Кадровый учёт в 1С:ЗУП 3.1 — от справочников до ЕФС-1 и увольнения

Кадровик в 1С работает в конфигурации «Зарплата и управление персоналом» 3.1: почти всё нужное лежит в разделе Кадры, а настройки — в разделе Настройка. Рабочий цикл такой: заполнить справочники → оформить приём документом Прием на работу → вести переводы, отпуска и больничные → увольнять документом Увольнение → отправлять ЕФС-1 в СФР и проверять данные отчётами.

Ниже — порядок работы на примерах, с путями меню ЗУП 3.1 в интерфейсе «Такси». В 1С:Бухгалтерии 3.0 тоже есть приём и увольнение, но там кадровый учёт упрощённый: нет штатного расписания и графиков отпусков. Если в компании больше 15–20 человек, кадры ведут в ЗУП.

Настройка справочников перед началом кадрового учёта

Документы в ЗУП заполняются из справочников. Если пропустить этот этап, каждый приём превратится в ручной ввод с ошибками.

Что заполнить и где

Штатное расписание: включать или нет

Флажок использования штатного расписания стоит в Настройка → Кадровый учет. После включения программа:

• 📌 подставляет оклад и надбавки из позиции штатки в приём и перевод;
• 📌 контролирует количество ставок (если включён контроль);
• 📌 печатает форму Т-3 из документа утверждения.

Утверждают и меняют штатку отдельными документами — Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания. Задним числом позицию не правят: создают новый документ изменения с нужной датой. Так сохраняется история, и старые приказы печатаются с прежними окладами.

Графики работы

От графика зависит табель, норма часов и расчёт отпускных. Для каждого графика укажите год и нажмите кнопку заполнения по производственному календарю. В конце года графики заполняют на следующий год — иначе в январе табель будет пустым.

Приём сотрудника на работу в 1С ЗУП

Основной документ — Прием на работу: Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Прием на работу. Для нескольких человек одной датой есть Прием на работу списком.

Порядок оформления

1. Создайте физическое лицо. В ЗУП физлицо (паспорт, СНИЛС, ИНН, адрес) и сотрудник (место работы) — разные карточки. Перед вводом поищите человека по СНИЛС в списке Кадры → Сотрудники — он мог работать раньше или работать в другой организации группы.
2. Откройте документ Прием на работу и выберите сотрудника, организацию, дату приёма.
3. Заполните вкладку «Главное»: подразделение, должность (или позицию штатного расписания), вид занятости, количество ставок, график работы.
4. Вкладка «Оплата труда»: оклад и надбавки. При включённой штатке они придут из позиции.
5. Трудовой договор: номер, дата, срок (бессрочный или срочный), испытательный срок.
6. Флажок Отразить в трудовой книжке — оставьте включённым для основного места и внешнего совместительства. Без него мероприятие не попадёт в ЕФС-1.
7. Проведите и распечатайте приказ Т-1 и трудовой договор через кнопку Печать.

Пример

Иванова принимают бухгалтером с 01.11, оклад 60 000 ₽, пятидневка. В документе: дата 01.11, подразделение «Бухгалтерия», должность «Бухгалтер», 1 ставка, оклад 60 000. После проведения в работе с ЕФС-1 появится мероприятие «Приём» — его нужно отправить не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.

Совместители

• 👥 Внешний совместитель — обычный приём с видом занятости «Внешнее совместительство».
• 👥 Внутренний совместитель — отдельный документ Прием на работу на того же физлица с видом «Внутреннее совместительство». Программа создаст второго сотрудника, связанного с тем же человеком. НДФЛ при этом считается по физлицу общий.

Не заводите второе физлицо на того же человека. Дубль физлица ломает НДФЛ, вычеты и отчёты в ФНС и СФР.

Переводы и изменение условий труда

Любое изменение должности, подразделения, графика или оклада оформляют документом Кадровый перевод в том же журнале Кадры → Приемы, переводы, увольнения.

Какие флажки включать

В документе отмечают, что меняется: подразделение и должность, график, оплата труда. Включайте только нужное — лишний флажок перезапишет данные, которые меняться не должны.

Перевод с середины месяца — нормальная ситуация: при расчёте зарплаты оклад делится по дням, и до даты перевода сотрудник получит по старым условиям, после — по новым.

Увольнение сотрудника и окончательный расчёт

Увольнение оформляют документом Увольнение из того же журнала. Для группы — Увольнение списком.

Что заполнить

1. Дата увольнения — последний рабочий день.
2. Основание — статья ТК РФ из списка (по собственному желанию, по соглашению сторон и т.д.). Формулировка уйдёт в ЕФС-1 и в приказ, поэтому выбирайте из списка, а не пишите вручную.
3. Компенсация отпуска — программа сама подставит дни неиспользованного отпуска. Сверьте их с отчётом Остатки отпусков из Кадры → Кадровые отчеты.
4. Проведите и распечатайте приказ Т-8 и записку-расчёт.

Расчёт при увольнении бухгалтер начисляет и выплачивает в тот же день. Если кадровик и бухгалтер — разные люди, договоритесь, что документ Увольнение проводят заранее, а не в последний час.

Нюансы

• 🔹 Незакрытый больничный. Если сотрудник болеет в день увольнения, уволить его по инициативе работодателя нельзя (кроме ликвидации). По собственному желанию — можно, а больничный потом оплатят по правилам для уволенных.
• 🔹 Отпуск с последующим увольнением. Сначала проводят документ Отпуск, затем Увольнение датой последнего дня отпуска. Мероприятие для ЕФС-1 — по дате приказа об увольнении.
• 🔹 Ошибка в увольнении. Если документ проведён, но расчёт ещё не выплачен, его можно исправить и перепровести. Если ЕФС-1 уже отправлен — после исправления сформируйте отменяющие и новые сведения.

Отпуска и больничные: что делает кадровик, что считает программа

Кадровик оформляет событие, ЗУП рассчитывает сумму. В небольших компаниях обе части делает один человек.

Отпуска

• 🗓️ График отпусков — документ в разделе Кадры. Утверждают не позднее чем за две недели до нового года, печатают форму Т-7.
• 🗓️ Ежегодный отпуск — документ Отпуск (Зарплата → Отпуска или из карточки сотрудника). Программа рассчитает средний заработок и отпускные, если у пользователя есть права на расчёт.
• 🗓️ Перенос отпуска — документ Перенос отпуска меняет плановые даты в графике.
• 🗓️ Без сохранения зарплаты — тот же Отпуск с соответствующим видом или отдельный документ отпуска без оплаты (зависит от настройки видов отпусков).

Права на ежегодные отпуска и дополнительные отпуска (за вредность, ненормированный день) задают в Настройка → Виды отпусков. Остаток дней по каждому сотруднику показывает отчёт Остатки отпусков.

Больничные

Больничные теперь только электронные. Порядок:

1. СФР присылает извещение об открытом или закрытом ЭЛН.
2. В ЗУП больничный создают документом Больничный лист (Зарплата → Больничные листы) по номеру ЭЛН — данные подтягиваются из сервиса СФР при подключённой 1С-Отчётности.
3. Работодатель передаёт в СФР сведения для назначения пособия (стаж, зарплата, реквизиты). Срок — 3 рабочих дня с получения запроса.
4. Первые три дня оплачивает работодатель, остальное — СФР напрямую сотруднику.

Отчётность и контроль кадровых данных

ЕФС-1: сведения о трудовой деятельности

Главная кадровая отчётность — подраздел 1.1 формы ЕФС-1. В ЗУП её удобно вести из рабочего места Кадры → Электронные трудовые книжки: там видно все мероприятия, которые ещё не отправлены.

Отправляют через Отчетность, справки → 1С-Отчетность или выгружают файл для другой программы.

Кадровые отчёты для проверки

Все в Кадры → Кадровые отчеты:

• 📊 Личная карточка Т-2 — печать на любую дату.
• 📊 Штатные сотрудники — кто где работает и с каким окладом; удобно сверять со штаткой.
• 📊 Остатки отпусков — перед графиком и при увольнении.
• 📊 Численность (списочная, среднесписочная) — для статистики и отчётов.
• 📊 Табель Т-13 — в разделе Зарплата, но кадровик часто проверяет его до закрытия месяца.

Раз в месяц полезно сравнить «Штатные сотрудники» с утверждённой штаткой: вакансии, перегруз ставок и лишние позиции сразу видны.

Связь ЗУП с бухгалтерией и другими системами

Кадровые данные редко живут только в ЗУП.

• 🔗 1С:Бухгалтерия 3.0. Синхронизация настраивается в Администрирование → Синхронизация данных. В бухгалтерию уходят физлица, подразделения и итоговые документы Отражение зарплаты в бухучете. Кадровые документы туда не передаются — и это правильно, кадры ведут в одном месте.
• 🔗 Кадровый ЭДО. С 2022 года ТК РФ разрешает вести приказы, договоры и заявления в электронном виде (статьи 22.1–22.3). Для ЗУП есть сервис «1С:Кабинет сотрудника »: заявления на отпуск, расчётные листки, подписание документов по ссылке.
• 🔗 Загрузка из Excel . Начальный список сотрудников можно загрузить через Загрузить из файла в списке физлиц или через помощник начальной расстановки. Это быстрее, чем вводить 50 человек вручную.
• 🔗 ERP и КА. В «1С:ERP» и «Комплексной автоматизации» блок зарплаты и кадров устроен как в ЗУП 3.1, пути почти те же. В «Управлении торговлей» и «Рознице» кадрового учёта нет — их связывают с ЗУП.

Ошибки кадровика в 1С, которые дорого исправлять

Отдельно — права пользователей. Если кадровик не должен видеть зарплаты, администратор назначает ему профиль доступа только к кадровым данным в Администрирование → Настройки пользователей и прав. Тогда документ Отпуск кадровик оформит, а сумму рассчитает бухгалтер.

Частые вопросы