Как вести производственный календарь и графики работы в 1С ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0

Производственный календарь в 1С — это справочник Производственные календари, где для каждого дня года задан тип: рабочий, предпраздничный, праздник, суббота, воскресенье или нерабочий. В ЗУП 3.1 он открывается из раздела Настройка, в Бухгалтерии 3.0 — из карточки графика работы. Сам по себе календарь ничего не считает: работать с ним — значит держать его актуальным и правильно привязать к нему графики работы сотрудников.

Типичная ситуация: в январе бухгалтер начисляет оклад и видит в расчётном листке норму 17 дней вместо 15. Календарь при этом в порядке — просто график «Пятидневка» заполнили на год до того, как пришло постановление о переносе выходных. Цепочка «календарь → график → сотрудник» рвётся чаще всего именно на втором звене.

Что такое производственный календарь в 1С и как его настроить

В базе обычно уже есть календарь «Российская Федерация». Его данные поставляются в составе конфигурации и обновляются через интернет -поддержку вместе с классификаторами. Отдельно «создавать» календарь РФ не нужно.

Где открыть:

💡 Если пункт не виден в меню вашей редакции, введите «производственный» в строке поиска по меню (значок лупы в шапке программы) — справочник найдётся по названию.

Форма календаря — сетка из 12 месяцев на выбранный год. Цвет ячейки показывает тип дня, внизу выводится сводка: сколько рабочих дней и часов в году при 40-, 36- и 24-часовой неделе. Эту сводку удобно сверять с официальным производственным календарём из правовой системы.

Что проверить сразу после открытия:

• 📅 выбран нужный год (переключатель в шапке формы);
• 🔢 число рабочих дней за год совпадает с опубликованным;
• 🎉 предпраздничные дни отмечены отдельным типом — от этого зависит сокращение на 1 час;
• 🔁 переносы выходных уже отражены (например, суббота стала рабочей, а пятница — выходной).

Региональный календарь

Если в регионе есть свои праздники (Татарстан, Башкортостан, Якутия и другие), создайте новый производственный календарь и укажите в нём базовым календарь «Российская Федерация». Он унаследует федеральные дни, а вы поправите только региональные. Затем привяжите этот календарь к графикам работы обособленного подразделения.

Праздники, переносы и предпраздничные дни: как заполнить календарь

Правильнее всего не трогать календарь РФ руками, а обновлять его автоматически. Тогда изменения от постановления о переносе выходных придут без вашего участия.

Автоматическое обновление

1. Подключите интернет-поддержку: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы, войдите под логином портала.
2. В том же разделе откройте настройки обновления классификаторов и включите автоматическую загрузку.
3. После загрузки откройте календарь на следующий год и проверьте итог рабочих дней.

Данные на следующий год обычно появляются после публикации постановления Правительства о переносе выходных, как правило осенью. Если в декабре календарь на новый год пустой — обновление не дошло.

Ручная правка дня

Ручную правку оставьте для особых случаев: базы без интернет-поддержки, региональный праздник, локальный нерабочий день по распоряжению властей.

1. Откройте календарь и выберите год.
2. Щёлкните по дате правой кнопкой или используйте команды над сеткой: изменить тип дня либо перенести день.
3. Для переноса укажите исходную дату и дату, на которую он переносится. Программа поменяет типы двух дней местами.
4. Сохраните календарь кнопкой Записать и закрыть.

Что требует Трудовой кодекс

Логика 1С повторяет нормы ТК РФ, и понимать их полезно для проверки:

Пример расчёта нормы. В месяце 22 рабочих дня, один из них предпраздничный. При 40-часовой неделе норма = 22 × 8 − 1 = 175 часов. При 36-часовой: 22 × 7,2 − 1 = 157,4 часа.

Графики работы: пятидневка, сменный и суммированный учёт

Сотрудник «живёт» не по календарю, а по графику работы. График берёт праздники и переносы из календаря и раскладывает часы по дням.

ЗУП 3.1: Настройка → Графики работы сотрудников. Бухгалтерия 3.0: Справочники → Графики работы.

График пятидневки

1. Создайте график, задайте понятное имя: «Пятидневка 40 ч».
2. Укажите производственный календарь.
3. Выберите способ заполнения «по неделям» и проставьте часы: понедельник–пятница по 8, суббота и воскресенье пусто.
4. Включите учёт праздников, чтобы праздничные дни стали нерабочими, а предпраздничные — короче на час.
5. Нажмите Заполнить и проверьте итоги по месяцам.

Сменный график

Для смен используется заполнение по циклу произвольной длины. Пример «сутки через трое»: цикл 4 дня, в первом дне 24 часа, остальные три пустые.

1. Выберите способ заполнения по циклам и задайте длину цикла.
2. Заполните часы по дням цикла. Для смен с ночной работой отметьте ночные часы — по ст. 96 ТК РФ ночным считается время с 22:00 до 6:00. В ЗУП из этих часов потом начисляется доплата за работу ночью.
3. Укажите дату отсчёта — день, с которого начинается первый день цикла. Ошибка в дате сдвигает все смены на месяц вперёд.
4. Решите, учитывать ли праздники. Для непрерывного производства их обычно не учитывают: смена выходит по циклу, а работа в праздник оплачивается отдельно.
5. Нажмите Заполнить.

Суммированный учёт

Если у сменных работников норма за неделю не выдерживается, нужен суммированный учёт (ст. 104 ТК РФ). В ЗУП он включается в карточке графика флажком суммированного учёта. Норма за учётный период при этом берётся из производственного календаря, а не из самого сменного графика. Поэтому сменщик может отработать в месяце 192 часа при норме 168 — переработка выявится только в конце учётного периода.

Назначение графика сотрудникам и подразделениям

График без привязки ни на что не влияет. В ЗУП 3.1 есть несколько уровней назначения.

Порядок для массового перевода отдела на новый график:

1. Создайте и заполните новый график на текущий год.
2. Откройте Кадры, журнал изменений графика работы, создайте документ списком.
3. Подберите сотрудников подразделения, укажите дату и новый график.
4. Проведите документ. Начисления с этой даты пересчитаются по новой норме.

В Бухгалтерии 3.0 график указывается в кадровых документах сотрудника. Многоуровневой схемы, как в ЗУП, там нет: для сменных графиков и суммированного учёта нужна ЗУП.

Загрузка и перенос данных календаря между базами

Варианты зависят от того, есть ли у базы доступ в интернет.

Обновление конфигурации тоже приносит свежие данные календаря, но с задержкой. Если ждать релиза некогда, загрузка классификаторов быстрее.

Учёт отработанного времени и отчёты по графику

Данные графика расходятся по трём местам.

📊 Норма в начислениях. Оклад по дням или часам делится на норму из графика. Расчётный листок показывает норму и фактически отработанное время — это первое, что смотреть при вопросе «почему зарплата меньше».

🗓 Табель. В ЗУП документ Табель (раздел Зарплата) нужен для фиксации отклонений, если учёт ведётся не «по умолчанию». Без табеля программа считает, что сотрудник отработал по графику, за вычетом отпусков, больничных и других документов-отклонений.

🖨 Форма Т-13. Унифицированный табель учёта рабочего времени формируется отчётом в Зарплата → Отчеты по зарплате. Он строится по графикам, документам-отклонениям и табелям.

Как проверить месяц перед расчётом зарплаты:

1. Откройте график сотрудника и посмотрите итог часов за месяц.
2. Сравните с нормой из производственного календаря для той же продолжительности недели.
3. Сформируйте Т-13 по подразделению и найдите строки, где часы отличаются от нормы без кодов отпусков и больничных.
4. Для сменщиков на суммированном учёте сверяйте итог за учётный период, а не за месяц.

Ошибки в календаре и графиках: как найти и исправить

Ещё одна тонкость — нерабочие дни, объявленные указом или решением региональных властей. Это не праздник по ст. 112 ТК РФ, и порядок оплаты таких дней определяет акт, который их ввёл. Перед расчётом зарплаты проверьте, каким типом день отмечен в календаре, и сверьте норму в графике с этим актом.

Частые вопросы