Как провести оплату самозанятому в 1С без доначислений

Компания платит самозанятому полную сумму из договора — без удержания НДФЛ и без начисления страховых взносов. Это главное отличие от работы с обычным физлицом: налог со своего дохода самозанятый платит сам. От вас нужны три вещи — договор, чек из приложения Мой налог и подтверждение, что человек на дату оплаты действительно числится плательщиком НПД.

В 1С такая выплата проходит как расчёт с обычным поставщиком услуг: контрагент-физлицо, счёт 60 (или 76), оплата с расчётного счёта. Никаких зарплатных документов, ведомостей и начислений взносов здесь нет. Ниже — как это настроить в 1С:Бухгалтерии 3.0, какими проводками закрыть и где чаще всего попадают на доначисления.

Самозанятый — кто это и чем он удобен бизнесу

Самозанятый — это плательщик налога на профессиональный доход (НПД). Режим ввёл закон № 422-ФЗ. Им может быть физлицо без статуса ИП или ИП, перешедший на НПД.

Чем он выгоден заказчику:

• 💸 нет страховых взносов с вознаграждения — экономия около 30% по сравнению с трудовым договором;
• 🧾 нет НДФЛ — его не удерживают и не перечисляют;
• 📄 не нужно сдавать по нему РСВ, 6‑НДФЛ и персонифицированные сведения;
• 🤝 отношения оформляются гражданско-правовым договором, а не трудовым.

Ограничения, которые важны заказчику:

• доход самозанятого не должен превышать 2 400 000 ₽ в год — при превышении он теряет статус, и тогда с ваших выплат уже вы отвечаете за НДФЛ и взносы;
• самозанятый не может оказывать услуги своему работодателю или бывшему работодателю, если с момента увольнения прошло меньше двух лет;
• нельзя маскировать под НПД фактические трудовые отношения — это первое, что проверяет налоговая.

Что настроить в 1С перед первой выплатой

Отдельного «режима самозанятых» включать не нужно — работаете через стандартный блок расчётов с поставщиками. Подготовьте три справочных объекта.

1. Контрагент. Заведите исполнителя в Справочники → Контрагенты. Вид — «Физическое лицо». Заполните ФИО и ИНН: ИНН понадобится, чтобы пробить статус плательщика НПД. Банковские реквизиты — карта или счёт, куда уйдёт оплата.

2. Договор. В карточке контрагента добавьте договор с видом «С поставщиком». В наименовании удобно отметить, что это ГПХ с самозанятым, — так документы проще искать в списках.

В самом договоре пропишите предмет как конкретный результат работы, а не процесс, цену за этот результат и обязанность исполнителя выдавать чек из Мой налог и сообщать об утрате статуса НПД. Избегайте формулировок из трудового права — «должность», «рабочее место», «режим работы», «подчинение правилам внутреннего распорядка»: именно по ним налоговая распознаёт подмену трудовых отношений.

3. Статья расходов и счёт учёта. Определите, на какой счёт пойдут услуги: 26, 44, 20 или 10, если это материалы. Для расчётов используется счёт 60; счёт 76 берут, когда расчёты разовые и не хочется плодить договоры.

Перед первой оплатой обязательно проверьте статус исполнителя на сайте ФНС (сервис проверки статуса налогоплательщика НПД по ИНН и дате). Если на дату выплаты человек слетел с режима, а вы заплатили как самозанятому, инспекция переквалифицирует выплату и доначислит НДФЛ и взносы именно вам.

Как провести оплату самозанятому: пошагово

Порядок одинаковый и для ИП, и для ООО на любой системе налогообложения.

1. Проверьте статус НПД по ИНН на дату оплаты. Скрин или результат проверки сохраните.
2. Отразите услугу документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Услуги». В табличной части — наименование работы, сумма, счёт затрат (26/44/20). Ставку НДС ставьте «Без НДС» — самозанятые НДС не платят.
3. Проведите оплату: Банк и касса → Банковские выписки → Списание, вид операции «Оплата поставщику», договор — тот, что создали. Если платите до оказания услуги, это аванс.
4. Получите от исполнителя чек из Мой налог на перечисленную сумму. Без чека расход не подтверждён.
5. Приложите чек и договор к документам в 1С через Присоединённые файлы в карточке поступления или списания.

Если работаете без акта (закон этого не требует, достаточно чека), услугу можно отразить документом Операция вручную или тем же поступлением услуг — главное, чтобы расход и оплата сошлись на счёте 60.

Налог на профессиональный доход: кто и сколько платит

Здесь чаще всего путаются, поэтому по пунктам. НПД платит сам исполнитель, а не заказчик. Вы перечисляете полную сумму договора.

Ставки НПД:

• 4% — если самозанятый получает деньги от физлица;
• 6% — если платит организация или ИП.

То есть по вашим выплатам исполнитель заплатит со своей стороны 6%. Из вашей суммы вы ничего не вычитаете.

Пример. По договору вознаграждение 50 000 ₽. Вы перечисляете самозанятому все 50 000 ₽. Он сам в приложении начислит налог 50 000 × 6% = 3 000 ₽ и заплатит его до 28-го числа следующего месяца. На руках у него останется 47 000 ₽, но это уже его арифметика — вас она не касается.

Проводки по такой выплате — как по обычному поставщику услуг, без НДС и без взносов:

Счёт затрат (26, 44, 20, 10) выбирайте по характеру работ. На УСН «доходы минус расходы» такие затраты уменьшают налоговую базу только при наличии чека — без него расход налоговая снимет.

Отдельно про лимит дохода. Он считается нарастающим итогом за календарный год и общий по всем заказчикам исполнителя. Вы не видите его выручку у других клиентов, поэтому единственный способ подстраховаться — проверять статус НПД перед каждой оплатой: как только человек превысит 2 400 000 ₽, в сервисе ФНС он перестанет числиться плательщиком налога.

Какие документы должны быть на руках

Минимальный безопасный комплект по каждому исполнителю:

Про чек отдельно. Чек — это основной и обязательный документ. Его исполнитель формирует в приложении Мой налог в момент расчёта или не позднее 9-го числа следующего месяца, если оплата была переводом. В чеке должны стоять ваше наименование и ИНН — тогда расход привязан именно к вам.

В договоре полезно прописать обязанность исполнителя выдавать чек и уведомлять об утрате статуса НПД. Это ваша страховка: если человек слетит с режима и не предупредит, договорная ответственность будет на нём.

Нужно ли отчитываться за выплаты самозанятым

По корректно оформленной выплате самозанятому отдельной отчётности нет. Такие суммы не попадают:

• в расчёт по страховым взносам (РСВ);
• в 6‑НДФЛ;
• в персонифицированные сведения о физлицах;
• в отчётность в Социальный фонд (бывший ФСС, с 2023 года — СФР).

Это логично: нет объекта обложения взносами и НДФЛ, значит, и строки в отчётах пустые.

Но есть обратная сторона. Банки и ФНС видят регулярные переводы на физлиц и сопоставляют их с чеками НПД. Если по исполнителю нет чеков, а платежи ежемесячные и одинаковые по сумме, это повод для вызова на комиссию по подмене трудовых отношений. Поэтому держите чеки и договоры в порядке — именно их запрашивают при проверке.

Ошибки, из-за которых доначислят НДФЛ и взносы

Самые дорогие промахи — не технические в 1С, а в сути отношений.

• 🚫 Бывший работник. Платите самозанятому, который был у вас в штате меньше двух лет назад. По закону № 422-ФЗ такой доход под НПД не подпадает — с выплат придётся платить НДФЛ и взносы.
• 🚫 Подмена трудового договора. Исполнитель работает по графику, на вашем оборудовании, с фиксированной ежемесячной суммой «за процесс», а не за результат. Налоговая переквалифицирует отношения в трудовые со всеми доначислениями.
• 🚫 Нет чека. Оплатили, а чек не взяли. Расход не подтверждён, а выплату могут признать доходом обычного физлица — снова НДФЛ и взносы.
• 🚫 Статус не проверили. На дату оплаты человек уже не плательщик НПД (превысил лимит 2 400 000 ₽ или снялся сам). Ответственность за налоги ложится на заказчика.
• 🚫 Начислили НДС или взносы в 1С. Провели самозанятого через зарплатные документы или с НДС. Это искажает учёт и отчётность.

Как упростить работу с самозанятыми в 1С

Когда исполнителей становится много, ручная проверка статуса и сбор чеков превращаются в рутину. Что помогает:

• Массовая проверка статуса НПД. Сервис ФНС позволяет проверять плательщиков по ИНН; в ряде банков и бухгалтерских сервисов проверка встроена и делается по списку перед выплатой.
• Реестр выплат и автоматические чеки. Некоторые банки и платформы для расчётов с самозанятыми формируют чеки за исполнителя автоматически при переводе и отдают их заказчику. Это закрывает главный риск — отсутствие чека.
• Единый контрагент и шаблон договора. Заведите в 1С типовой договор и статью затрат, чтобы новые выплаты добавлялись копированием документа, а не с нуля.
• Присоединённые файлы. Складывайте договор и чек прямо к документу оплаты через Присоединённые файлы — при проверке всё поднимается за секунды.

Частые вопросы