Спецодежда и спецоснастка на счетах 10.21.1 и 10.21.2: от поступления до списания в 1С 8.3

Счета 10.21.1 и 10.21.2 в 1С:Бухгалтерии 3.0 работают в паре и нужны только для спецодежды и спецоснастки со сроком использования дольше 12 месяцев, по которой в налоговом учёте стоимость решили списывать не сразу, а равномерно. На счёте 10.21 «Расходы в виде стоимости спецодежды, учтённой в составе материалов» программа держит разницу между бухгалтерским и налоговым учётом, которая возникает из-за требований ФСБУ 5/2019.

Эти субсчета вы не заполняете руками. Проводки по ним формирует документ «Передача материалов в эксплуатацию» и ежемесячное закрытие месяца — по тем настройкам номенклатуры и способа погашения стоимости, которые вы зададите. Ниже — что именно оседает на 10.21.1 и 10.21.2, откуда берутся суммы и как проверить, что остатки сходятся.

За что отвечают счета 10.21.1 и 10.21.2 в плане счетов

С 2021 года запасы учитывают по ФСБУ 5/2019. Главное следствие для спецодежды: стоимость материалов нельзя растянуть на балансе после того, как их передали в производство или эксплуатацию. В бухучёте спецодежду списывают в расходы единовременно в момент передачи сотруднику.

А вот в налоговом учёте выбор остаётся. По статье 254 НК РФ стоимость имущества, которое не признаётся амортизируемым, можно списать сразу, а можно — равномерно в течение срока использования. Если организация выбрала второй вариант, расход в бухучёте и в налоговом учёте признаётся в разные периоды. Эту временную разницу и обслуживают счета 10.21.

Распределение ролей простое:

• 🟦 10.21.1 «Приобретение спецодежды, учтённой в составе материалов» — сюда переносится первоначальная стоимость спецодежды, переданной в эксплуатацию. Счёт накапливает сумму по дебету.
• 🟨 10.21.2 «Выбытие спецодежды, учтённой в составе материалов» — здесь отражается признание этой стоимости в расходах. Остаток постепенно гасит сумму на 10.21.1.

К концу срока использования оба субсчёта обнуляются: вся стоимость полностью признана и в бухгалтерском, и в налоговом учёте.

Настройка номенклатуры и способа погашения стоимости

Чтобы программа повела спецодежду по счетам 10.21, карточку номенклатуры готовят заранее.

1. Откройте Справочники → Номенклатура и создайте или найдите позицию спецодежды (спецоснастки).
2. В поле вида номенклатуры укажите вид, относящийся к спецодежде или спецоснастке. От вида зависит, какие счета учёта подставятся автоматически.
3. Проверьте счета учёта: при поступлении спецодежда должна приходоваться на счёт 10.10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе».

Главная настройка задаётся не в карточке номенклатуры, а в документе передачи в эксплуатацию — это способ погашения стоимости и срок полезного использования:

Способ погашения и срок проверьте до проведения документа: именно они решают, пойдёт стоимость через счета 10.21 или спишется сразу. Переделывать проведённый документ задним числом хлопотно — придётся отменять движения и пересчитывать закрытие месяца.

Отдельно решите, как спецодежда выдаётся сотрудникам. Обеспечение работников средствами индивидуальной защиты — обязанность работодателя по статье 221 ТК РФ, поэтому к документам передачи стоит прикладывать нормы выдачи и вести учёт в разрезе работников и подразделений.

Поступление спецодежды и спецоснастки на склад

Спецодежду приходуют тем же документом, что и обычные материалы, — Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Товары» или «Товары, услуги, комиссия».

В табличной части в колонке счёта учёта должен стоять 10.10. Если там подставился счёт 10.01, значит, у номенклатуры неверно определён вид — вернитесь в карточку и поправьте, иначе дальнейшая механика со счетами 10.21 не сработает.

При проведении документ сформирует движения:

Пока спецодежда лежит на складе, на счетах 10.21 ничего нет — они включаются только при передаче в эксплуатацию. НДС принимают к вычету по счёту-фактуре поставщика на общих основаниях.

Передача в эксплуатацию: где появляются проводки по 10.21

Ключевой документ — Склад → Спецодежда и инвентарь → Передача материалов в эксплуатацию (в части релизов путь лежит через раздел Производство). В шапке указывают подразделение и материально ответственное лицо, в табличной части — спецодежду, сотрудника-получателя, способ погашения стоимости, срок использования и счёт затрат, на который пойдут расходы.

Когда выбран линейный способ и срок больше 12 месяцев, при проведении документ делает две вещи сразу.

Во-первых, переносит стоимость со склада на счёт 10.21, где будет вестись разница с налоговым учётом:

Во-вторых, одновременно начисляет временную разницу: в налоговом учёте расход по второй проводке в этом месяце не признаётся целиком, он будет признаваться помесячно. Разница между «бухгалтерским» и «налоговым» расходом фиксируется как вычитаемая временная разница, а при закрытии месяца по ней начисляется отложенное налоговое обязательство (ПБУ 18/02).

Параллельно спецодежда ставится на забалансовый учёт в разрезе сотрудника и подразделения — чтобы было видно, за кем числится каждая пара, пока она в эксплуатации.

Если же выбран способ «погашение стоимости при передаче в эксплуатацию», документ проводит всё одной строкой — Дт 20 (26, 44) Кт 10.10 — и счета 10.21 не трогает. Так ведут спецодежду со сроком до года.

Ежемесячное признание расходов в налоговом учёте

Дальше ваша задача — просто вовремя закрывать месяц. Руками по счетам 10.21 ничего проводить не нужно.

При выполнении Операции → Закрытие месяца регламентная операция по списанию расходов спецодежды каждый месяц признаёт в налоговом учёте очередную часть стоимости. Сумма за месяц считается линейно: первоначальная стоимость делится на срок использования в месяцах.

На бухгалтерских счетах это выглядит как постепенное закрытие пары 10.21:

Одновременно уменьшается ранее начисленная временная разница и погашается отложенное налоговое обязательство. Когда пройдёт весь срок, дебет 10.21.1 и кредит 10.21.2 сравняются, оба субсчёта закроются в ноль, а стоимость окажется полностью учтённой в расходах обоих учётов.

Разберём на числах. Куртку за 36 000 руб. со сроком службы 24 месяца передали в эксплуатацию в январе.

• В бухучёте: вся сумма 36 000 руб. в расходы в январе.
• В налоговом учёте: по 1 500 руб. в месяц (36 000 ÷ 24) с января по декабрь следующего года.
• На конец января: по дебету 10.21.1 — 36 000 руб., закрытие месяца признало в НУ 1 500 руб., на 10.21.1 осталось 34 500 руб. к признанию.

💡 Если спецодежду выдали не в начале месяца, первый месяц всё равно считается полным — помесячное, а не подённое списание.

Возврат, списание из эксплуатации и инвентаризация

Спецодежда редко доживает до конца срока в идеальном состоянии: сотрудник увольняется, одежда изнашивается или теряется. Для каждого случая — свой документ.

Возврат на склад. Если работник сдал годную спецодежду, оформляют Возврат материалов из эксплуатации. Документ снимает одежду с забалансового учёта и возвращает её остаточную стоимость на склад. Непризнанная часть расходов при этом перестаёт списываться.

Досрочное списание. Пришедшую в негодность спецодежду списывают документом Списание материалов из эксплуатации. Он снимает её с забаланса, а оставшуюся не признанную в налоговом учёте стоимость закрывает проводкой по счёту 10.21 в расходы. Для списания нужно основание — акт о непригодности спецодежды, который составляет комиссия.

Инвентаризация. Спецодежду в эксплуатации проверяют на инвентаризации наравне с имуществом. Остатки по забалансовому учёту сверяют с фактическим наличием у сотрудников:

• недостачу оформляют списанием с отнесением на виновное лицо или на расходы;
• излишки приходуют;
• по каждому расхождению комиссия даёт пояснение в описи.

Как проверить остатки по счетам 10.21

Главный инструмент — Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счёту 10.21 с разбивкой по субсчетам и номенклатуре.

Что смотреть:

• 🔎 Дебет 10.21.1 — сколько стоимости спецодежды ещё не признано в налоговом учёте. Это «несписанный остаток».
• 🔎 Обороты 10.21.2 — сколько признано за период. По закрытым месяцам обороты должны идти равномерно.
• 🔎 Сальдо после окончания срока — по полностью отработавшей спецодежде должно быть нулевым. Повисший остаток означает, что закрытие месяца не выполнялось или документ передачи провели с ошибкой в сроке.

Для контроля за самими вещами используют ведомость по забалансовому счёту учёта спецодежды в эксплуатации — там видно, за каким сотрудником и подразделением что числится. Эту ведомость удобно распечатывать к инвентаризации.

Если нужно понять, из чего сложилась сумма в конкретной ячейке ОСВ, встаньте на неё и откройте расшифровку — программа покажет документы-основания и проводки.

Частые вопросы