Первичка в 1С:Бухгалтерии 8.3 от ввода документа до хранения скана

Работа с первичной документацией в 1С сводится к трём действиям: ввести документ в нужном разделе (Покупки, Продажи, Банк и касса, Склад), провести его и проверить проводки кнопкой ДтКт. Входящую первичку от поставщика вводят вручную, загружают из файла или получают через ЭДО. Исходящую создают в программе, печатают или отправляют электронно.

Какой способ выбрать, зависит от потока. До 30–50 документов в месяц быстрее ввод руками и «на основании». Когда поставщиков много, выгоднее ЭДО: документ приходит готовым, его остаётся сопоставить и провести. Ниже — порядок для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 на платформе 8.3 в интерфейсе «Такси».

Что считается первичным документом в 1С

Первичный учётный документ подтверждает факт хозяйственной жизни: отгрузку, поступление, оплату, выдачу денег под отчёт. Обязательные реквизиты перечислены в статье 9 закона № 402-ФЗ: наименование, дата, организация, содержание факта, величина в деньгах и натуре, должности и подписи ответственных.

В 1С каждой такой бумаге соответствует документ программы. Он хранит данные, формирует проводки и печатает унифицированную или собственную форму.

💡 Счёт на оплату — не первичный документ. Он не подтверждает факт хозяйственной жизни и проводок не делает. Первичкой для покупки будет накладная, акт или УПД.

С 2013 года формы первичных документов организация вправе утверждать сама. Поэтому в 1С можно печатать и унифицированные ТОРГ-12, и УПД, и собственные бланки через внешние печатные формы. Главное — чтобы на бланке были все обязательные реквизиты и форма была утверждена учётной политикой.

Как ввести первичный документ в 1С: три способа

Способ 1. Новый документ вручную

Подходит для разовых операций и входящих бумаг без электронного файла.

1. Откройте нужный журнал, например Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите вид операции: «Товары», «Услуги», «Товары, услуги, комиссия» и т. д. От вида зависят счета учёта.
3. В шапке заполните Номер и от — это входящие номер и дата поставщика. Дата самого документа в 1С — дата перехода права собственности, обычно дата отгрузки.
4. Выберите Контрагента и Договор. Договор определяет расчёты в рублях или валюте и вид (с поставщиком, с покупателем).
5. Заполните табличную часть: номенклатура, количество, цена, ставка НДС. Сверьте итог с бумагой до копейки.
6. Внизу зарегистрируйте счёт-фактуру: введите его номер и дату и нажмите Зарегистрировать. Для УПД со статусом 1 отметьте, что получен УПД, — счёт-фактура создастся сам.
7. Нажмите Провести и закрыть.

Способ 2. Ввод на основании

Это главный приём экономии времени. Данные переносятся из предыдущего документа цепочки, и ошибиться в сумме или контрагенте почти невозможно.

• 🧾 Счёт покупателю → Реализация → Счёт-фактура выданный;
• 💳 Реализация → Поступление на расчётный счёт;
• 📦 Поступление товаров → Списание с расчётного счёта (оплата поставщику);
• 🔁 Поступление → Возврат товаров поставщику.

Как сделать: откройте исходный документ и нажмите кнопку Создать на основании в командной панели. Выберите нужный документ — шапка и таблица заполнятся.

Способ 3. Копирование

Для повторяющихся операций — аренда, связь, абонентское обслуживание — выделите прошлый документ в списке и нажмите F9 или кнопку копирования. Поменяйте дату, номер и период в содержании услуги.

Проводки первичных документов и связь с бухучётом

Проводки делает не бухгалтер, а сам документ при проведении. Счета подставляются из настроек: счета учёта номенклатуры (Справочники → Счета учёта номенклатуры) и счета расчётов с контрагентами.

Чтобы увидеть результат, нажмите в форме документа кнопку ДтКт — откроется отчёт «Движения документа».

Типовые проводки основных документов:

Если оплата пришла раньше отгрузки, программа сама разнесёт её на счёт авансов (60.02 или 62.02) и при отгрузке сделает зачёт.

Ручная корректировка проводок

В окне ДтКт есть флажок «Ручная корректировка». Он позволяет править проводки руками. Пользуйтесь им только в крайнем случае.

Как проверить, что первичка отражена верно

• 📊 Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту по 60 и 62 — нет ли красных сальдо у контрагентов без причины;
• 🔍 Отчёты → Анализ субконто по контрагенту — вся цепочка документов и оплат;
• ✅ «Экспресс-проверка ведения учёта» в разделе Отчёты — находит непроведённые документы и неверные остатки;
• 📑 книга покупок и книга продаж — сверка счетов-фактур с первичкой.

Как ускорить обработку первичной документации

Ручной ввод — самое медленное и самое ошибочное звено. Вот что снимает рутину.

Загрузка табличной части из файла

В документах поступления и реализации над табличной частью есть команда загрузки. Она открывает таблицу, куда вставляют данные из Excel. Программа сопоставляет строки с номенклатурой по наименованию или артикулу. Новые позиции можно создать прямо при загрузке.

Распознавание сканов

Сервис «1С:Распознавание первичных документов» превращает скан или фото накладной в черновик документа поступления. Его подключают через интернет-поддержку 1С. Сервис платный, но в части тарифов 1С:ИТС есть пакет страниц. Распознанный документ всегда сверяйте с бумагой: цифры в мелкой таблице сервис может прочитать неточно.

Групповые операции

• 🔁 Групповое перепроведение — Операции → Закрытие периода → Групповое перепроведение документов. Нужно после изменения настроек учёта или задним числом введённых документов.
• ✏️ Групповое изменение реквизитов — в разделе Администрирование → Обслуживание. Например, сменить договор у 40 документов разом.
• 🗑️ Удаление помеченных объектов — там же, в Администрирование → Обслуживание. Документы сначала помечают на удаление, затем удаляют этой обработкой.

Обмен первичкой с другими программами и контрагентами

Первичка редко живёт только в Бухгалтерии. Её получают от поставщиков, передают из торговой системы, отправляют в банк.

Электронный документооборот

ЭДО настраивают в разделе Администрирование → Обмен электронными документами. Нужны КЭП и подключение к оператору.

Порядок для входящих: электронный документ появляется в списке входящих, вы сопоставляете номенклатуру поставщика со своей один раз, затем создаёте поступление. Подписание ответной подписью и проведение — из той же формы.

Для исходящих: в проведённой реализации нажмите команду отправки электронного документа. Статус отправки виден в форме документа.

💡 Счёт-фактуру и УПД со статусом 1 подписывают квалифицированной подписью. Остальную первичку по соглашению сторон можно подписывать и неквалифицированной.

Синхронизация с торговой программой

При связке «УТ + БП» первичку вводят в торговой программе. В Бухгалтерию документы приходят уже проведёнными. Править их в БП не стоит: при следующем обмене изменения затрутся. Исправление делают в источнике и запускают обмен повторно.

Хранение и архив первичных документов в 1С

По статье 29 закона № 402-ФЗ первичку хранят не меньше пяти лет после отчётного года. Электронный документ с подписью равнозначен бумажному, поэтому архив ЭДО внутри 1С тоже считается хранением — если сама база и подписи сохранены.

Сканы бумажной первички

К любому документу можно приложить скан. Нажмите в форме документа значок скрепки и добавьте файл. Так проверяющему или аудитору не придётся искать бумагу в папках: скан открывается из проводки.

Файлы по умолчанию хранятся внутри базы. Когда их много, база растёт на гигабайты. Администратор может включить хранение файлов в томах на диске — тогда в базе останутся только ссылки.

Защита закрытого периода

После сдачи отчётности первичку прошлых периодов надо закрыть от правок. Для этого служат даты запрета изменения данных в разделе Администрирование, в группе настроек пользователей и прав.

• 🔒 укажите дату, по которую изменения запрещены, — например, последний день квартала;
• 👤 задайте её для всех или для конкретных пользователей;
• 🗝️ оставьте право изменять период только главному бухгалтеру.

Если запрет не стоит, задним числом можно провести документ, и сданная декларация разойдётся с учётом.

Резервные копии

Архив внутри 1С ценен, пока цела база. Для файловой базы — регулярная выгрузка или копирование каталога при закрытой программе. Для клиент-серверной — резервное копирование средствами СУБД. Храните копии вне сервера с базой.

Ошибки в первичке и как их исправить в 1С

Как исправлять, зависит от того, закрыт ли период и кто ошибся.

Ошибся бухгалтер при вводе

Если документ поступил правильный, а вы ввели неверно, — просто откройте документ и поправьте. Если период закрыт датой запрета, снять её придётся ответственному. После правки перепроведите последующие документы, если менялись количество или сумма товаров.

Ошибка в самом документе контрагента

Здесь правка в 1С недопустима: суммы в базе должны совпадать с бумагой. Варианты:

Корректировку создают на основании исходного документа. Программа сама сделает сторнирующие и новые проводки и отразит НДС в нужном периоде.

Частые сбои при проведении

Частые вопросы