Склад в 1С глазами кладовщика: приёмка, отгрузка, пересчёт и отчёты

Работа кладовщика в 1С сводится к трём документам: приходный ордер на товары, расходный ордер на товары и пересчёт товаров. Так устроено в 1С:Управление торговлей 11 (и в КА 2, ERP) на складе с ордерной схемой: все пункты — в разделе Склад и доставка. Накладные, счета-фактуры и цены кладовщик не трогает: это работа менеджера и бухгалтера.

Частое заблуждение новичка — «кладовщик проводит поступление». В Бухгалтерии 3.0 так и есть, потому что ордерной схемы там нет и складской учёт ведётся теми же документами, что и бухгалтерский. В УТ 11 кладовщик фиксирует только факт: что пришло, что ушло, сколько лежит. Поэтому сначала уточните, в какой программе и по какой схеме работает ваш склад: от этого зависит набор документов.

Что настроить до первого рабочего дня кладовщика в 1С

Рабочее место кладовщика — это не отдельная программа, а набор прав и настроек склада. Делает их администратор или главный бухгалтер, кладовщику достаточно проверить три вещи.

Права доступа

• 🔑 Отдельный пользователь с ограничением по своему складу. В УТ 11 это настраивается группами доступа в НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав.
• 📦 Права на складские ордера, перемещения и пересчёты. Права на изменение цен и закупочных документов кладовщику обычно не дают.
• 🖨️ Доступ к печати: этикетки, ценники, складские формы.

Ордерная схема на складе

Включается в два этапа:

1. НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка — флажок «Ордерные склады». Здесь же «Несколько складов» и, если нужно, адресное хранение.
2. В карточке склада (НСИ и администрирование → НСИ → Склады и магазины) указать, где используется ордерная схема: при поступлении, при отгрузке, при отражении излишков и недостач. У каждого флажка есть дата начала.

Справочник номенклатуры

Кладовщик чаще всех видит, что карточка товара заполнена плохо. Проверьте на старте:

• 📏 единица хранения и упаковки (коробка = 12 шт., паллета = 40 коробок);
• 🔢 штрихкоды — без них сканер бесполезен;
• 🏷️ учёт серий у вида номенклатуры, если товар серийный или с партиями.

Приёмка товара на склад: приходный ордер шаг за шагом

На ордерном складе кладовщик принимает товар независимо от того, пришли ли документы поставщика. Менеджер может оформить «Приобретение товаров и услуг» до, после или в день поставки.

Порядок приёмки в УТ 11

1. Откройте Склад и доставка и найдите список товаров к поступлению — там видны ожидаемые поставки по заказам поставщикам.
2. Выберите поставку и создайте «Приходный ордер на товары». Если поставка пришла без заказа, документ создаётся вручную, с указанием поставщика как отправителя.
3. Пересчитайте товар по факту. Сканер штрихкодов заполняет табличную часть сам: каждое сканирование добавляет упаковку или штуку.
4. Укажите серии, если товар серийный (подробно — ниже).
5. Проведите ордер. Товар появляется в остатках склада, даже если накладной ещё нет.

Если факт не совпал с документами

Расхождение — главный момент приёмки. Кладовщик вписывает в ордер то, что реально лежит на паллете, а не то, что написано в накладной поставщика.

Не подгоняйте ордер под накладную поставщика. Остатки в программе должны совпадать с полкой: иначе недостачу найдут на инвентаризации, и отвечать за неё будет материально ответственное лицо.

Приёмка в Бухгалтерии 3.0

Здесь ордеров нет. Документ Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) одновременно увеличивает остаток на складе и формирует проводки. Если кладовщик работает в БП, он обычно вводит документ с количеством, а цены и счёт-фактуру проверяет бухгалтер. Из документа можно распечатать приходный ордер по форме М-4.

Отгрузка и перемещение со склада: расходный ордер на товары

Отгрузка на ордерном складе начинается с распоряжения. Распоряжением служит заказ клиента , реализация, заказ на перемещение или перемещение. Без распоряжения расходный ордер не нужен — кладовщику просто нечего собирать.

Сборка заказа

1. В разделе Склад и доставка откройте список товаров к отгрузке: туда попадают распоряжения, по которым пора собирать товар.
2. Создайте «Расходный ордер на товары» по нужному распоряжению. Табличная часть заполнится из заказа.
3. Распечатайте лист сборки и соберите товар. На адресном складе программа подскажет ячейки отбора.
4. Внесите фактически собранное количество. Не хватило — укажите, сколько есть: менеджер увидит недогруз.
5. Переведите ордер в статус, который означает, что товар отгружен, и проведите. Остаток на складе уменьшится.

Перемещение между складами

Документ «Перемещение товаров» оформляет отправитель. Если оба склада ордерные, на отправителе делается расходный ордер, на получателе — приходный. Пока получатель не провёл приходный ордер, товар числится «в пути».

В БП 3.0 перемещение — один документ: Склад → Перемещение товаров. Он сразу снимает остаток с одного склада и ставит на другой.

Внутреннее потребление и списание порчи

Товар, взятый для нужд компании (хозтовары, упаковка, образцы), списывается документом «Внутреннее потребление товаров». Испорченный — актом. Кладовщик здесь отвечает за количество и причину, счёт затрат выбирает бухгалтер.

Инвентаризация склада в 1С: от задания до результата

Инвентаризация обязательна в случаях, которые перечислены в законе о бухгалтерском учёте и ФСБУ 28/2023: перед годовой отчётностью, при смене материально ответственного лица, после кражи, пожара или аварии. Остальные пересчёты компания назначает сама.

Как это устроено в УТ 11

В УТ 11 пересчёт и учёт результатов разделены:

1. Создайте документ «Пересчет товаров» по складу, ячейке или группе номенклатуры. Программа заполнит учётные остатки.
2. Распечатайте бланк пересчёта. В бланке не показывайте учётное количество: счётчики должны считать вслепую.
3. После пересчёта внесите факт в документ (вручную или со сканера) и переведите его в статус «Выполнено».
4. Документ сам по себе остатки не меняет. По его результатам оформляют «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров».

Пересортицу (одного артикула не хватает, другого столько же лишнего) закрывают документом «Пересортица товаров», а не парой списание + оприходование.

Как это устроено в БП 3.0

1. Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров, кнопкой «Заполнить» подтянуть остатки .
2. Внести фактическое количество в колонку факта.
3. На основании документа создать «Списание товаров» по недостачам и «Оприходование товаров » по излишкам.
4. Распечатать инвентаризационную опись ИНВ-3 и, при недостачах или излишках, сличительную ведомость .

Серийные номера и партии товара на складе

Серии в 1С — это общее название для серийного номера, номера партии и срока годности. Какие реквизиты нужны, задаётся в виде номенклатуры.

Что включить

1. В настройках раздела Номенклатура включить «Серии номенклатуры».
2. В карточке вида номенклатуры выбрать, что указывать: номер, срок годности, дату производства.
3. На складе задать политику учёта серий — указывать серию при приёмке, при отгрузке или везде.

Как кладовщик работает с сериями

• 🔍 При приёмке — сканирует или вводит серию по каждой единице (электроника, техника) или одну серию на партию (продукты, химия, лекарства).
• 📤 При отгрузке — указывает, какую именно серию отпускает. Для товара со сроком годности первым уходит тот, у которого срок ближе (FEFO).
• 🧾 При возврате — проверяет, что вернули ту же серию, что отгружали.

Маркированный товар (обувь, одежда, молочка, вода) идёт отдельной цепочкой с кодами маркировки. Это расширение работы с сериями: коды сканируются при приёмке и отгрузке, иначе документ не уйдёт в ГИС МТ.

Складские отчёты: что смотреть кладовщику каждый день

Отчётов в 1С десятки, но в работе склада хватает нескольких.

В Бухгалтерии 3.0 те же задачи решают Склад → Отчеты → Ведомость по товарам на складах и Остатки товаров. Бухгалтер для сверки чаще смотрит оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 или 10 с разбивкой по складам.

Ежедневная привычка, которая снимает половину вопросов на инвентаризации: в конце смены откройте ведомость по своему складу и найдите отрицательные остатки. Минус на складе — всегда ошибка в документах, а не «особенность программы».

Как складские документы попадают в бухгалтерию

Кладовщику полезно понимать, что происходит с его документами дальше, — так проще объяснить бухгалтеру расхождение.

В УТ 11 с выгрузкой в Бухгалтерию

• Приходные и расходные ордера в бухгалтерию не передаются. Они складские.
• В БП попадают «Приобретение товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг», «Перемещение товаров», списания недостач и оприходования излишков.
• Поэтому ордер без накладной в бухгалтерии не виден. Товар на полке есть, а на счёте 41 — нет, пока менеджер не оформит поступление.

Что сформируют результаты инвентаризации в БП

Решение, на кого отнести недостачу, принимает руководитель, а не кладовщик. Удержать её из зарплаты можно только при наличии договора о полной материальной ответственности и с соблюдением правил трудового законодательства.

Ошибки кладовщика, которые потом ищет бухгалтер

Ещё три привычки, которые не умещаются в таблицу:

• 📅 Не меняйте дату проведённого ордера задним числом без бухгалтера. Если период закрыт, это сдвинет себестоимость.
• ✍️ Не удаляйте документы — помечайте на удаление. Удалить помеченные может только администратор.
• 🧑‍🤝‍🧑 Не работайте под чужим пользователем. При недостаче по журналу регистрации видно, кто и когда провёл документ.

Частые вопросы кладовщиков по работе в 1С