Работа в 1С:Бухгалтерии 3.0 от первой настройки до сданной отчётности

Работа в 1С:Бухгалтерии 3.0 строится по одному циклу: настроить организацию и учётную политику, заполнить справочники, вводить первичные документы по мере событий, в конце месяца запустить Операции → Закрытие месяца, проверить оборотно-сальдовую ведомость и сдать отчёты из раздела Отчеты → Регламентированные отчеты. Проводки вручную почти не пишут: их формирует программа при проведении документа.

Типичная ситуация: бухгалтер приходит в компанию, где базу вели «как получалось». Остатки не бьются, НДС не сходится, закрытие месяца выдаёт десяток ошибок. Почти всегда причина одна — пропущен один из этапов цикла. Ниже порядок, в котором с бухгалтерией 1С работать удобнее всего, и места, где пользователи чаще всего ошибаются.

С чего начать: организация, учётная политика и справочники

Первичная настройка определяет, какие проводки программа будет делать дальше. Если указать не ту систему налогообложения, исправлять придётся каждый документ.

Карточка организации

Откройте Главное → Организации и заполните карточку:

• 🏢 ИНН, КПП, ОГРН, полное и сокращённое наименование;
• 📍 юридический и фактический адрес;
• 🏦 основной банковский счёт (без него не загрузятся выписки);
• 👤 ответственные лица: руководитель и главный бухгалтер — они попадут в печатные формы;
• 🧾 коды статистики и данные налоговой инспекции — нужны для отчётности.

Если у вас подключена интернет-поддержка, достаточно ввести ИНН: реквизиты подтянутся из ЕГРЮЛ автоматически.

Учётная политика и функциональность

Учётная политика открывается из Главное → Учетная политика. Здесь выбирают:

• систему налогообложения: общая, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы»;
• способ оценки МПЗ при списании (по средней или ФИФО);
• состав косвенных расходов и способ их закрытия — на счёт 90.08 («директ-костинг») или на счёт 20;
• применение ПБУ 18/02 для организаций на общей системе;
• настройки налогов и отчётов: НДС, налог на прибыль, имущество, транспорт.

Учётную политику задают по годам. Сменили систему налогообложения с 1 января — создайте новую запись с этой даты, а не правьте старую.

Следующий шаг — Главное → Функциональность. Тут включают то, что нужно бизнесу: склад, производство, валютные операции, ЕГАИС, маркировку. Лишние флажки не мешают учёту, но перегружают меню и формы документов.

Справочники

Основные справочники находятся в разделе Справочники:

В номенклатуре важно поле вида номенклатуры: от него зависят счета учёта по умолчанию. Если товар заведён как «Материалы», при поступлении он ляжет на счёт 10, а не 41.

Начальные остатки

При переходе на 1С с другой программы или с середины года остатки вносят через Главное → Начальные остатки. Помощник разбит по счетам: отдельно вносятся основные средства , товары, расчёты с контрагентами, НДС, зарплата.

Дату ввода остатков ставят последним днём предыдущего периода. Начинаете учёт с 1 апреля — остатки вводите на 31 марта. После ввода сформируйте оборотно-сальдовую ведомость и сверьте её с балансом из прежней программы. Счёт 000 «Вспомогательный» должен остаться с нулевым сальдо.

Как вводить первичные документы в 1С Бухгалтерии

Правило простое: каждый факт хозяйственной жизни — отдельный документ в нужном разделе. Не проводите операции ручными записями, если для них есть документ.

Покупки и продажи

Удобнее всего вводить реализацию на основании счёта покупателю: товары, цены и договор перенесутся сами. Поступление — на основании заказа поставщику, если вы их ведёте, или загрузкой электронного документа из ЭДО.

После проведения нажмите кнопку Дт/Кт в форме документа. Откроются проводки, которые он сделал. Это самая быстрая проверка, что документ отразился так, как вы ожидали.

Банк и касса

Банковские операции вводят в Банк и касса → Банковские выписки. Ручной ввод платёжек на десятки операций в день отнимает часы, поэтому используют один из двух способов:

1. Загрузка файла выгрузки из клиент-банка: кнопка Загрузить в списке выписок.
2. Прямой обмен с банком через сервис 1С:ДиректБанк, если ваш банк его поддерживает.

При загрузке программа сопоставляет плательщиков с контрагентами по ИНН и подбирает договор. Если контрагента в базе нет, она предложит создать его. Проверяйте вид операции у каждой строки: оплата от покупателя, возврат, прочее поступление — от этого зависит счёт.

Наличные операции — Банк и касса → Кассовые документы: приходные и расходные кассовые ордера. Чеки ККТ при розничной торговле закрываются отчётами о розничных продажах.

Зарплата и кадры в 1С Бухгалтерии

Сначала решите, где считается зарплата . В Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты выбирают:

• в этой программе — для небольшого штата, расчёт делается в самой Бухгалтерии;
• во внешней программе — расчёт ведут в 1С:ЗУП, а в Бухгалтерию загружают только итоги для проводок.

Если штат больше 30–50 человек, есть сменный график, сдельщина или сложные надбавки — практичнее вести расчёт в ЗУП. Функциональность зарплаты в Бухгалтерии упрощённая.

Кадровые документы

При расчёте в Бухгалтерии сотрудников заводят в Зарплата и кадры → Сотрудники. Дальше движения оформляют документами:

• 📝 приём на работу — с датой, должностью, окладом и графиком;
• 🔄 кадровый перевод — смена должности, подразделения или оклада;
• 🚪 увольнение — программа сама посчитает компенсацию за неиспользованный отпуск при начислении;
• 🏖 отпуска и больничные — отдельными документами в том же разделе.

Начисление и выплата

Порядок каждого месяца:

1. Аванс за первую половину месяца — ведомостью на выплату с видом «Аванс».
2. Начисление зарплаты в конце месяца: Зарплата и кадры → Все начисления, кнопка Создать → Начисление зарплаты, затем Заполнить.
3. Проверка НДФЛ и взносов на вкладках документа.
4. Ведомость на выплату (в банк, через кассу или на карты) и списание с расчётного счёта.

Платить зарплату нужно не реже двух раз в месяц — это требование статьи 136 ТК РФ, поэтому аванс не формальность.

Проводки по зарплате формируются при проведении начисления: Дт 20 (26, 44) Кт 70 — начисление, Дт 70 Кт 68.01 — НДФЛ, Дт 20 (26, 44) Кт 69 — страховые взносы. Счёт затрат берётся из способа отражения, указанного у сотрудника или у организации.

Закрытие месяца: что делает программа и что проверить

Закрытие месяца — это набор регламентных операций, которые считают амортизацию, списывают затраты и определяют финансовый результат. Запускается в Операции → Закрытие месяца. Выберите месяц и нажмите Выполнить закрытие месяца.

Состав операций зависит от учётной политики. Для организации на общей системе он выглядит так:

Операции, отмеченные зелёным, выполнены без ошибок. Красный пункт означает проблему: кликните по нему и откройте описание. Чаще всего это отсутствующая себестоимость товара (продали раньше, чем оприходовали) или затраты без статьи.

Обязательно закрывайте месяцы по порядку. Если исправили документ в марте, а закрыт уже май — переделайте закрытие с марта, иначе себестоимость и налог на прибыль за апрель и май останутся рассчитанными по старым данным.

НДС в конце квартала

Для плательщиков НДС в раздел закрытия входят регламентные операции НДС: формирование записей книги покупок и книги продаж, восстановление НДС. Их удобно выполнять через помощник по учёту НДС в разделе Отчеты. Перед формированием декларации книга покупок и книга продаж должны быть сформированы без пустых строк по контрагентам.

Регламентированная отчётность: подготовка и сдача из 1С

Все формы для ФНС, СФР и Росстата собраны в Отчеты → Регламентированные отчеты. Порядок одинаков для любой формы:

1. Кнопка Создать, выбор формы из списка.
2. Указание организации и периода.
3. Кнопка Заполнить — данные возьмутся из учёта.
4. Проверить → Проверить контрольные соотношения.
5. Выгрузка файла или отправка через 1С-Отчетность.

Основные отчёты, которые формируются из Бухгалтерии:

• 📊 бухгалтерская (финансовая) отчётность — раз в год;
• 🧾 декларация по НДС — ежеквартально;
• 💰 декларация по налогу на прибыль или по УСН;
• 👥 6-НДФЛ и расчёт по страховым взносам;
• 📨 уведомления об исчисленных налогах для единого налогового счёта;
• 🏛 персонифицированные сведения и ЕФС-1 для Социального фонда (бывшего ФСС и ПФР, с 2023 года — СФР).

Если отчёт заполнился с нулями или не теми суммами, ошибка почти всегда в учёте, а не в отчёте. Не правьте цифры в ячейках вручную: при следующем перезаполнении они пропадут, а расхождение с учётом останется.

Как проверить учёт и найти ошибки

Главный инструмент проверки — Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость. По ней видно, где учёт «поплыл»:

• ❗ кредитовое сальдо на 50 или 51 — в кассе или на счёте «минус денег»: не внесено поступление или задвоена оплата;
• ❗ кредитовое сальдо на 41 или 10 — продали или списали больше, чем оприходовали;
• ❗ остаток на 20, 25, 26 после закрытия месяца, если у вас нет незавершённого производства, — закрытие прошло с ошибкой или затраты отнесены не на те статьи;
• ❗ большой остаток на 19 — счета-фактуры поставщиков не зарегистрированы или НДС не принят к вычету.

Для детализации по контрагентам и договорам используйте Отчеты → Анализ субконто и Отчеты → Карточка счета. Карточка показывает каждую проводку по счёту с документом-основанием — по ней находят задвоения.

Встроенный отчёт Отчеты → Экспресс-проверка проверяет учёт по набору правил: правильность счетов в документах, корректность НДС, закрытие счетов. Запускайте его перед закрытием квартала.

Если ошибка в закрытом периоде

Исправленный документ в прошлом периоде запускает цепочку: себестоимость, НДС, налог на прибыль. После правки:

1. Перепроведите документы с даты исправления — групповое перепроведение находится в разделе Операции.
2. Переделайте закрытие месяца с этого месяца.
3. Если отчётность уже сдана — подготовьте уточнённую декларацию.

Как защитить базу от случайных изменений

Месяц закрыли, отчётность сдали — дальше любое изменение в прошлом периоде опасно. Две настройки страхуют от этого.

Дата запрета изменения. Устанавливается в Администрирование → Пользователи и права → Даты запрета изменения. После неё пользователи не смогут провести или изменить документы закрытого периода. Обычно дату сдвигают после сдачи квартальной отчётности.

Резервное копирование. Для файловой базы — Администрирование → Обслуживание → Резервное копирование и восстановление. Настройте автоматическую копию хотя бы раз в день. Для серверных баз копии делает администратор средствами СУБД.

Частые вопросы