Устройство 1С:УТ 11: склад, продажи, закупки, цены и права
Содержание
1С:Управление торговлей 11 работает по одной схеме: каждое событие в торговле — заказ, приход, отгрузка, оплата — оформляется документом, а документ при проведении пишет движения в регистры. Из регистров строятся остатки, взаиморасчёты, себестоимость и все отчёты. Если понять эту цепочку «документ → регистр → отчёт», становится ясно, как работает 1С Управление торговлей в любом разделе.
Типичная ситуация: компания переходит с Excel или с «Бухгалтерии» на УТ, и через неделю менеджеры спрашивают, почему товар есть на складе, а продать его нельзя. Ответ почти всегда в устройстве программы: резерв, ордерная схема или условия продаж.
Как устроена УТ 11: платформа, данные и разделы
УТ 11 — типовая конфигурация на платформе 1С:Предприятие 8.3. Это управляемое приложение с интерфейсом «Такси». Работать с ним можно через тонкий клиент, веб-браузер или опубликованную базу.
Варианты размещения базы
| Вариант | Когда подходит | Что учесть |
|---|---|---|
| Файловая база | 1–5 пользователей, одна точка | Простая установка, но растёт риск блокировок при одновременной работе |
| Клиент-сервер (MS SQL или PostgreSQL) | От 5–10 пользователей, обмены, фоновые задания | Нужен сервер 1С и СУБД, лицензии на сервер |
| Облако (аренда, 1С:Фреш) | Нет своего сервера | Ограничения на доработки и внешние обработки зависят от провайдера |
Из чего состоят данные
- 📚 Справочники — номенклатура, партнёры, контрагенты, склады, организации, виды цен.
- 📄 Документы — фиксируют хозяйственные операции. Пока документ не проведён, на учёт он не влияет.
- 📊 Регистры — накапливают итоги: остатки товаров, долги клиентов и поставщикам, цены на дату.
- 📈 Отчёты — читают регистры и показывают срезы.
Отсюда первое практическое правило. Если отчёт показывает «не то», ищите документ, который сделал движения, а не правьте отчёт. В большинстве отчётов УТ ячейка раскрывается до документов-регистраторов двойным щелчком.
Функциональные опции: почему «нет раздела»
УТ 11 собрана из блоков, которые включаются галочками. Пока опция выключена, соответствующих документов и полей в интерфейсе нет. Настройки находятся в разделе НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов, дальше — по вкладкам: продажи, закупки, склад и доставка, казначейство и т. д.
Перед тем как искать «пропавший» документ или реквизит, проверьте функциональные опции. Чаще всего дело в них, а не в правах.
Партнёр и контрагент — ключевое отличие УТ
В «Бухгалтерии» есть только контрагенты. В УТ 11 их два уровня:
- 🤝 Партнёр — с кем вы работаете по бизнесу: клиент, поставщик, конкурент. Под партнёром ведутся сделки, контакты, условия.
- 🏢 Контрагент — юридическое лицо или ИП с ИНН, на которое оформляются документы.
У одного партнёра может быть несколько контрагентов, например холдинг с тремя юрлицами. Взаиморасчёты по умолчанию видны в разрезе партнёра. Это удобно менеджеру и иногда сбивает бухгалтера, привыкшего к БП.
Складской учёт и логистика в 1С УТ
Склад в УТ 11 можно настроить на трёх уровнях сложности. Уровень выбирается в карточке склада, и разные склады одной базы могут работать по-разному.
Три схемы работы склада
- Простая схема. Документ «Приобретение товаров и услуг» сразу увеличивает остаток, «Реализация товаров и услуг» — уменьшает. Подходит маленькому складу, где менеджер и кладовщик — один человек.
- Ордерная схема. Коммерческий документ и складская операция разделены. Менеджер оформляет приобретение, кладовщик — приходный ордер на товары. При отгрузке — расходный ордер. Включается флажками ордерной схемы при поступлении и при отгрузке в карточке склада.
- Адресное хранение. Поверх ордерной схемы добавляются ячейки: зоны, стеллажи, ярусы. Товар размещается и отбирается по ячейкам, появляются задания на отбор и размещение.
При ордерной схеме у товара фактически два остатка: «по документам организации» и «по складу». Пока ордер не оформлен, они расходятся. Это не ошибка, а нормальное состояние «товар оформлен, но ещё не принят».
Внутренние складские операции
- 🔄 Перемещение товаров — между складами, в том числе с промежуточным этапом «в пути».
- 📋 Пересчёт товаров — инвентаризация. По её итогам оформляют оприходование излишков и списание недостач.
- 🗑️ Списание — на расходы с указанием статьи.
- 📦 Сборка (разборка) товаров — комплекты из нескольких позиций.
Доставка
В разделе Склад и доставка можно планировать доставку: указывать способ, адрес, время и собирать задания на перевозку для водителей. Если доставку делает транспортная компания, достаточно отметить способ в заказе.
Продажи и работа с клиентами (CRM)
Продажа в УТ 11 обычно идёт по цепочке:
- Сделка или интерес клиента (если используется CRM).
- Заказ клиента — резерв товара, согласованные цены и сроки.
- Оплата или счёт на оплату.
- Реализация товаров и услуг — отгрузка и переход права собственности.
- Возврат, если клиент вернул товар.
Заказ не обязателен. Можно сразу оформить реализацию, если отгружаете со склада «здесь и сейчас».
Соглашения: откуда берутся цены и условия
Соглашение с клиентом (условия продаж) задаёт вид цен, валюту, порядок оплаты, график платежей и склад по умолчанию. Его можно сделать типовым — для всех клиентов категории, например «Опт от 100 000», — или индивидуальным.
Когда менеджер выбирает партнёра в заказе, программа подставляет соглашение, а из него — цены. Отсюда частый вопрос: «почему цена в заказе не та». Проверьте соглашение и вид цен в нём, а не номенклатуру.
Резерв и обеспечение
В строке заказа задаётся вариант обеспечения: отгрузить со склада, резервировать, обособленно и т. д. Зарезервированный товар виден в остатке, но не доступен для других заказов. Отсюда и «товар есть, а продать нельзя».
Закрывайте неактуальные заказы. Открытые заказы годовой давности держат резервы и искажают доступный остаток.
Возможности CRM
- 📇 Карточка партнёра с контактными лицами, историей взаимодействий и документами.
- 📞 Взаимодействия: звонки, встречи, письма, привязанные к партнёру и сделке.
- 🎯 Сделки с клиентами с этапами — воронка продаж.
- 🗓️ Задачи и напоминания для менеджеров.
- 📊 Анализ воронки и причин проигрыша сделок.
Набор CRM-возможностей в УТ — для отдела продаж средних масштабов. Если нужен глубокий маркетинг, телефония с колл-центром, сложные сценарии — компании ставят отдельную 1С:CRM.
Закупки и работа с поставщиками
Закупочная цепочка зеркальна продажам:
- Заказ поставщику — что, сколько и по какой цене заказали.
- Оплата по заявке на расходование денежных средств, если в компании согласуют платежи.
- Приобретение товаров и услуг — поступление.
- Приходный ордер — если склад работает по ордерной схеме.
- Возврат поставщику при браке или пересорте.
Соглашения с поставщиками и цены поставщиков
У поставщиков тоже есть соглашения — условия закупок. В них фиксируют валюту, порядок оплаты и сроки поставки. Цены поставщиков регистрируются в программе и используются при планировании закупок и подборе выгодного поставщика.
Планирование закупок
УТ умеет считать потребность: сколько не хватает под заказы клиентов и до нормативного остатка. По этой потребности формируются заказы поставщикам.
Главный приём практика — настроить параметры обеспечения в номенклатуре и на складах: минимальный и максимальный запас, страховой запас, срок поставки. Без них расчёт потребности даёт либо нули, либо огромные объёмы.
Дополнительные расходы
Доставку, таможню, услуги экспедитора оформляют как дополнительные расходы и распределяют на себестоимость товаров. Если их не распределить, прибыль по позициям получится завышенной.
Цены, скидки и финансовый результат
Виды цен и как они считаются
В УТ 11 цены строятся на видах цен. Примеры: «Закупочная», «Оптовая», «Розничная», «Дилерская».
- 🧮 Расчётный вид цен — считается от другого по формуле. Например, оптовая = закупочная × 1,25.
- ✍️ Произвольный — менеджер вводит вручную.
- 🔢 Правила округления — до рубля, до 10 рублей, с «психологическим» окончанием.
Цены фиксирует документ «Установка цен номенклатуры» на дату. Так сохраняется история: заказ от прошлого месяца не поменяется при новой установке.
Пример расчёта. Закупочная цена 800 руб., наценка оптовой 25%: 800 × 1,25 = 1 000 руб. Розничная от оптовой с наценкой 30%: 1 000 × 1,3 = 1 300 руб.
Скидки и маркетинговые акции
Скидки и наценки настраиваются с условиями: по сумме заказа, по количеству, по времени, для группы клиентов. Их объединяют в маркетинговые акции со сроком действия. Можно ограничить ручные скидки менеджеров — максимальный процент по пользователю или группе.
Себестоимость и прибыль
Себестоимость в УТ 11 рассчитывается не в момент отгрузки, а при закрытии месяца. Обработка закрытия месяца распределяет расходы, считает себестоимость продаж и финансовый результат.
| Что видно в течение месяца | Что видно после закрытия месяца |
|---|---|
| Выручка, отгрузки, долги клиентов | Себестоимость продаж |
| Остатки товаров в количестве | Валовая прибыль по товарам, клиентам, менеджерам |
| Ориентировочная маржа по видам цен | Финансовый результат с учётом распределённых расходов |
Если валовая прибыль в отчёте за текущий месяц равна выручке или кажется странной — скорее всего, месяц ещё не закрыт.
Деньги: казначейство
Раздел Казначейство отвечает за кассу и банк: выписки, кассовые ордера, заявки на расходование денежных средств, платёжный календарь. Выписки загружают из банк-клиента файлом или через прямую интеграцию с банком.
Чего в УТ нет
УТ 11 — система управленческого учёта торговли. Бухгалтерский и налоговый учёт по плану счетов в ней не ведётся. Для этого данные передают в 1С:Бухгалтерию 3.0 через синхронизацию. Зарплаты и кадров в УТ тоже нет: это задача ЗУП.
Права доступа и безопасность данных
Права в УТ 11 строятся на профилях и группах доступа:
- Профиль группы доступа — набор ролей: что пользователь может делать. Например, «Менеджер по продажам» или «Кладовщик».
- Группа доступа — профиль плюс конкретные люди и ограничения: какие организации, склады, партнёры им доступны.
- Пользователь — входит в одну или несколько групп. Права складываются.
Управление — в разделе НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав.
Ограничения на уровне записей
Можно сделать так, чтобы менеджер видел только своих клиентов, а кладовщик — только свой склад. Для этого в настройках прав включают ограничение доступа на уровне записей, а в группе доступа задают разрешённые значения.
Ограничение на уровне записей заметно нагружает базу. На большой файловой базе включайте его осторожно и проверяйте скорость открытия списков после настройки.
Что ещё закрыть
- 🔒 Дату запрета изменения данных — чтобы никто не переписал закрытый период.
- 👤 Отдельные пользователи для каждого сотрудника, без общих логинов «склад1».
- 🗝️ Пароли и запрет входа уволенным: запись пользователя не удаляют, а снимают флажок входа.
- 💾 Регулярные резервные копии — средствами СУБД или выгрузкой .dt по расписанию.
Журнал регистрации покажет, кто и когда изменил документ. Он доступен в разделе НСИ и администрирование → Обслуживание.
Обмены, торговое оборудование и внешние сервисы
Обмен с другими программами 1С
- 📚 1С:Бухгалтерия 3.0 — самый частый обмен. Из УТ уходят документы продаж, закупок, денег; бухгалтерия ведёт учёт и отчётность.
- 🏪 1С:Розница — магазины в отдельной базе, УТ как центральный офис.
- 🌐 Распределённая база (РИБ) — филиалы с копией той же конфигурации.
Синхронизацию настраивают в разделе НСИ и администрирование, ссылка «Синхронизация данных». Типовые обмены идут через формат EnterpriseData.
Перед запуском обмена договоритесь, какая база главная для справочников. Если и УТ, и БП создают номенклатуру, через месяц появятся дубли.
Торговое оборудование
УТ 11 подключает оборудование через библиотеку подключаемого оборудования:
- сканеры штрихкодов;
- онлайн-кассы (ККТ по 54-ФЗ);
- весы с печатью этикеток и без;
- принтеры этикеток;
- терминалы сбора данных (ТСД) для склада;
- эквайринговые терминалы.
Подключение начинается в разделе НСИ и администрирование → Администрирование → РМК и оборудование. Для каждого устройства нужен драйвер производителя или из комплекта поставки.
Государственные системы и ЭДО
- 🏷️ Маркировка (ГИС МТ, «Честный знак») — приёмка и отгрузка маркированного товара, работа с кодами.
- 🍷 ЕГАИС — для алкогольной продукции.
- ✉️ ЭДО — обмен электронными УПД и счетами-фактурами через операторов.
- 🛒 Интернет-магазины и маркетплейсы — через стандартный обмен с сайтом или через модули и сервисы интеграции.
Доработки без порчи обновлений
Если типовой функциональности не хватает, дорабатывайте через расширения конфигурации или внешние обработки. Изменение самой конфигурации снимает её с поддержки и делает каждое обновление дороже.