Договоры в 1С: карточка, виды, взаиморасчёты и ЭДО

Договор в 1С — это элемент справочника, подчинённого контрагенту. Он задаёт валюту расчётов, счета учёта, порядок зачёта авансов и становится аналитикой (субконто) на счетах 60 и 62. От того, как заполнена карточка договора, зависит, правильно ли лягут проводки и сойдётся ли сверка с контрагентом.

Ниже — как завести договор, выбрать его вид, настроить условия расчётов, следить за задолженностью, сверять взаиморасчёты, оформлять изменения условий и использовать договор в электронном документообороте. Пути указаны для 1С:Бухгалтерии 3.0; где порядок в УТ 11 и ERP отличается, это отмечено отдельно.

Где завести договор и что заполнить в карточке

Договор заводится двумя путями. Первый — из карточки контрагента: откройте Справочники → Контрагенты, выберите контрагента и нажмите гиперссылку Договоры в верхней части формы. Второй — напрямую: Справочники → Покупки и продажи → Договоры.

Создавать договор заранее под каждого нового контрагента не обязательно — при вводе первого документа (поступления или реализации) 1С предложит создать договор автоматически. Но реквизиты в автосозданном договоре всё равно придётся проверить.

Ключевые поля карточки:

• 🧾 Вид договора — определяет счета учёта и логику расчётов (разбор ниже).
• 💱 Валюта — рубли по умолчанию; при иностранной валюте появятся курсовые разницы.
• 📅 Номер и дата, срок действия — реквизиты самого бумажного договора.
• 🏦 Банковский счёт — подставляется в платёжки по этому договору.
• 💰 Способ зачёта авансов — Автоматически, По документу или Не зачитывать.
• ✍️ Подписи — ответственные лица для печатных форм.

Виды договоров и как они влияют на учёт

Вид договора — главный реквизит. Он подставляет счета учёта и управляет тем, какие документы можно вводить по договору. Поменять вид после ввода документов 1С не даст, поэтому выбирайте сразу.

Счета учёта можно переопределить. Если по конкретному договору расчёты должны идти не на стандартном счёте, откройте Справочники → Покупки и продажи → Счета учёта расчётов с контрагентами и добавьте строку с нужным сочетанием «организация — контрагент — договор — счёт».

По комиссионным договорам логика сложнее. При виде «С комитентом (принципалом)» вы принимаете чужой товар на забалансовый счёт 004 и продаёте его, удерживая вознаграждение; при виде «С комиссионером (агентом)» — наоборот, передаёте свой товар посреднику (счёт 45). Для таких договоров 1С открывает дополнительные документы (отчёт комитенту, отчёт комиссионера), которых по обычному договору купли-продажи нет. Поэтому ошибка в выборе вида здесь особенно критична.

Валюта, порядок расчётов и зачёт авансов

В рублёвом договоре всё просто: суммы документов и проводки совпадают. Если указать иностранную валюту, 1С будет пересчитывать обязательства по курсу на дату документа и при закрытии месяца формировать курсовые разницы (Дт/Кт 91 счёта). Для расчётов в рублях по курсу у.е. в карточке дополнительно включается соответствующий флажок, а валюта расчётов остаётся рублёвой.

Как это работает на цифрах. Договор в у.е., поставщик выставил счёт на 1 000 у.е. На дату поступления курс 90 ₽ — обязательство 90 000 ₽ (Дт 41 Кт 60.01). Оплатили позже, когда курс стал 92 ₽, — платёж 92 000 ₽. Разница 2 000 ₽ ляжет в прочие расходы проводкой Дт 91.02 Кт 60.01 как отрицательная курсовая разница. Если бы курс, наоборот, упал до 88 ₽, 2 000 ₽ ушли бы в прочие доходы (Дт 60.01 Кт 91.01). Всё это 1С считает сама — вручную ничего пересчитывать не нужно, важно лишь правильно указать валюту и признак у.е. в договоре.

Главный «рабочий» реквизит здесь — способ зачёта авансов:

• Автоматически — при проведении отгрузки или поступления 1С сама найдёт ранее полученный или выданный аванс по этому договору и зачтёт его. Подходит для большинства случаев.
• По документу — аванс зачтётся только против конкретного документа расчётов, который вы укажете вручную. Нужно, когда предоплаты и отгрузки нельзя смешивать.
• Не зачитывать — аванс останется на счёте 60.02 / 62.02 до ручного зачёта документом Корректировка долга.

Пример зачёта. Покупатель внёс предоплату 50 000 ₽ — она встала на 62.02. Вы отгрузили товар на 120 000 ₽ (проводка по 62.01). При способе Автоматически программа тут же зачтёт аванс: 50 000 ₽ перейдут с 62.02 на 62.01, и долг покупателя за отгрузку составит 70 000 ₽. При способе По документу этот зачёт придётся инициировать вручную, указав, против какой именно реализации засчитывается аванс.

В 1С:Бухгалтерии взаиморасчёты всегда ведутся в разрезе договора и документа расчётов — отдельного переключателя «вести по договору в целом или по расчётным документам», как в старых версиях УПП, здесь нет.

Контроль задолженности и лимита по договору

Сразу о главном: в 1С:Бухгалтерии 3.0 кредитного лимита в карточке договора нет. Контроль долга здесь — последующий, через отчёты, а не блокировка в момент отгрузки.

А вот в 1С:Управление торговлей 11 и ERP лимит задаётся — но не в договоре, а в документе «Соглашение с клиентом». Логика отличается, поэтому путь зависит от конфигурации:

В УТ 11 после включения настройки программа при попытке отгрузить товар сверх лимита или с просроченной задолженностью выдаст предупреждение или запрет — в зависимости от прав пользователя.

Как проверить и сверить взаиморасчёты

Взаиморасчёты по договору проверяются стандартными отчётами. Самый универсальный — оборотно-сальдовая ведомость по счёту.

1. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту.
2. Укажите счёт 60 или 62.
3. В настройках (кнопка Показать настройки → Группировка) добавьте субконто Контрагенты и Договоры.
4. Сформируйте — увидите сальдо и обороты в разрезе каждого договора.

Дебетовое сальдо по 62 — это долг покупателя перед вами, кредитовое по 60 — ваш долг поставщику. Авансы «висят» на субсчетах 60.02 и 62.02; если там остались суммы после отгрузки — скорее всего, не сработал автоматический зачёт (проверьте способ зачёта в договоре).

Для сверки с контрагентом есть отдельный документ: Покупки → Акт сверки расчётов или Продажи → Акт сверки расчётов. В нём укажите контрагента, период и, при необходимости, конкретный договор. Кнопка Заполнить по данным организации подтянет ваши обороты; данные контрагента вносятся вручную на второй вкладке, расхождения подсвечиваются.

Для оперативного взгляда на дебиторку используйте отчёты Руководителю → Задолженность покупателей и Расчёты с поставщиками — они сразу группируют долги по срокам: до 7 дней, до месяца, свыше. Так видно не только общую сумму, но и насколько «просрочен» каждый договор, — это и есть замена ручного контроля лимита в Бухгалтерии.

Если сальдо по договору не сходится с ожидаемым, разверните ОСВ до карточки счёта двойным щелчком по сумме: откроется список всех документов, которые формировали обороты по этому договору. Чаще всего причина расхождения — забытый зачёт аванса, проведённая задним числом корректировка или документ, попавший не в тот договор.

Изменение условий: допсоглашения и новые договоры

Отдельного объекта «дополнительное соглашение» в 1С:Бухгалтерии нет. Как действовать при изменении условий, зависит от того, что именно меняется.

Меняются реквизиты, не влияющие на учёт (срок, подписант, банковский счёт) — правьте прямо в карточке действующего договора. Переоформлять ничего не нужно.

Меняется вид расчётов или валюта — завести отдельный договор. Валюту и вид договора система не даст изменить после ввода документов, поэтому создайте новый элемент и далее работайте по нему.

Скан-копию бумажного допсоглашения удобно хранить прямо в карточке: нажмите ЕЩЁ → Присоединённые файлы и прикрепите PDF. Тогда документ всегда будет под рукой у любого, кто откроет договор.

Договор в электронном документообороте

Через сервис 1С-ЭДО договор участвует в электронных УПД, счетах-фактурах и актах как обычный реквизит — он подставляется в документ так же, как при бумажном оформлении. Сам обмен настраивается на уровне контрагента, а не договора.

Порядок подключения:

1. Откройте Администрирование → Обмен электронными документами.
2. В разделе Обмен с контрагентами создайте учётную запись ЭДО (понадобится действующая квалифицированная электронная подпись — КЭП).
3. Отправьте контрагенту приглашение к обмену; после того как он его примет, статус станет «Присоединён».
4. Теперь при проведении реализации или поступления по договору документ можно отправить электронно кнопкой ЭДО → Отправить.

Статусы электронных документов видны в Текущие дела ЭДО. Там же обрабатываются входящие: подписать, уточнить, отклонить. Если контрагент обслуживается у другого оператора ЭДО, обмен всё равно возможен через роуминг — приглашение отправляется так же, но подтверждение может занять до нескольких дней, пока операторы согласуют связь.

Договор в электронном документе удобен ещё и тем, что по нему легко собрать всю переписку: отфильтруйте список текущих дел по контрагенту и увидите, какие УПД и акты по сделке уже подписаны, а какие ждут ответа второй стороны.

Если документы подписывает не руководитель, а сотрудник по доверенности, потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД) по формату ФНС. Её реквизиты указываются в настройках подписанта.

Частые вопросы