Организация в 1С: от карточки юрлица до отчётности

Организация в 1С:Бухгалтерии 3.0 — это карточка в справочнике Главное → Организации, но за ней стоит весь учёт: по ней отбираются документы, строятся проводки и формируется отчётность. Пока у вас одно юрлицо, карточка создаётся при первом запуске и больше в глаза не бросается. Как только появляется второе юрлицо или ИП — организация становится главным разрезом, по которому делится вся база.

Ниже разбираю, что хранит эта карточка, как от неё зависит учётная политика, права пользователей и отчёты, и что меняется, когда организаций в базе несколько.

Организация как главный разрез учёта

Каждый документ в 1С привязан к организации — поле Организация есть в шапке реализации, поступления, платёжки, начисления зарплаты. По этому полю система понимает, в учёт какого юрлица попадёт проводка и в чью отчётность войдёт сумма.

Если юрлицо одно, поле организации в документах по умолчанию скрыто — показывать нечего. Включается множественный учёт флагом Главное → Функциональность → вкладка Главное → Учёт по нескольким организациям. После этого поле Организация появляется во всех документах и становится обязательным к заполнению.

Что даёт этот разрез на практике:

• 📒 Раздельные проводки. Регистр бухгалтерии хранит движения с измерением «Организация», поэтому обороты и сальдо считаются по каждому юрлицу отдельно.
• 📑 Раздельная отчётность. Декларации, баланс, расчёты по взносам формируются на конкретную организацию — её ИНН, КПП и ОКТМО подставляются из карточки.
• 🗂 Общие справочники. Номенклатура, контрагенты, физлица остаются общими на всю базу. Делить их по организациям не нужно — экономит ручной труд.

Что хранит карточка организации

Открываете карточку из списка Главное → Организации. Реквизиты сгруппированы по смыслу, и часть из них попадает прямо в отчётность — ошибки здесь выходят боком при сдаче деклараций.

Ключевые блоки карточки:

1. Вид — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. От этого зависит набор полей и форм отчётности. Поменять вид после ввода операций нельзя, поэтому выбирайте сразу.
2. Наименование — сокращённое (для экранных списков) и полное (для печатных форм и договоров).
3. ИНН, КПП, ОГРН — подставляются в счета, акты, декларации. Проверьте их до первой отчётности: исправление задним числом потянет за собой перепроведение документов .
4. Коды статистики — ОКПО, ОКВЭД, ОКТМО. ОКТМО критичен для платёжек по налогам.
5. Банковские счета — реквизиты для платёжных поручений; основной счёт помечается.
6. Подписи — руководитель, главный бухгалтер, кассир. Берутся в печатные формы автоматически.

Часть реквизитов 1С умеет подтянуть по ИНН через сервис 1С:Контрагент, если он подключён в Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Это ускоряет ввод и снижает риск опечатки в КПП или ОГРН.

Ещё один реквизит карточки, про который вспоминают поздно, — префикс. Это одна-две буквы, которые 1С подставляет в начало номера каждого документа организации. Когда юрлиц несколько, префикс разводит нумерацию: у первой организации акт № АГ-0000001, у второй — № БВ-0000001. Без префикса номера двух юрлиц пересекутся, и в сквозном журнале документы начнут выглядеть как дубли. Задайте префикс до ввода операций — менять его на уже пронумерованных документах не стоит.

Обособленные подразделения

Если у юрлица есть филиалы или обособленные подразделения, они тоже часть его структуры, но отдельной карточкой организации в справочнике не заводятся — это не самостоятельные юрлица. Обособленные подразделения учитываются внутри карточки организации: по ним ведётся отдельный КПП и ОКТМО для отчётности и уплаты НДФЛ по месту нахождения подразделения. Заводить под филиал второе юрлицо в справочнике Организации не нужно — иначе задвоите учёт и отчётность.

Настройка учётной политики

Учётная политика — это набор правил, по которым организация ведёт бухгалтерский и налоговый учёт. В 1С она привязана к конкретному юрлицу и к периоду: при смене правил с нового года заводится новая запись, старая остаётся для закрытых периодов.

Открыть можно двумя путями: из карточки организации по ссылке Учётная политика либо через Главное → Учётная политика. Если организаций несколько, вверху формы выбираете нужную — у каждой политика своя.

Что настраивается в бухгалтерской учётной политике:

• способ оценки МПЗ (по средней или ФИФО);
• способ учёта затрат и база распределения косвенных расходов;
• порядок признания общехозяйственных расходов;
• применение ПБУ 18/02 (учёт расчётов по налогу на прибыль).

Отдельно задаётся система налогообложения — ОСН, УСН или патент у ИП. От неё зависит состав документов, доступных регистров и форм отчётности. Выбор режима — отдельная настройка налогов и отчётов, обычно по ссылке Налоги и отчёты из карточки организации.

Связь со справочниками и контрагентами

Контрагенты, номенклатура, договоры, физлица — общие справочники базы. Организация с ними связывается не напрямую, а через документы и элементы, у которых есть реквизит организации.

Где эта связь проявляется:

• Договоры. Карточка договора привязана и к контрагенту, и к организации. Один и тот же контрагент может иметь разные договоры с разными вашими юрлицами.
• Банковские счета и кассы. Расчётный счёт и касса принадлежат конкретной организации. В платёжке касса и счёт фильтруются по выбранному юрлицу.
• Склады. В БП 3.0 склад — общий справочник, но движения по нему разделяются организацией в документах. Физически один склад может обслуживать несколько юрлиц.

Важный нюанс: собственное юрлицо живёт в справочнике Организации, а не в Контрагенты. Это разные справочники. Когда две ваши организации рассчитываются между собой, каждая из них для другой выступает ещё и как контрагент — значит, своё юрлицо придётся завести вторым элементом и в справочнике контрагентов. Иначе не на кого будет оформить встречный документ.

Разделение прав доступа по организациям

Когда в базе несколько юрлиц, часто нужно, чтобы бухгалтер одной фирмы не видел документы другой. В 1С это решается ограничением доступа на уровне записей (RLS) — доступ режется не по кнопкам, а по данным.

Порядок настройки:

1. Включите флаг Администрирование → Настройки пользователей и прав → Ограничивать доступ на уровне записей.
2. В группах доступа и профилях откройте вкладку, где перечислены виды доступа, и настройте значения по организациям.
3. Для каждого пользователя через Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи назначьте группу доступа, в которой разрешены только нужные организации.

После этого в списках документов пользователь увидит только те юрлица, которые ему открыты. Отчёты тоже отберутся по доступным организациям.

Если задача проще — просто разные роли (кто-то видит всё, кто-то только читает), — хватит профилей доступа без RLS. Разделение по организациям нужно именно когда юрлиц несколько и их надо изолировать друг от друга.

Частая ошибка новичков — дать всем пользователям профиль «Администратор», чтобы «ничего не блокировало». Так теряется весь смысл разделения: любой сотрудник видит и правит документы всех юрлиц, а в журнале регистрации невозможно разобрать, кто что менял. Профиль с полными правами держите у одного-двух ответственных, остальным выдавайте роль под их участок.

Операции между своими организациями

Передача товара, займ, оплата за другое своё юрлицо — это операции между организациями внутри одной базы. В отличие от УТ 11, где есть отдельный механизм межфирменных продаж (интеркампани), в БП 3.0 такие операции оформляются обычными документами, где у одной стороны ваша организация-продавец, у другой — организация-покупатель.

Типовые ситуации:

• Продажа между своими юрлицами. В одной организации оформляете реализацию, в другой — поступление. Контрагентом в обоих документах выступает второе своё юрлицо (то самое, что завели в справочнике контрагентов).
• Оплата за другую организацию. Оформляется через расчёты с указанием, по какому договору и за какое юрлицо прошёл платёж. Дальше закрывается взаимозачётом.
• Взаимозачёт. Документ корректировки долга сводит встречные задолженности между двумя своими организациями.

Проводки по продаже между своими юрлицами:

Отчёты в разрезе организаций

Вся отчётность в 1С строится на выбранную организацию. В регламентированной отчётности (Отчёты → Регламентированные отчёты или 1С-Отчётность) юрлицо выбирается в шапке, и декларация заполняется его данными — ИНН, КПП, ОКТМО из карточки.

Стандартные отчёты — оборотно-сальдовая ведомость, анализ счёта, карточка счёта — тоже умеют отбирать и группировать по организации:

• в настройках отчёта (Показать настройки → Отбор) добавляете отбор по полю Организация;
• либо выносите организацию в группировку строк, чтобы увидеть обороты по каждому юрлицу в одном отчёте.

Для сводной картины по всем юрлицам сразу снимите отбор по организации — отчёт покажет итог по базе. Но помните: складывать балансы разных юрлиц в один «общий баланс» бухгалтерски некорректно, консолидация делается по отдельным правилам, а не простым суммированием оборотов.

Сверить расчёты между своими организациями удобно через ОСВ по счёту 60 и 62 с группировкой по контрагентам: встречные задолженности двух своих юрлиц должны схлопываться после взаимозачёта.

Закрытие месяца (Операции → Закрытие месяца) тоже выполняется по каждой организации отдельно: наверху формы выбираете юрлицо и период. Прогонять процедуру нужно по всем организациям, иначе у части из них себестоимость и финрезультат останутся несформированными, а баланс не сойдётся. Если юрлиц много, удобно держать перед глазами список и отмечать, по каким закрытие уже выполнено, а по каким ещё нет.

Частые вопросы