Работа с номенклатурой в 1С: от структуры групп до загрузки из Excel

Справочник номенклатуры открывается в Справочники → Номенклатура (Бухгалтерия предприятия 3.0) или в разделе НСИ — «Нормативно-справочная информация» (Управление торговлей 11). Это единый список товаров, материалов, продукции и услуг: на него опираются все документы прихода, продажи и производства, а от его настроек зависит, на какой счёт встанет движение и какую ставку НДС подставит программа.

Беспорядок в этом справочнике — причина большинства ошибок в учёте товаров: задвоенные позиции, продажа в минус, неверные счета, пересортица. Поэтому структуру и правила заполнения лучше задать один раз на старте, а не разгребать потом. Ниже — как организовать группы, завести карточку, настроить виды и счета учёта, подключить характеристики и серии и загрузить большой список из Excel.

Как организовать группы и папки справочника

Номенклатура — иерархический справочник. Верхний уровень — папки (группы), внутри них — товары. Глубокая вложенность замедляет поиск и выбор в документах, поэтому держите 2–3 уровня, не больше.

Удобная схема группировки по назначению в учёте:

• 📦 Товары — то, что покупаете для перепродажи (счёт 41);
• 🧱 Материалы — сырьё и расходники для производства или собственных нужд (счёт 10);
• 🏭 Продукция — то, что производите сами (счёт 43);
• 🛠 Услуги и работы — без складского учёта.

Внутри каждой папки создавайте подгруппы по виду товара, а не по поставщику или бренду — поставщик меняется, а товар остаётся. Чтобы создать группу , в списке номенклатуры нажмите кнопку создания новой группы (отдельная от кнопки «Создать» — обычно с иконкой папки) и задайте наименование.

Номенклатурные группы — отдельная сущность, не путайте их с папками справочника. Номенклатурная группа укрупняет выручку и себестоимость для счетов 90 и 20: по ней формируется финансовый результат в разрезе направлений. Папка — это про навигацию в списке, номенклатурная группа — про аналитику на счетах.

Создание карточки товара: обязательные реквизиты

Новая позиция создаётся кнопкой «Создать» в списке. Минимум, который нужно заполнить, чтобы карточка корректно работала в документах:

1. Наименование — короткое, для выбора в документах. Пишите по шаблону «что — характеристика — параметр»: Кабель ВВГ 3х1.5, а не кабель. Единый шаблон спасает от дублей.
2. Полное наименование — попадает в печатные формы (накладные, счета-фактуры, УПД). Здесь полное название с ГОСТом или моделью.
3. Вид номенклатуры / тип — товар, услуга, материал. От него зависят счета учёта и то, нужен ли складской учёт.
4. Единица измерения — основная единица хранения. Её потом не поменять без перепроведения документов, поэтому задавайте сразу правильную (штука, кг, метр).
5. Ставка НДС — подставляется в документы реализации. Для товаров это обычно 20%, для отдельных категорий — 10% или 0%.
6. Артикул — не обязателен, но помогает искать и исключает дубли при загрузке из прайсов.

Единицу измерения и вид номенклатуры задавайте до первого движения по товару. Поменять их задним числом, когда уже есть приходы и продажи, без перепроведения и ошибок не получится.

Штрихкод товара добавляется на отдельной вкладке или в карточке штрихкодов — он нужен для сканера на складе и для маркировки. Один товар может иметь несколько штрихкодов (разные упаковки).

Перед сохранением новой позиции проверьте, нет ли её в справочнике. Самый надёжный способ — поиск по артикулу: если прайсы грузятся с артикулом, дубль по этому полю виден сразу. Поиск по наименованию хуже: один и тот же товар легко записать по-разному. Поэтому единый шаблон наименования и обязательный артикул — главная профилактика дублей.

Виды номенклатуры и счета учёта

Правила учёта хранятся не в самой карточке, а в двух местах — так их задают один раз для всей группы, а не вручную в каждой позиции.

Виды номенклатуры. В УТ 11 и ERP «Виды номенклатуры» — отдельный справочник. Вид задаёт тип (товар, услуга, тара), шаблон наименования, набор характеристик и правила учёта серий сразу для группы товаров. Новый товар наследует всё это от своего вида. В Бухгалтерии 3.0 роль вида проще: он определяет, товар это, услуга или работа, и влияет на доступные счета.

Счета учёта номенклатуры. В Бухгалтерии счета не хранятся в карточке — их задаёт регистр сведений «Счета учёта номенклатуры». Открыть его можно из списка номенклатуры (команда «Счета учёта») или через Справочники → Номенклатура → Счета учёта номенклатуры. Строку регистра можно задать:

• на всю организацию и весь склад (общее правило);
• на конкретную номенклатурную группу или папку;
• на отдельную позицию (исключение из правила).

Программа при подборе счёта идёт от частного к общему: сначала ищет правило для самой позиции, потом для её группы, потом общее. Поэтому для 95% товаров достаточно одной-двух строк на уровне папок «Товары» и «Материалы».

Настройки учётной политики влияют на учёт запасов в целом: способ оценки при списании (ФСБУ 5/2019 допускает ФИФО и среднюю себестоимость), ведение партионного учёта, учёт по складам. Они задаются в учётной политике организации, а не в карточке товара, и распространяются на всю номенклатуру сразу.

Выбор способа оценки меняет себестоимость каждой продажи, поэтому его задают один раз и в середине года не переключают. Средняя себестоимость проще и устойчивее к ошибкам в датах документов; ФИФО точнее отражает движение партий, но требует аккуратного порядка проведения приходов и расходов. Партионный учёт включайте только если он действительно нужен — он усложняет закрытие месяца .

Характеристики, серии и упаковки

Если один товар продаётся в вариантах — это характеристики. Если нужно отслеживать партии и сроки — это серии. Это разные механизмы, и включаются они по отдельности.

Характеристики номенклатуры — варианты одного товара: цвет, размер, цвет×размер. Футболка одна, а характеристик у неё — «синяя, M», «синяя, L», «красная, M». Остатки и цены ведутся в разрезе характеристик, но карточка остаётся одна.

Чтобы включить механизм:

1. В настройках функциональности (Администрирование → Функциональность в Бухгалтерии, либо раздел НСИ и администрирования в УТ) включите использование характеристик.
2. В виде номенклатуры или карточке укажите, что характеристики используются, и задайте их набор.
3. В документах при подборе товара программа начнёт спрашивать характеристику.

Серии — это отслеживание партий, серийных номеров и сроков годности. Применяются для продуктов, лекарств, электроники. Политика учёта серий задаёт, на каких операциях серия обязательна (при приёмке, при отгрузке) и ведутся ли по ней остатки.

Упаковки — варианты фасовки: штука, упаковка по 10, коробка по 100. Основная единица остаётся одна (для хранения остатка), а в документах можно выбирать упаковку, и программа пересчитает количество. Это избавляет от трёх отдельных карточек на один и тот же товар в разной таре.

Загрузка и выгрузка номенклатуры через обработки

Руками большой список не заводят. Для первичного наполнения и обновления прайсов есть загрузка из Excel .

Загрузка из файла. В списке номенклатуры многих конфигураций есть команда загрузки из внешнего файла (ищите в меню над списком пункт про загрузку из файла или из табличного документа). Общий порядок:

1. Подготовьте файл Excel: шапка в первой строке, по колонке на каждый реквизит — наименование, артикул, единица, ставка НДС.
2. Запустите загрузку и укажите файл.
3. Сопоставьте колонки файла с реквизитами справочника.
4. Включите поиск по артикулу или наименованию, чтобы существующие позиции обновлялись, а не дублировались.
5. Сначала выполните проверку (предпросмотр), потом саму загрузку.

Если в вашей конфигурации встроенной загрузки в справочник нет, используйте универсальную обработку «Загрузка данных из табличного документа» — она есть в составе типовых и грузит данные в любой справочник по сопоставлению колонок.

Через загрузку номенклатуры обновляют сам справочник — наименования, артикулы, единицы. А вот цены грузятся не сюда: продажные цены меняет документ установки цен номенклатуры, закупочные подтягиваются из документов поступления. Если нужно загрузить прайс с ценами, разделите задачу: сначала обновите карточки, потом загрузите цены отдельным документом.

Выгрузка. Обратную задачу — выгрузить номенклатуру в Excel — решает сохранение списка: откройте список, при необходимости настройте видимые колонки и отбор, затем сохраните его в файл (Ещё → Вывести список или команда сохранения в табличный документ, дальше — сохранить как .xlsx). Так получают прайс, инвентаризационную ведомость или файл для сверки с поставщиком.

Частые ошибки при ведении номенклатуры

Эти ошибки встречаются чаще всего и обходятся дороже всего — исправлять их приходится перепроведением документов задним числом.

Дубли одной позиции. Один товар заведён дважды с разными наименованиями (Бумага А4 и Бумага А4 500 листов). Остатки размазываются по двум карточкам, появляется ложный минус. Лечится через поиск и замену ссылок: правильную карточку оставляют, движения дубля переносят на неё и помечают дубль на удаление.

Неверный счёт учёта. Товар для перепродажи встал на счёт 10 вместо 41 из-за ошибочной строки в регистре счетов учёта. Проверьте регистр и перепроведите документы за период.

Продажа «в минус». Остатка нет, а товар продан — приход не введён или введён позже продажи по дате. Проверяется отчётом по остаткам на дату документа; при запрете отрицательных остатков программа не даст провести такую реализацию.

Смена единицы измерения после движений. Единицу поменяли, когда по товару уже были приходы — количество и себестоимость «поплыли». Единицу фиксируют на старте и не меняют.

Избыточная вложенность и хаос в наименованиях. Без единого шаблона наименований справочник превращается в свалку, поиск не находит позицию, менеджер заводит дубль. Договоритесь о правилах заполнения до того, как в справочнике появятся первые сотни позиций.

Частые вопросы