Как связать кассу Эвотор с 1С: схемы обмена, справочники, продажи и возвраты

Эвотор с 1С работает через облако Эвотора: касса отправляет чеки и смены в личный кабинет, а модуль обмена на стороне 1С забирает их оттуда и создаёт документы продаж. В обратную сторону из 1С на кассу уходят товары, цены и штрихкоды. Напрямую по кабелю 1С кассу Эвотор не «видит»: это самостоятельный смарт-терминал со своим кассовым приложением, и чеки на нём пробивает кассир, а не 1С.

Схем интеграции три. Облачный обмен через приложение-коннектор выбирают почти все магазины: он работает по расписанию и не требует участия человека. Файловый обмен остаётся для старых связок и закрытых сетей без стабильного интернета на стороне 1С. Ручную загрузку отчётов из личного кабинета через Excel берут, когда касса одна, продаж немного и платить за подписку не хочется.

Схемы обмена Эвотора с 1С и как выбрать свою

Любая интеграция Эвотора с 1С решает две задачи. Первая — держать на кассе актуальный каталог товаров. Вторая — получать в 1С продажи, возвраты и движение денег по каждой смене.

Готовые коннекторы выпускают сторонние разработчики, а не фирма 1С и не Эвотор. Их ищут в Эвотор.Маркете по словам «1С» и «обмен». Перед покупкой проверьте в описании приложения три вещи:

• с какой конфигурацией оно работает: 1С:Бухгалтерия 3.0, 1С:Управление торговлей 11, 1С:Розница, 1С:УНФ;
• какие документы создаёт в 1С: только итог смены или каждый чек отдельно;
• что передаёт на кассу: только товары или ещё цены по видам, остатки, сотрудников.

Подготовка кассы Эвотор и личного кабинета к обмену с 1С

Начинать стоит с кассы: половина проблем обмена возникает из-за неполных карточек товаров и непривязанного терминала.

1. Войдите в личный кабинет Эвотора под учётной записью владельца. Убедитесь, что терминал привязан к нужному магазину. Если магазинов несколько, каждый из них потом станет отдельным складом или торговой точкой в 1С.
2. Обновите прошивку кассы до актуальной. Приложения из маркета часто требуют свежую версию платформы терминала.
3. Проверьте реквизиты организации: ИНН, систему налогообложения, ставки НДС. Если ставка в карточке товара на кассе не совпадает с 1С, суммы налога в документах разойдутся.
4. Установите приложение-коннектор из Эвотор.Маркета. Оно ставится через личный кабинет и само появляется на терминале после синхронизации.
5. Получите токен или ключ доступа. Его выдаёт приложение после установки, иногда — в своём веб-кабинете. Токен понадобится в 1С.
6. Заведите сотрудников на кассе по именам. Тогда в 1С будет видно, кто из кассиров пробил чек, а не безликий «Администратор».

Отдельно решите, где живёт каталог товаров. Если товары заводит кладовщик в 1С, на кассе их создание лучше запретить правами сотрудников. Иначе кассир заведёт «Хлеб белый» вручную, а в 1С уже есть «Хлеб белый нарезной», и при загрузке смены появится дубль.

Настройка 1С для приёма данных с Эвотора

Порядок действий на стороне 1С зависит от коннектора, но базовые шаги одинаковы для всех конфигураций.

Установка обработки или расширения

Большинство коннекторов поставляется как расширение конфигурации (файл .cfe) или как внешняя обработка (.epf). Расширение подключают в режиме 1С:Предприятие через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки, ссылка на управление расширениями. Внешнюю обработку добавляют в том же разделе в список дополнительных обработок.

После подключения расширения перезапустите сеанс: новые команды и регламентные задания появятся только после перезапуска. Если в базе работают пользователи, предупредите их заранее.

Включение розничной торговли

Для магазина с Эвотором в Бухгалтерии нужен именно «Розничный магазин», а не «Неавтоматизированная торговая точка». Касса автоматизирована, продажи приходят по позициям, и себестоимость списывается по каждой номенклатуре.

В Управлении торговлей под кассу Эвотора создают кассу ККМ с автономным типом подключения. Какой именно тип выбрать, написано в инструкции конкретного коннектора: от этого зависит, какие документы он будет создавать.

Параметры обмена

В настройках обработки или расширения указывают:

• токен доступа из приложения на Эвоторе;
• соответствие «магазин Эвотора → склад 1С» и «терминал → касса»;
• организацию, вид цен для выгрузки на кассу, счета учёта по умолчанию;
• соответствие видов оплаты: наличные, банковская карта, СБП;
• расписание: как часто забирать смены и отправлять товары.

Расписание реализуется регламентным заданием. В файловой базе оно выполняется только при открытом сеансе 1С, в клиент-серверной — на сервере само. Если база файловая, назначьте один компьютер, на котором 1С открыта весь рабочий день, или запускайте обмен вручную перед закрытием периода.

Синхронизация товаров и контрагентов между 1С и Эвотором

Главное правило: у каждого справочника один «хозяин». Для товаров это почти всегда 1С.

Что передаётся на кассу

Сопоставление идёт по внутреннему идентификатору, который коннектор хранит у себя после первой выгрузки. При первом запуске, когда на кассе уже есть товары, связь устанавливают по штрихкоду или артикулу. Именно здесь чаще всего возникают дубли.

Порядок первой синхронизации, если касса уже работала:

1. Выгрузите список товаров из личного кабинета Эвотора в Excel.
2. Сравните его с номенклатурой 1С по штрихкодам. Товары без штрихкода сопоставьте по артикулу.
3. Позиции, которых нет в 1С, заведите в 1С заранее, с теми же штрихкодами.
4. Только после этого запускайте первую выгрузку из 1С на кассу.

Контрагенты

В обычной рознице покупатель анонимен, и контрагент в документе продажи не нужен. Отчёт о розничных продажах в Бухгалтерии формируется без покупателя.

Контрагент появляется в двух случаях:

• организация или ИП платят на кассе: по 54-ФЗ в чеке указывают наименование и ИНН покупателя. Хороший коннектор находит контрагента в 1С по ИНН или создаёт его;
• поставщики: если приёмку товара проводят прямо на Эвоторе, вместе с ней приходит поставщик. Надёжнее вести закупки в 1С, а на кассу отдавать только итоговый каталог и цены.

Загрузка продаж, возвратов и движения денег в 1С

Касса копит чеки в течение смены и отправляет их в облако, как только есть интернет. Обмен с 1С забирает уже закрытые смены. Незакрытая смена либо не загрузится, либо придёт частично.

Что создаётся в 1С

Как это отражается в бухучёте

Для Бухгалтерии 3.0 с розничным магазином по покупной стоимости проведение отчёта о розничных продажах обычно выглядит так:

Когда банк зачисляет выручку по картам, выпиской проводят Дт 51 Кт 57.03, а комиссию эквайера относят на расходы. Это делается не обменом с Эвотором, а обычной загрузкой банковской выписки.

Возвраты

Возвраты на Эвоторе пробиваются отдельным чеком возврата, и в облаке это отдельный тип документа. Важно, к какой смене относится исходная продажа:

• возврат в день покупки уменьшает выручку смены, и коннектор отражает его в отчёте этой смены;
• возврат по чеку прошлых дней оформляется отдельным документом. Выручку прошлого отчёта задним числом не переделывают.

Не исправляйте вручную загруженный отчёт о розничных продажах, если коннектор умеет его перезагружать: при следующем обмене ваши правки затрутся или документ задвоится. Разберитесь с причиной на кассе и перезагрузите смену.

Контроль обмена: как сверить кассу и 1С

Сверка нужна хотя бы раз в неделю и обязательно перед закрытием месяца. Три цифры должны совпадать:

1. Сумма продаж за период в отчёте личного кабинета Эвотора.
2. Сумма отчётов о розничных продажах в 1С по тому же складу.
3. Оборот по кредиту счёта 90.01.1 по этому складу в оборотно-сальдовой ведомости (для Бухгалтерии).

Расхождение на копейки обычно даёт округление скидок: Эвотор распределяет скидку на чек по позициям, и копейки ложатся не туда, куда ожидает 1С. Расхождение на сумму одного чека почти всегда означает незагруженную смену или чек, пробитый после закрытия обмена.

Ошибки обмена Эвотора с 1С и что с ними делать

Если обмен так и не заработал, у альтернатив по сути два варианта. Можно временно загружать продажи вручную из отчёта личного кабинета, чтобы не стопорить учёт. Или написать в поддержку разработчика коннектора: у него есть журнал запросов к облаку Эвотора, и по нему видно, на каком шаге рвётся обмен.

Частые вопросы об интеграции Эвотора с 1С