Кладовщик в 1С: от приёмки до инвентаризации

Кладовщик в 1С:Управление торговлей (УТ 11) работает не накладными, а ордерами: его документы — Приходный ордер на товары и Расходный ордер на товары. Рабочее место находится в разделе Склад и доставка, а набор доступных команд задаёт профиль прав Кладовщик.

Логика простая. Менеджер оформляет коммерческий документ — заказ поставщику или заказ клиента . По нему для склада автоматически появляется распоряжение: что принять или что отгрузить. Кладовщик это распоряжение выполняет по факту и фиксирует ордером. Так физическое движение товара отделено от бухгалтерского, и за склад отвечает конкретный человек.

Ниже — как настроить это рабочее место и как в нём работать: от прав доступа до разбора расхождений после инвентаризации.

Что делает кладовщик и чем его ордер отличается от накладной

Главное отличие ордерной схемы: факт прихода и расхода товара на складе оформляет кладовщик отдельным документом, а не менеджер в накладной.

• Поступление товаров и услуг — это расчёты с поставщиком, его оформляет менеджер или бухгалтер.
• Приходный ордер на товары — это физический факт: столько-то коробок реально приехало и легло на склад.

Эти два документа могут расходиться. Заказали 100 штук, привезли 98 — в накладной одно число, в ордере другое, и система покажет расхождение к урегулированию. В этом и смысл: ответственность за остатки на складе лежит на кладовщике, а не на отделе продаж.

У самих ордеров есть статусы, если включить их в настройках склада. Распоряжение сначала попадает к кладовщику как задача «к приёмке» или «к отгрузке», затем переходит в работу и закрывается после проведения ордера. По статусам руководитель склада видит, что ещё не разобрано, а что уже исполнено, — без ручного обзвона. Если статусы выключены, ордер просто создаётся и проводится, без промежуточных состояний.

Ордерная схема включается не всегда. Если склад маленький и приёмку с отгрузкой ведёт сам менеджер, ордера только мешают. Решить, нужна ли вам ордерная схема, помогает простое правило:

Настройка прав доступа: профиль «Кладовщик»

Права в УТ 11 раздаются не отдельными галочками, а через профили групп доступа. Для склада в типовой конфигурации есть готовый профиль Кладовщик.

Порядок настройки:

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи и создайте пользователя для сотрудника.
2. Перейдите в Группы доступа и добавьте пользователя в группу, построенную на профиле Кладовщик. Если такой группы нет — создайте её и выберите профиль из списка.
3. Если склад один из нескольких, в настройках группы доступа ограничьте доступ по конкретному складу — тогда кладовщик будет видеть документы и остатки только своего склада.

Права по складу настраиваются в группе доступа, а не в карточке пользователя. Если кладовщик жалуется, что не видит нужный склад или команду, проверяйте сначала группу доступа и её ограничения, а не самого пользователя.

Чтобы рабочее место вообще появилось, в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка должны быть включены флаги Несколько складов и ордерные схемы приёмки/отгрузки. Там же включается Адресное хранение товаров, если нужны ячейки.

Приёмка товара: от распоряжения до приходного ордера

Приёмка — первая ежедневная задача кладовщика. Товар пришёл, его нужно принять и поставить на остатки.

1. Откройте Склад и доставка → Приёмка. В списке — распоряжения на приёмку: заказы поставщикам и поступления, по которым ждут товар.
2. Выберите нужное распоряжение и создайте на его основании Приходный ордер на товары.
3. В ордере укажите фактическое количество. Если привезли меньше или больше заказанного — ставьте то, что реально приняли, а не копируйте из заказа.
4. Укажите склад (и ячейку, если склад адресный) и проведите ордер.

После проведения товар попадает в остатки склада. Расхождение между ордером и накладной поставщика остаётся «висеть» как задача к урегулированию — его разбирают менеджер и бухгалтер.

При приёмке по штрихкодам количество удобно набивать не руками, а терминалом сбора данных — об этом ниже.

Размещение и перемещение товаров по складу

На адресном складе мало принять товар — его нужно разместить по ячейкам, чтобы потом быстро находить.

• После приходного ордера создаётся Размещение товаров — задание, в какие ячейки разложить принятое. Кладовщик выполняет его и отмечает фактические ячейки.
• Для перестановки внутри склада используется документ перемещения по ячейкам: товар переносят из одной ячейки в другую, остатки по адресам обновляются.

Перемещение между складами оформляется отдельно, через Склад и доставка → Внутреннее товародвижение → Перемещения товаров:

• При обычной схеме перемещение сразу списывает товар с одного склада и приходует на другой.
• При ордерной схеме по перемещению возникают два распоряжения: расходный ордер на складе-отправителе и приходный ордер на складе-получателе. Пока принимающий кладовщик не оформит приход, товар числится «в пути».

Разница между справочным и адресным хранением важна на практике. При справочном хранении ячейка — просто подсказка, где искать товар, остатки по ней система не ведёт. При адресном (ордерном) хранении остаток считается по каждой ячейке отдельно, и без документов размещения и отбора товар по складу не двигается. Адресное хранение дороже в сопровождении, поэтому включать его стоит там, где склад действительно большой и товар теряется.

Сборка и отгрузка заказов покупателям

Отгрузка — зеркало приёмки. Исходное распоряжение здесь создаёт менеджер.

1. Менеджер проводит Заказ клиента или Реализацию товаров и услуг. По документу появляется распоряжение на отгрузку.
2. Кладовщик открывает Склад и доставка → Отгрузка и видит, что нужно собрать.
3. На адресном складе сначала выполняется Отбор товаров — задание, из каких ячеек взять позиции заказа.
4. Создаётся Расходный ордер на товары, в нём фиксируется фактически отгруженное количество.
5. После проведения ордера товар списывается с остатков склада.

Если собрали не весь заказ (чего-то не хватило), в расходном ордере ставят фактическое количество. Недоотгрузка останется в распоряжении — заказ закроется не полностью, и это будет видно менеджеру.

Порядок «распоряжение → отбор → расходный ордер» одинаков и для розничных, и для оптовых отгрузок на ордерном складе. Различается только исходный документ-распоряжение.

Работа с терминалом сбора данных (ТСД)

ТСД ускоряет и приёмку, и отбор: вместо ручного ввода кладовщик сканирует штрихкоды, а количество считается автоматически.

Общая схема работы:

• Терминал подключается через НСИ и администрирование → Подключаемое оборудование. Там выбирается драйвер конкретной модели.
• На ТСД выгружается задание — список товаров к приёмке или к отбору по текущему распоряжению.
• Кладовщик сканирует товар, терминал сверяет штрихкоды и накапливает фактические количества.
• Данные загружаются обратно в 1С и подставляются в приходный или расходный ордер.

Точные названия команд выгрузки и загрузки зависят от варианта интеграции (офлайн-обмен файлом или онлайн-драйвер), поэтому сверяйтесь с документацией вашего драйвера ТСД.

Инвентаризация: пересчёт и разбор расхождений

Инвентаризация обязательна по ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (действует с 2025 года): организация сама устанавливает случаи, сроки и порядок, кроме обязательных по закону. В 1С это оформляется складскими документами.

Порядок в УТ 11:

1. Склад и доставка → Излишки, недостачи и порчи → Пересчёты товаров — создайте документ Пересчёт товаров по складу (или по отдельным ячейкам).
2. Внесите фактические количества — вручную или загрузкой с ТСД.
3. Система сравнит факт с учётными остатками и покажет расхождения.
4. На основании пересчёта оформите Оприходование товаров на излишки и Списание товаров на недостачи.

Расхождения не закроются сами. Пока на основании пересчёта не проведены оприходование и списание, учётные остатки останутся прежними, а пересчёт будет висеть как незавершённая задача.

Чтобы пересчёт был достоверным, перед его началом проводят все приходные и расходные ордера за день — иначе часть движений не попадёт в учётные остатки, и расхождения окажутся мнимыми. На практике инвентаризацию удобно делать на остановленном движении товара: приёмку и отгрузку по складу на время пересчёта ставят на паузу. Итоги оприходования и списания после пересчёта проверяет и утверждает материально ответственное лицо вместе с бухгалтерией — одного проведения документов в 1С для этого недостаточно.

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем у нового кладовщика — не поломки программы, а незакрытые документы или неверный склад. Разберём по симптому:

Отдельно про ответственность: ордерная схема и ограничение по складу в правах — это не бюрократия, а способ понять, на чьём складе и на каком шаге возникло расхождение. Чем честнее кладовщик вносит фактические количества в ордера, тем меньше «висящих» задач к урегулированию накапливается у менеджера.

Частые вопросы