Смена кассира в 1С:Рознице — от открытия до Z-отчёта

Кассир в 1С:Рознице работает почти целиком в одном окне — Рабочем месте кассира (РМК). Смена открывается в нём, чеки пробиваются в нём, выемка и Z-отчёт делаются оттуда же. Бэк-офис с документами и справочниками кассиру нужен редко: в основном для возврата по чеку прошлых дней.

Частое заблуждение новичков — «ошибочный чек можно аннулировать, как раньше на старой кассе». С онлайн-кассой по 54-ФЗ пробитый чек не удаляют: на него оформляют чек возврата или чек коррекции . Рабочий день в Рознице 2.3 идёт в одном порядке: смена, продажи, возвраты, выемка, Z-отчёт.

1. Вход в программу и открытие кассовой смены

Перед первой сменой администратор должен сделать три вещи. Без них РМК либо не откроется, либо не напечатает чек:

• 🧾 подключить ККТ и проверить её в разделе подключаемого оборудования;
• 🏪 создать кассу ККМ, привязать к ней фискальный регистратор и магазин;
• 👤 завести пользователя-кассира с правами на работу в РМК.

Обычный порядок начала дня:

1. Запустите 1С:Розницу и выберите свою базу в списке.
2. Введите имя пользователя и пароль. У каждого кассира — своя учётная запись: по ней в чеке печатается фамилия кассира, а в отчётах видно, кто пробил продажу.
3. Откройте РМК из раздела Продажи. Во многих магазинах программа настроена так, что РМК открывается сразу после входа.
4. Нажмите команду открытия смены. Касса распечатает отчёт об открытии смены, программа зафиксирует начало смены в базе.
5. Если в ящике есть размен, оформите внесение на сумму размена. Тогда остаток наличных в программе совпадёт с ящиком.

Перед первым чеком полезно сделать X-отчёт. Он ничего не закрывает, а только показывает текущее состояние кассы. Если X-отчёт печатается — связь с ККТ в порядке.

2. Как пробить продажу в 1С Рознице

Добавить товар в чек можно тремя способами:

После сканирования товар появляется строкой в чеке с ценой из прайса магазина. Повторное сканирование того же штрихкода обычно увеличивает количество в той же строке.

Количество, вес и скидки

• ⚖️ Весовой товар. Если подключены весы, вес подставляется автоматически. Без весов количество вводят вручную — в килограммах, с дробной частью.
• 🔢 Несколько штук. Удобнее один раз отсканировать и поправить количество в строке, чем сканировать 12 раз.
• 🏷️ Скидки. Автоматические скидки (акции, скидки по времени, по сумме чека) применяются сами. Ручная скидка доступна только при включённом праве у пользователя — если кнопка неактивна, значит, у кассира нет права.
• 💳 Дисконтная карта. Сканируйте её до оплаты. После оплаты карту уже не учесть в этом чеке.

Если товар не находится

1. Проверьте, тот ли штрихкод сканируется: на упаковке их бывает несколько.
2. Найдите товар по названию через поиск в РМК.
3. Если товар есть на полке, но его нет в базе — не пробивайте его «похожей позицией». Позовите старшего: товар нужно завести в номенклатуре, иначе остатки разъедутся.

Отложенный чек

Покупатель ушёл за забытым товаром, а за ним очередь? Чек можно отложить: он сохранится без пробития, касса освободится. Потом отложенный чек восстанавливают и дооформляют. Отложенные чеки не попадают на ККТ и не влияют на выручку, пока их не оплатили.

3. Оплата чека: наличные, карта, смешанная

Когда все товары в чеке, переходите к оплате. Откроется окно с суммой к оплате и видами оплаты.

Наличные:

1. Введите сумму, которую дал покупатель.
2. Программа покажет сдачу.
3. Подтвердите оплату — ККТ печатает чек, денежный ящик открывается.

Банковская карта:

1. Выберите оплату картой.
2. Если терминал эквайринга подключён к 1С, сумма уйдёт на него автоматически. Покупатель прикладывает карту.
3. После одобрения банка программа пробивает фискальный чек и печатает слип.

Если терминал работает автономно, сумму набирают на нём вручную, а в РМК только отмечают оплату картой. Здесь главная ошибка — не та сумма на терминале. Сверяйте сумму на экране и на терминале до того, как покупатель приложит карту.

Смешанная оплата. Часть суммы наличными, часть картой — нормальный сценарий. Введите сумму по одному виду оплаты, остаток программа предложит оплатить другим. В чеке будут обе суммы.

Денежный ящик

Ящик открывается сам после чека с наличными. Открыть его без продажи можно отдельной командой в РМК, но это действие видно в журнале, и обычно его разрешают только старшему кассиру.

Внутри смены с ящиком работают двумя документами:

• 💵 Внесение — положили деньги в кассу (размен, доложили из сейфа).
• 📤 Выемка (изъятие) — забрали наличные из ящика (в сейф, на инкассацию).

Оба действия ККТ отражает в отчётах. Если выемку сделать «руками», без программы, вечером наличные не сойдутся.

4. Возврат товара и отмена ошибочного чека

Порядок зависит от того, пробит ли чек и закрыта ли смена.

Возврат в день покупки

1. В РМК выберите команду возврата.
2. Найдите исходный чек: по номеру, по времени или отсканировав штрихкод с чека, если он печатается.
3. Отметьте товары и количество, которые возвращают. Можно вернуть часть чека.
4. Выберите способ возврата денег. На карту деньги возвращают только на ту карту, с которой платили. Наличными за покупку картой возвращать не следует.
5. Подтвердите — ККТ печатает чек возврата прихода.

Возврат после закрытия смены

Товар приносят через день, неделю. По закону о защите прав потребителей товар надлежащего качества можно обменять или вернуть в течение 14 дней, не считая дня покупки (с исключениями из перечня невозвратных товаров). Бракованный товар принимают в гарантийный срок.

В Рознице возврат прошлой смены оформляют документом возврата, а не через «поиск чека» в текущей смене. Документ создаётся в бэк-офисе, часто на основании продажи. Если у кассира нет туда доступа — это работа старшего кассира.

5. Продажа маркированного товара

Маркированный товар — молочка, вода, пиво, обувь, одежда, табак, духи и другие группы — пробивается иначе, чем обычный.

Главное правило: сканируется код маркировки DataMatrix на каждой единице товара, а не обычный штрихкод. Две пачки творога — два сканирования двух разных кодов. Если отсканировать один код дважды, программа или касса откажут: код уже в чеке.

Как это выглядит на кассе:

1. Сканируете DataMatrix — товар добавляется в чек, код привязывается к строке.
2. Если сканировать обычный штрихкод маркированного товара, РМК запросит код маркировки.
3. Для групп с разрешительным режимом касса проверяет код в системе «Честный знак» через локальный модуль или онлайн. Если код выведен из оборота, просрочен или заблокирован, продажу запретят.
4. При оплате код уходит в фискальный чек, а через оператора фискальных данных — в систему маркировки.

Если код не читается

• 🔍 протрите упаковку, разгладьте плёнку, попробуйте под другим углом;
• 📷 проверьте, что сканер настроен на чтение 2D-кодов: старые линейные сканеры DataMatrix не читают;
• 🚫 не вводите вместо кода штрихкод с соседней упаковки — это продажа чужого кода;
• 📞 если код повреждён физически, товар откладывают и решают вопрос со старшим смены.

Возврат маркированного товара

При возврате код маркировки тоже нужен. Если возврат по чеку текущей смены, код подтягивается из исходного чека. При возврате по чеку прошлых дней его сканируют с упаковки. Без кода товар не вернётся в оборот, и снова продать его не получится.

6. Закрытие смены и инкассация

Конец рабочего дня — это выемка, Z-отчёт и сверка.

Порядок закрытия

1. Сверка итогов на терминале. Терминал печатает итоговый отчёт по картам. Сумма должна совпасть с безналичной выручкой в X-отчёте.
2. Пересчёт наличных. Сравните наличные в ящике с суммой в X-отчёте.
3. Выемка. Оформите в РМК изъятие денег, которые сдаются в сейф или инкассатору. Сумма выемки — не «на глаз», а по пересчёту.
4. Закрытие смены. Выберите в РМК закрытие смены. ККТ печатает Z-отчёт (отчёт о закрытии смены), а 1С формирует отчёт о розничных продажах — документ, в котором собрана вся выручка смены по товарам.
5. Проверка отправки в ОФД. В отчёте о закрытии видно, сколько документов не передано оператору. Если неотправленные висят долго — сообщите администратору, у кассы есть ограничение на срок хранения неотправленных документов.

Инкассация

Деньги, переданные инкассатору, кассир оформляет выемкой из кассы ККМ. Дальше их движение — передача в банк, зачисление на расчётный счёт — отражает бухгалтерия или старший кассир в бэк-офисе. В РМК для кассира инкассация заканчивается на выемке и подписании сопроводительной ведомости.

Если не сходится касса

Расхождение не исправляют «подгоном» последнего чека. Его фиксируют актом или служебной запиской по правилам магазина.

7. Частые ошибки кассира в 1С:Рознице

• ❌ Работа под чужим логином. Все чеки и выемки записываются на того, кто вошёл. При недостаче отвечать будет хозяин учётной записи.
• ❌ Продажа «похожим товаром». Товара нет в базе — пробили соседнюю позицию с той же ценой. Остатки обоих товаров станут неверными, а для маркировки это ещё и нарушение.
• ❌ Возврат наличными за оплату картой. Деньги должны вернуться тем же способом, каким были получены.
• ❌ Незакрытая смена. Ушли, не сделав Z-отчёт, — утром касса не откроет новую смену, пока не закроют старую.
• ❌ Выключение компьютера во время печати чека. Чек может пробиться на ККТ, но не записаться в 1С. Потом данные кассы и программы расходятся.

8. Частые вопросы о работе в 1С Розница