Смена кассира в 1С от первого чека до Z-отчёта

Работа на кассе в 1С идёт в одном окне — «Рабочем месте кассира» (РМК). Порядок смены всегда один: открыть смену на ККТ → пробивать чеки продажи и возврата → при необходимости сделать внесение или выемку наличных → закрыть смену, после чего касса печатает Z-отчёт, а 1С создаёт сводный документ о розничных продажах.

Ниже порядок для РМК в 1С:Рознице 2.3 и 1С:Управлении торговлей 11 — там интерфейс кассира почти одинаковый. В 1С:УНФ логика та же: смена, чеки, возвраты, закрытие. Кассиру не нужно разбираться в учёте: всё, что он делает, — нажимает кнопки РМК и следит, чтобы касса печатала то, что продано.

Подготовка рабочего места кассира до начала смены

Перед первым покупателем проверьте «железо» и деньги. Если касса не отвечает, это лучше узнать до очереди.

Что должно быть готово:

• 🖨️ Онлайн-касса (фискальный регистратор) включена, подключена к компьютеру, в ней есть чековая лента.
• 🔌 Оборудование подключено в 1С. Администратор заранее настраивает его в разделе НСИ и администрирование → Администрирование → РМК и оборудование (в Рознице — Администрирование → РМК и оборудование). Там же есть проверка связи с устройством.
• 📶 Есть интернет — касса отправляет чеки оператору фискальных данных (ОФД).
• 🔍 Сканер штрихкодов читает код: отсканируйте любой товар в пустом поле — должен появиться звук или символы.
• 💳 Терминал эквайринга включён, если принимаете карты.
• 💵 Размен в денежном ящике. Сумму, которую положили утром, нужно провести в 1С как внесение, иначе к вечеру касса «не сойдётся».

У кассира должна быть своя учётная запись в 1С. Имя пользователя попадает в чек: по 54-ФЗ в чеке указывается кассир, поэтому работать под чужим логином нельзя.

Открытие смены на кассе в 1С

Откройте РМК. В Рознице и УТ 11 он находится в разделе Продажи, команда «Рабочее место кассира». Многие кассиры работают в полноэкранном режиме — тогда РМК запускается сразу при входе в программу.

Порядок открытия:

1. Войдите в 1С под своим пользователем.
2. Запустите РМК. Программа сама проверит связь с ККТ.
3. Нажмите «Открыть смену». Касса напечатает отчёт об открытии смены.
4. Сделайте внесение размена: сумму наличных, которую положили в ящик.
5. Пробейте первый чек.

Если смену не открыть явно, программа предложит сделать это при первом чеке. Но отчёт об открытии лучше получить сразу: так видно, что касса и фискальный накопитель исправны.

Как пробивать чеки: от сканирования товара до оплаты

Основная работа кассира — чек продажи. В РМК он собирается в одной таблице: товар, количество, цена, сумма.

Добавление товаров в чек

• 📦 Сканер. Отсканируйте штрихкод — товар встанет в строку. Повторное сканирование того же товара увеличит количество.
• ⌨️ Поиск по названию или артикулу. Если штрихкод не читается, найдите товар через подбор: в РМК есть поиск по наименованию.
• ⚖️ Весовой товар. Штрихкод с весов уже содержит вес, программа разберёт его сама. Если весы подключены к компьютеру, вес подставится при выборе товара.
• 🏷️ Маркированный товар (обувь, одежда, молочка, вода, табак и др.). Сканировать нужно именно код DataMatrix на упаковке, а не обычный штрихкод. Каждая единица — отдельный код.

Чтобы изменить количество, выделите строку и введите новое значение. Ошибочную строку удалите до оплаты — это не возврат и не требует документов.

Оплата

Когда все товары в чеке, нажмите кнопку оплаты. Дальше зависит от способа.

Сдачу программа считает сама. Пример: покупка на 1 340 ₽, покупатель дал 2 000 ₽ — сдача 660 ₽.

Скидки и дисконтные карты

Скидки по акциям 1С применяет автоматически, если их настроил администратор. Дисконтную карту покупателя считайте сканером или введите номер до оплаты — иначе скидка не пересчитается. Ручную скидку кассир может дать, только если на это есть право у его пользователя.

Возврат товара и отмена чека

Здесь кассиры ошибаются чаще всего. Нужно различать два случая.

Чек ещё не оплачен. Покупатель передумал до оплаты — просто удалите строки или отмените чек целиком. В налоговую ничего не уходит, документов не нужно.

Чек уже пробит. Отменить его нельзя. Любой возврат по 54-ФЗ оформляется отдельным кассовым чеком с признаком «возврат прихода». Неважно, вернулся покупатель через пять минут или через неделю.

Порядок возврата в РМК:

1. Нажмите команду возврата.
2. Найдите исходный чек: по номеру, дате или отсканировав штрихкод с бумажного чека, если он печатается.
3. Отметьте товары, которые возвращают, и количество.
4. Выберите способ: на карту возвращают на карту, наличными — из ящика.
5. Касса напечатает чек возврата.

Если исходный чек не найден (например, продажа была на другой кассе), возврат можно оформить без ссылки на чек, но тогда требования к проверке у каждой организации свои — уточните у старшего кассира.

Деньги за товар, оплаченный картой, возвращаются только на карту. Выдать наличными — нарушение порядка расчётов, и по кассе образуется недостача на сумму возврата.

Чек коррекции

Если продажу провели без чека (касса зависла, не было света), её потом оформляют чеком коррекции. Его пробивает старший кассир или администратор, а не рядовой кассир. В 1С такой чек тоже делают из РМК, но доступ к команде обычно ограничен правами.

Наличные за смену и закрытие с Z-отчётом в 1С

Внесение, выемка и X-отчёт

Наличные в ящике должны совпадать с тем, что видит 1С. Все движения денег, кроме продаж и возвратов, проводятся явно.

• ➕ Внесение — положили деньги в ящик (утренний размен, доплата мелочью).
• ➖ Выемка — забрали деньги из ящика (сдали в сейф, инкассация).
• 📄 X-отчёт (отчёт без гашения) — промежуточный итог смены. Ничего не закрывает, его можно печатать сколько угодно раз.

Пример. Утром внесли 3 000 ₽. За день продали наличными на 41 200 ₽, вернули наличными 1 200 ₽, в обед сдали в сейф 25 000 ₽. В ящике должно остаться: 3 000 + 41 200 − 1 200 − 25 000 = 18 000 ₽. Эту же сумму покажет X-отчёт.

Закрытие смены и печать Z-отчёта

Смену закрывают в конце рабочего дня, но не реже чем раз в 24 часа.

1. Пробейте последний чек и убедитесь, что открытых чеков нет.
2. Напечатайте X-отчёт и пересчитайте наличные.
3. Сделайте выемку: заберите выручку, оставив размен на завтра (если так принято).
4. Нажмите «Закрыть смену».
5. Касса напечатает Z-отчёт — отчёт о закрытии смены.

После закрытия 1С сама формирует отчёт о розничных продажах за смену: он собирает все чеки, оплаты и возвраты. По нему бухгалтер видит выручку, а склад — списание товаров. Кассиру этот документ править не нужно.

Несколько касс, кассиров и смен

В магазине с двумя-тремя кассами каждая ККТ живёт отдельно.

• 🖥️ Каждая касса — свой компьютер и своя ККТ. Администратор связывает фискальный регистратор с рабочим местом. Смена открывается и закрывается на каждой кассе отдельно.
• 👥 Смена кассиров в течение дня. Новый кассир входит в 1С под своим логином, и чеки начинают печататься с его именем. Смену на ККТ при этом можно не закрывать: Z-отчёт снимают один раз в конце дня.
• 💰 Свои деньги — своя ответственность. При передаче смены сделайте X-отчёт и выемку, пересчитайте наличные вдвоём. Иначе недостачу не на кого будет отнести.
• 🔁 Возврат на другой кассе. Чек продажи с первой кассы найти можно, но деньги вернутся из ящика второй. Это нормально, учитывайте в пересчёте.

Если розница работает в несколько смен на одной кассе, закрывайте каждую смену Z-отчётом. Одна «сквозная» смена на двое суток заблокирует кассу через 24 часа.

Частые ошибки на кассе и как их разобрать

Ниже ситуации, на которых чаще всего застревает новичок. Выберите симптом — и увидите причину.

Ещё три привычки, которые снимают половину проблем на смене:

• ❌ Не пробивать «тренировочные» чеки на рабочей кассе. Каждый уходит в налоговую, отменить его можно только возвратом.
• ❌ Не выдёргивать кабель ККТ во время печати чека. Можно получить чек, который ушёл в накопитель, но не записался в 1С.
• ❌ Не работать под чужим логином. В чеке будет чужая фамилия, а расхождение по кассе ляжет на коллегу.

Как ускорить работу на кассе в 1С

Скорость кассира — это не только руки, но и настройки РМК. Попросите администратора включить то, чем будете пользоваться.

• ⌨️ Горячие клавиши. Основные действия РМК (оплата, количество, удаление строки) вызываются с клавиатуры. Подсказки написаны прямо на кнопках. Работать без мыши заметно быстрее.
• 🛒 Быстрые товары. Ходовые позиции без штрихкода (пакет, хлеб, кофе на развес) выносят на отдельные кнопки — не нужно искать в подборе.
• 🖥️ Полноэкранный режим. Кассир видит только РМК, лишние разделы 1С не мешают и не отвлекают.
• 📱 Дисплей покупателя. Если подключён, покупатель сам видит сумму и сдачу — меньше вопросов на кассе.
• 🧾 Отложенный чек. Покупатель ушёл за забытым товаром — отложите чек, обслужите следующего и потом вернитесь к первому.

Частые вопросы