Склад в 1С 8.3 глазами кладовщика: документы, ячейки, ТСД

Работать с 1С на складе можно по двум схемам. В 1С:Бухгалтерии 3.0 склад — это просто аналитика в документах поступления и реализации: товар приходит и уходит одним документом менеджера. В 1С:Управлении торговлей 11, КА 2 и ERP склад живет отдельно: кладовщик оформляет приходные и расходные ордера, собирает заказы по ячейкам и сканирует штрихкоды на ТСД.

Если склад небольшой и кладовщик один, хватает схемы Бухгалтерии. Если товар принимают и отгружают другие люди, чем те, кто выписывает документы, нужен ордерный склад . Если товаров тысячи и важно, на какой полке что лежит, включают адресное хранение.

Рабочее место кладовщика: склады, права, сканеры и ТСД

Начинают не с документов, а с трех настроек: справочник складов, права пользователя и оборудование.

Склады и схема работы

В УТ 11 сначала включите нужные возможности: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка. Там отмечают работу с несколькими складами, ордерную схему и адресное хранение. Без этих флажков соответствующие поля в карточке склада не появятся.

Дальше откройте карточку склада (НСИ и администрирование → Склады или через раздел «Склад и доставка»). Для ордерного склада укажите:

• 📥 использование ордерной схемы при поступлении — и дату начала;
• 📤 использование ордерной схемы при отгрузке — и дату начала;
• 🗂 складские помещения и адресное хранение, если они нужны.

Дата начала ордерной схемы важна. Документы, введенные до нее, двигают склад сразу, после нее — ждут ордер. Не ставьте дату задним числом в закрытом периоде: старые документы потребуют ордеров, и остатки «поплывут».

В 1С:Бухгалтерии достаточно справочника «Склады» (Справочники → Товары и услуги → Склады). Если склад один, флажок нескольких складов можно не включать вовсе: поле «Склад» скроется из документов.

Права пользователя

Кладовщику не нужен доступ к ценам и взаиморасчетам. В УТ 11 подберите ему профиль групп доступа складского работника и ограничьте доступ конкретными складами. Тогда в списках ордеров он увидит только свой склад и не проведет документ по чужому.

Сканеры, ТСД и принтеры этикеток

Оборудование подключают в разделе НСИ и администрирование → РМК и оборудование → Подключаемое оборудование (в УТ 11) или Администрирование → Подключаемое оборудование (в БП 3.0). Добавляют экземпляр устройства, выбирают драйвер, привязывают к рабочему месту — компьютеру, на котором работает кладовщик.

Какое устройство под какую задачу:

Сторонние мобильные клиенты для склада (например, «Склад 15» от Клеверенс) ставят отдельной поставкой и подключают по их инструкции. Перед закупкой ТСД проверьте, есть ли драйвер под вашу конфигурацию.

Приемка товара на склад: ордер, сверка, расхождения

Приемка в 1С:Бухгалтерии

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и создайте документ «Товары (накладная, УПД)».
2. Выберите склад и контрагента.
3. Заполните товары: подбором, сканером или загрузкой электронного УПД из ЭДО.
4. Проведите документ. Товар сразу встанет на остаток склада.

Приемка и бухгалтерия здесь — одно действие. Поэтому кладовщику либо дают права на документ поступления, либо он передает накладную бухгалтеру.

Приемка на ордерном складе в УТ 11

На ордерном складе работают двое. Менеджер оформляет «Приобретение товаров и услуг» или заказ поставщику . Кладовщик фиксирует фактический приход «Приходным ордером на товары».

1. Откройте раздел «Склад и доставка» и найдите список распоряжений на поступление.
2. Выберите ожидаемую поставку и создайте по ней приходный ордер.
3. Отсканируйте товары или введите фактическое количество.
4. Проведите ордер.

Порядок не жесткий. Товар можно принять ордером раньше, чем менеджер получит документы от поставщика. Тогда товар числится на складе, но еще не оформлен в учете поставки.

Если пришло не то или не столько

Фактическое количество в ордере не совпало с документом поставщика — это расхождение. В УТ 11 его оформляют актом о расхождениях после поступления: документ фиксирует недостачу, излишек или пересорт и дает основание для претензии поставщику.

Размещение и адресное хранение по ячейкам

Адресное хранение есть в УТ 11, КА 2 и ERP. В Бухгалтерии его нет: там самый мелкий уровень — склад.

Как устроены адреса

Склад делится на помещения, помещения — на ячейки. Адрес ячейки собирают из частей: линия, стеллаж, ярус, позиция. Например, А-03-2-05 — линия А, стеллаж 3, ярус 2, позиция 5.

Ячейки удобно создавать пакетно по шаблону, а не по одной. Для каждой можно задать типоразмер, чтобы программа понимала, что крупная коробка в мелкую ячейку не войдет.

Как товар попадает в ячейку

1. Приходный ордер проведен — товар на складе, но еще в зоне приемки.
2. По нему формируется задание на размещение (документ «Отбор (размещение) товаров»).
3. Кладовщик раскладывает товар и подтверждает ячейки, в которые его положил.
4. Остаток появляется в конкретной ячейке.

Ведете склад без ячеек, а потом решили включить адресное хранение? Перед включением разложите текущие остатки по ячейкам документом размещения. Без этого программа не будет знать, где лежит товар, и задания на сборку окажутся пустыми.

Сборка заказа и отгрузка покупателю

Отгрузка в 1С:Бухгалтерии

Все делает один документ: Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Кладовщик собирает товар по печатной форме счета или накладной, бухгалтер проводит реализацию. При нехватке товара программа выдаст ошибку проведения, если списание без остатков запрещено (об этом в разделе про проблемы).

Отгрузка с ордерного склада в УТ 11

1. Менеджер проводит заказ клиента или реализацию — появляется распоряжение на отгрузку.
2. Кладовщик открывает список распоряжений на отгрузку в разделе «Склад и доставка».
3. По распоряжению создается «Расходный ордер на товары».
4. При адресном хранении из ордера формируются задания на отбор: сборщик идет по ячейкам в порядке маршрута.
5. Собранный товар проверяют — сканированием каждой позиции или пересчетом мест.
6. Ордер проводят как отгруженный. Товар уходит с остатка склада.

Если товар упаковывают в коробки и паллеты, используйте упаковки номенклатуры. Тогда при сборке сканируют код коробки, а 1С пересчитывает его в штуки.

Перемещение между складами

Документ «Перемещение товаров» есть в обеих конфигурациях. В БП 3.0 он сразу переносит остаток. В УТ 11 при ордерных складах нужны два ордера: расходный на складе-отправителе и приходный на складе-получателе. Пока второй ордер не проведен, товар находится «в пути» и не числится ни там, ни там.

Инвентаризация склада в 1С

Инвентаризацию обязательно проводят перед годовой отчетностью, при смене материально ответственного лица, после краж и порчи (402-ФЗ, ст. 11, и методические указания Минфина). Остальные пересчеты — по решению руководителя.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Склад → Инвентаризация товаров — создайте документ, выберите склад.
2. Заполните табличную часть по учетным остаткам кнопкой заполнения.
3. Распечатайте инвентаризационную опись для комиссии.
4. Внесите фактическое количество. Колонка отклонений заполнится сама.
5. На основании документа создайте «Списание товаров» по недостачам и «Оприходование товаров» по излишкам.

В УТ 11 на ордерном складе

Пересчет ведет склад, а результаты оформляет учет:

1. Кладовщик оформляет «Пересчет товаров» по складу, помещению или группе ячеек. Пересчет удобно делать на ТСД.
2. По итогам пересчета выявленные отклонения оформляют документами «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров».
3. Пересорт (одного товара больше, другого столько же меньше) оформляют пересортицей, а не парой «списание + оприходование».

Остатки, оборачиваемость и запасы: отчеты для склада

Склад редко нуждается в сложной аналитике. Чаще всего нужны три ответа: сколько есть, где лежит и что залежалось.

В УТ 11 различайте «на складе» и «доступно». Товар может лежать на полке, но быть зарезервирован под заказ клиента. Менеджер, который смотрит только физический остаток, продаст его повторно.

Для управления запасами в УТ 11 настраивают обеспечение потребностей: минимальный и максимальный остаток по номенклатуре и складу. Программа сама покажет, что пора заказать поставщику. Залежалый товар ищут через ведомость за 3–6 месяцев: позиции без расхода за этот срок — кандидаты на распродажу.

Проблемы на складе и как их решать

После исправления документов задним числом в БП 3.0 перепроведите период или выполните закрытие месяца заново. Иначе себестоимость списания останется рассчитанной по старым остаткам.

Частые вопросы