Касса в 1С: открытие смены, продажи, возвраты и закрытие

Кассир в 1С работает в отдельном окне — рабочем месте кассира (РМК). Оно открывается из раздела Продажи и собрано под быструю работу за прилавком: крупные кнопки, ввод товара сканером, оплата в пару нажатий. Отсюда делают всё, что нужно за смену: открывают смену, пробивают чеки, оформляют возвраты, вносят и изымают наличные, закрывают смену и снимают Z-отчёт.

РМК есть в 1С:Розница, 1С:УНФ и в 1С:Управление торговлей с включёнными розничными продажами. Пути ниже даны по 1С:Розница — в других конфигурациях логика такая же, названия разделов могут немного отличаться.

Каждый чек касса печатает на фискальном регистраторе (онлайн-ККТ) и отправляет в ОФД. Без подключённой и зарегистрированной кассы РМК работать в режиме продаж не даст.

С чего начать: вход кассира и запуск рабочего места

Кассир заходит в программу под своей учётной записью — она должна быть привязана к конкретному магазину и кассе ККМ. От этого зависит, по какому складу спишется товар и в какую организацию уйдёт выручка.

РМК запускают из раздела Продажи. В открывшемся окне сразу видно поле для товара, панель оплаты и строку состояния смены.

Оборудование подключают один раз при настройке рабочего места — в разделе Администрирование → Подключаемое оборудование. Кассиру важно, чтобы были настроены и проверены:

• 🧾 фискальный регистратор (онлайн-касса) — печатает и фискализирует чеки;
• 📷 сканер штрихкодов — ввод товара по штрихкоду;
• 💳 эквайринговый терминал — оплата банковской картой;
• 💰 денежный ящик — открывается при оплате наличными;
• 🖥 дисплей покупателя — показывает сумму (если есть).

Открытие смены и проверка кассового оборудования

Смену открывают в начале рабочего дня кнопкой Открыть смену в РМК. Касса печатает отчёт об открытии смены, и с этого момента можно пробивать чеки.

Смена на онлайн-кассе не может длиться дольше 24 часов — это требование Федерального закона № 54-ФЗ. Если смену не закрыть вовремя, ККТ перестанет пробивать чеки, пока вы не сформируете отчёт о закрытии.

Перед первой продажей стоит пробежаться по короткому списку — это снимает большую часть проблем в течение дня.

Разменные деньги в ящик заводят отдельной операцией внесения (см. раздел о внесении и изъятии), а не просто кладут в ящик: иначе фактический остаток не сойдётся с данными кассы при закрытии.

Продажа товара: сканирование, количество и скидки

Основной способ добавить товар — сканировать штрихкод. Касса находит номенклатуру и подставляет цену из действующего типа цен. Отсканировали несколько одинаковых единиц — количество прибавится автоматически.

Если штрихкод не читается или его нет, товар подбирают вручную: по кнопке подбора в РМК открывается поиск по наименованию, коду или артикулу. Количество и цену в строке можно поправить, если это разрешено настройками кассы.

Типовые действия в чеке:

1. Отсканируйте или подберите товар — он встанет строкой в чек.
2. Укажите количество, если продаёте не одну единицу (весовой товар — по весу).
3. При необходимости примените скидку или карту лояльности покупателя.
4. Проверьте итог на экране и переходите к оплате.

Оплата: наличными, картой и смешанная оплата

Когда товар набран, нажимаете оплату и выбираете способ. В 1С доступны три варианта.

При оплате наличными укажите сумму, которую дал покупатель, — программа сама посчитает сдачу. При оплате картой дождитесь ответа терминала: пока банк не подтвердил операцию, чек пробивать нельзя, иначе товар уйдёт, а деньги — нет.

После оплаты касса печатает бумажный чек и отправляет его электронную копию в ОФД. Если покупатель оставил телефон или e-mail, электронный чек уйдёт и ему — это законный способ выдать чек без бумаги.

Возвраты и отмена чека

Отмена и возврат — разные операции, и путают их часто.

Отмена чека — это когда чек ещё не пробит. Набрали товар, покупатель передумал — очищаете чек или убираете лишнюю строку прямо в РМК. Никаких фискальных последствий нет, потому что чека ещё не было.

Возврат — это когда чек уже пробит и ушёл в ОФД. Здесь нужен отдельный чек возврата:

• Возврат в текущей смене оформляют прямо в РМК через режим возврата — удобнее всего найти исходный чек продажи и вернуть товар по нему.
• Возврат после закрытия смены оформляют документом возврата от покупателя (в разделе Продажи), указав чек-основание.

Деньги возвращают тем же способом, которым платил покупатель: платил наличными — отдаёте из кассы, платил картой — делаете возврат на карту через терминал. Касса печатает чек с признаком «возврат прихода».

Внесение и изъятие наличных денег

Движение наличных мимо продаж оформляют двумя операциями РМК, и обе фискализируются на кассе.

Внесение наличных — когда деньги кладут в ящик: разменный фонд в начале смены или довнесение в течение дня. Касса печатает отдельный документ.

Изъятие (выемка) наличных — когда деньги забирают из ящика: инкассация, сдача выручки в банк, перемещение в главную кассу. Онлайн-касса тоже печатает чек на выемку.

Важно не путать выемку с возвратом: при возврате деньги отдают покупателю за товар, при выемке — просто вынимают выручку из ящика. Если оформить одно вместо другого, в конце смены остаток не сойдётся.

Закрытие смены и снятие Z-отчёта

Закрывают смену кнопкой Закрыть смену в РМК. Касса формирует отчёт о закрытии смены — это и есть привычный Z-отчёт. В нём итоги дня: сколько пробито по наличным и картам, сколько возвратов, внесений и изъятий.

По итогам смены 1С создаёт документ Отчёт о розничных продажах — он сворачивает все чеки в одну проводку по выручке и списанию товара. Отдельно каждый чек в учёт не попадает, в учёте остаётся итог за смену.

Порядок закрытия:

1. Сверьте фактические наличные в ящике с данными кассы.
2. При необходимости изымите выручку операцией выемки.
3. Нажмите Закрыть смену — касса распечатает Z-отчёт и отправит фискальные итоги в ОФД.
4. Проверьте, что документ Отчёт о розничных продажах сформировался без ошибок.

Термин «Z-отчёт» остался с эпохи ЭКЛЗ. На онлайн-кассе это отчёт о закрытии смены: он не просто печатает итог, а закрывает фискальную смену и передаёт данные оператору.

Что делать, если касса не отвечает

Самые частые заминки за прилавком — не про учёт, а про связь с оборудованием. Быстрая диагностика экономит простой кассы.

Если тест оборудования проходит, а операция всё равно не идёт — не перезапускайте кассу посреди чека. Сначала корректно отмените незавершённую операцию, потом разбирайтесь с оборудованием.

Частые вопросы