в УНФ: как один заказ превращается в отгрузку и оплату

Документооборот в УНФ строится вокруг заказа. Остальные документы вводятся на основании предыдущих, и программа сама переносит в них контрагента, товары, цены и ссылку на заказ.

Типовая цепочка продажи:

1. Заказ покупателя — фиксирует, что и по какой цене хочет клиент. Может резервировать товар.
2. Счёт на оплату — печатная форма для клиента, движений по деньгам не делает.
3. Поступление на счёт или Поступление в кассу — оплата, закрывает долг клиента.
4. Расходная накладная — отгрузка, списывает товар со склада и формирует выручку.

Закупка устроена зеркально: Заказ поставщику → оплата (Расход со счёта или Расход из кассы) → Приходная накладная.

Что происходит при проведении

Каждый документ пишет движения сразу в несколько регистров. Например, расходная накладная на 10 стульев по 2 500 ₽:

• 📦 уменьшает остаток «Запасы» на складе на 10 шт.;
• 💰 увеличивает долг покупателя на 25 000 ₽ (или закрывает его, если была предоплата);
• 📈 отражает выручку 25 000 ₽ в данных о доходах;
• 📋 закрывает строки заказа покупателя по отгрузке.

Посмотреть, куда «упал» документ, можно из его формы: в меню Ещё есть просмотр движений документа, а команда «Структура подчинённости» показывает всю цепочку — заказ, счёт, оплаты, отгрузки.

Заказ как центр управления

Заказ в УНФ — не просто бумажка. По нему видно состояние: сколько оплачено, сколько отгружено, что ещё в резерве. Для услуг и ремонта используется Заказ-наряд: в нём одновременно указываются работы, исполнители и израсходованные материалы. Это удобно автосервисам, мастерским, сервисным центрам.

Склад и себестоимость в 1С УНФ

Складской учёт ведётся в документе-ориентированной модели: каждое движение товара — отдельный документ.

Склады бывают оптовые и розничные. Для розницы с онлайн-кассой используются кассовые смены и чеки ККМ, по итогам смены формируется отчёт о розничных продажах.

Как считается себестоимость

Здесь кроется главное отличие УНФ от простых программ складского учёта. В момент отгрузки программа списывает товар по оценочной стоимости. Фактическая себестоимость рассчитывается при закрытии месяца: программа берёт все поступления, дополнительные расходы (доставка, таможня) и пересчитывает себестоимость по средней.

Пример. В октябре пришло 100 стульев по 1 200 ₽ и ещё 50 по 1 500 ₽. Средняя себестоимость: (100 × 1 200 + 50 × 1 500) / 150 = 195 000 / 150 = 1 300 ₽. Продали 10 стульев по 2 500 ₽ — валовая прибыль составит 25 000 − 13 000 = 12 000 ₽. Но увидите вы эту цифру корректно только после закрытия октября.

Производство

Если включено производство, появляются спецификации (из чего собирается изделие), заказы на производство и документ Производство для сборки и разборки. Материалы списываются по спецификации, а себестоимость готовой продукции складывается из материалов и распределённых расходов — тоже при закрытии месяца.

Планирование и бюджеты: что УНФ умеет считать наперёд

Учёт в УНФ отвечает на вопрос «что было», а блок планирования — на вопрос «что будет».

• 📊 План продаж — сколько и чего планируете продать за период, с последующим сравнением с фактом.
• 💵 Бюджеты — план доходов, расходов и движения денег по статьям.
• 📅 Платёжный календарь — ожидаемые поступления по заказам покупателей и платежи по заказам поставщикам. Показывает кассовые разрывы до того, как они случились.
• 🛒 Потребность в закупках — программа сопоставляет заказы клиентов с остатками и предлагает, что заказать у поставщиков.
• 🏭 Планирование производства — загрузка ресурсов и сроки выполнения заказов на производство.

Планирование работает только при дисциплине в заказах. Если менеджеры продают «напрямую» расходными накладными без заказа, платёжный календарь и потребности в закупках будут пустыми или неполными.

Права доступа в 1С УНФ: профили и группы

Права в УНФ настраиваются через стандартный механизм профилей групп доступа, общий для современных конфигураций 1С. Пользователи добавляются в разделе настроек, в блоке пользователей и прав.

Логика трёх уровней:

1. Профиль — набор разрешённых действий: например, «Продажи», «Склад», «Кассир», «Полные права». В поставке есть готовые профили, их можно копировать и дорабатывать.
2. Группа доступа — профиль, применённый к конкретным людям. Можно сделать две группы на одном профиле, но с разными ограничениями.
3. Ограничения на уровне записей — если включены, менеджер видит, например, только документы своей организации или своего склада.

Обмен данными: банк, бухгалтерия, сайт и маркетплейсы

УНФ редко работает в одиночку. Основные направления интеграции:

• 🏦 Банк — загрузка выписок и отправка платёжек через файл обмена или прямую интеграцию с банком (DirectBank), если ваш банк её поддерживает.
• 📒 1С:Бухгалтерия — синхронизация данных: первичка из УНФ уходит в бухгалтерскую базу, где формируются проводки и отчётность. Настраивается в разделе синхронизации данных.
• 🌐 Интернет-магазин — обмен товарами, ценами, остатками и заказами с сайтом по стандартному протоколу CommerceML.
• 🛍 Маркетплейсы — в актуальных релизах есть встроенные интеграции с крупными площадками: загрузка заказов, выгрузка остатков и цен.
• 📄 ЭДО — обмен электронными документами с контрагентами через сервис 1С-ЭДО.
• 🧾 Торговое оборудование — онлайн-кассы, сканеры штрихкодов, весы через подключаемое оборудование.
• 📱 Мобильное приложение — работа с заказами и клиентами с телефона с синхронизацией с основной базой.

Где обычно ломается обмен с бухгалтерией

Самая частая проблема — справочники. Если в УНФ и в Бухгалтерии один и тот же контрагент заведён дважды с разными ИНН или без ИНН, синхронизация создаёт дубли. Перед первым обменом проверьте:

Справочники лучше вести в одной базе — обычно в УНФ, потому что там их создают менеджеры. Бухгалтер в этом случае правит только бухгалтерские реквизиты.

Закрытие месяца в УНФ и запрет изменения данных

Регламентные операции собраны в обработке закрытия месяца. Она выполняет несколько шагов по порядку:

1. Расчёт фактической себестоимости запасов и продукции.
2. Распределение косвенных расходов (аренда цеха, коммунальные услуги) на себестоимость или финансовый результат.
3. Переоценка валютных остатков и расчётов, если ведётся учёт в валюте.
4. Определение финансового результата за месяц.

После закрытия отчёт о прибылях и убытках показывает реальную маржу. Если задним числом исправили документ закрытого месяца, закрытие нужно выполнить заново — иначе себестоимость останется рассчитанной по старым данным.

Даты запрета изменения

Чтобы прошлые месяцы никто не трогал, в разделе настроек пользователей и прав задаётся дата запрета изменения данных. Её можно задать общую для всех или отдельно по пользователям и организациям.

• 🔒 Менеджерам — запрет с первого числа текущего месяца.
• 🔓 Главному бухгалтеру или руководителю — более ранняя дата или без ограничения, чтобы вносить исправления.

Частые вопросы об устройстве УНФ