Задачи и задания в 1С:Предприятии 8.3 — от постановки исполнителю до отчёта о просрочках

Чтобы работать с задачами в 1С, включите флажок «Бизнес-процессы и задачи» в разделе Администрирование → Органайзер, дайте пользователям права на задачи, а затем ставьте поручения через бизнес-процесс «Задание». Исполнитель видит их в списке «Мои задачи», принимает к исполнению и отмечает выполнение. Автор следит за сроками в списке «Задачи от меня» и в отчётах по задачам.

Механизм один и тот же в Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА и ERP: он входит в Библиотеку стандартных подсистем (БСП). Поэтому порядок работы ниже общий для типовых конфигураций на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси». В 1С:Документообороте задачи устроены богаче (согласование, утверждение, регистрация), но базовая логика та же.

Подготовка: включить задачи и выдать права

Пока подсистема выключена, команд «Мои задачи» и «Задание» в программе нет. Это первая причина, почему пользователи «не находят задачи в 1С».

Порядок включения:

1. Откройте Администрирование → Органайзер.
2. Установите флажок «Бизнес-процессы и задачи».
3. Если нужно, отметьте дополнительные опции в этой же группе: изменение срока задачи исполнителем, проверку выполнения, адресацию по ролям.
4. Закройте форму и перезапустите сеанс. Команды по задачам появятся в разделе «Главное» или в панели «Органайзер» — в зависимости от конфигурации.

Набор флажков рядом с основным зависит от версии БСП в вашем релизе. Включайте только то, чем реально будете пользоваться: каждая лишняя опция добавляет поля в форму задания.

Права пользователей

Права настраиваются через группы доступа: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа.

• 👤 Сотруднику, который только выполняет задачи, хватит профиля с ролью на выполнение задач.
• 📝 Тому, кто ставит поручения, нужна ещё роль на добавление и изменение заданий и бизнес-процессов.
• 🛡 Руководителю отдела, который смотрит чужие задачи, — права на чтение всех задач и отчётов.

Найти нужные роли проще всего поиском по слову «задач» в списке ролей профиля. Если в базе уже есть профиль с говорящим названием про бизнес-процессы — используйте его, а не собирайте свой.

Роли исполнителей

Задачу можно адресовать не конкретному человеку, а роли: «Главный бухгалтер», «Кадровик», «Кладовщик». Это удобно, когда люди меняются, а функция остаётся.

Справочник ролей исполнителей находится рядом с настройками органайзера. В карточке роли укажите, какие пользователи её исполняют. Для ролей, привязанных к организации или подразделению, задаётся основной и дополнительный объект адресации — тогда задача «Главному бухгалтеру ООО Альфа» не уйдёт главбуху ООО Бета.

Как поставить задачу исполнителю

Типовой способ поставить поручение — создать бизнес-процесс «Задание». Он сам порождает задачу исполнителю, а после выполнения — задачу на проверку автору.

Создание задания с нуля

1. Откройте список «Задачи от меня» или «Бизнес-процессы» и нажмите «Создать» → «Задание».
2. Заполните наименование — коротко, как тема письма: «Сверить расчёты с ООО Вектор за III квартал».
3. Выберите исполнителя: пользователя или роль.
4. Укажите срок исполнения. Можно задать дату и время, например до 17:00 пятницы.
5. Выберите важность: обычная, высокая или низкая.
6. В поле содержания опишите, что сделать и в каком виде сдать результат.
7. При необходимости укажите предмет — документ или элемент справочника, к которому относится поручение.
8. Если результат нужно проверить, отметьте флажок проверки и укажите проверяющего и срок проверки.
9. Нажмите «Стартовать и закрыть».

Пока задание не стартовано, это черновик: исполнитель его не видит. Частая ошибка — нажать «Записать» и ждать, что задача уйдёт.

Задача по конкретному документу

Удобнее ставить задачу прямо из документа. Например, бухгалтер открыл счёт поставщика, видит расхождение и создаёт задание с предметом «Поступление № 145». Исполнитель откроет документ из задачи одним щелчком.

В большинстве форм документов команда создания задания находится в группе «Создать на основании» или в меню «Ещё». Если её там нет, создайте задание из списка и выберите документ в поле предмета вручную.

Как сформулировать поручение

Хорошая задача закрывается без уточняющих вопросов. Сравните:

Как исполнителю принимать и выполнять задачи в 1С

Исполнитель работает в списке «Мои задачи». По умолчанию в нём видны только невыполненные задачи. Просроченные выделяются цветом, задачи с высокой важностью — значком.

Жизненный цикл задачи

1. Новая. Задача пришла, исполнитель её ещё не открывал.
2. Принята к исполнению. Исполнитель нажал «Принять к исполнению». Это сигнал автору: задачу увидели, взяли в работу. Для задач, адресованных роли, принятие ещё и закрепляет задачу за одним человеком — коллеги по роли увидят, что ею уже занимаются.
3. Выполнена. Исполнитель нажал «Выполнено» и при необходимости написал комментарий о результате.

После выполнения задание переходит дальше по маршруту. Если проверка не нужна — бизнес-процесс завершается. Если нужна — автору или проверяющему приходит новая задача «Проверить выполнение».

Что делать, если задачу нельзя выполнить

• 🔁 Перенаправить. Если поручение попало не тому человеку, исполнитель перенаправляет его коллеге с комментарием. В истории задачи остаётся запись, кто и кому передал.
• 📅 Перенести срок. Если такая опция включена в настройках, исполнитель меняет срок сам. Если нет — пишет автору, и тот меняет срок в задании.
• 💬 Отказаться с комментарием. Задачу можно выполнить с текстом «Не выполнено: нет доступа к банку-клиенту». При проверке автор вернёт её на доработку или закроет.

Контроль сроков и проверка результата

Автор контролирует поручения в списке «Задачи от меня». В нём видно, кто и что исполняет, какой срок, принята ли задача к исполнению.

Отборы, которые экономят время

В шапке списков задач есть быстрые отборы. Полезные сочетания:

• 🔴 только просроченные — что горит прямо сейчас;
• ⏳ срок сегодня или на этой неделе — план на ближайшие дни;
• 👥 по исполнителю — перед планёркой с конкретным сотрудником;
• ✅ показывать выполненные — когда нужно найти, кто и когда закрыл задачу.

Отбор можно сохранить: в меню «Ещё» есть команда настройки списка, где задаются группировка и порядок колонок.

Проверка выполнения

Если при постановке задания стоял флажок проверки, после «Выполнено» проверяющий получает задачу. У него два варианта:

Цикл «исполнение — проверка» может повторяться несколько раз. Вся переписка сохраняется в истории задания.

Остановка и прерывание

Если поручение потеряло смысл, автор останавливает бизнес-процесс или прерывает его из списка бизнес-процессов. Остановленный процесс можно продолжить позже: задачи исполнителю временно скрываются из работы. Прерванный — закрывается окончательно.

Удалять задания пометкой не стоит: пропадёт история, и в отчётах станет непонятно, куда делось поручение.

Бизнес-процессы: автоматизация задач в 1С

Задание — самый простой бизнес-процесс: «поставить → выполнить → проверить». Когда одна и та же цепочка повторяется каждый месяц, её стоит автоматизировать.

Что можно без программиста

• 📧 Уведомления по почте. Регламентные задания БСП рассылают исполнителям письма о новых задачах и сводку о просроченных. Включаются в Администрирование → Обслуживание → Регламентные операции → Регламентные и фоновые задания. Найдите в списке задания с упоминанием задач, включите их и задайте расписание. Нужна настроенная системная учётная запись почты.
• 🔔 Напоминания. В карточке задачи исполнитель ставит себе напоминание на дату или за N минут до срока. Это личная настройка, на других не влияет.
• 🗂 Шаблоны поручений. Повторяющееся задание проще скопировать из прошлого месяца командой копирования в списке и поменять срок.

Что требует доработки

Свой маршрут — например, «бухгалтер готовит отчёт → главбух проверяет → директор утверждает» — создаётся в Конфигураторе как новый бизнес-процесс. Его рисуют картой маршрута из стандартных точек платформы:

Доработку правильно делать в расширении конфигурации: так типовая часть не снимается с поддержки и обновляется без ручного сравнения.

Когда нужен Документооборот

Если поручений десятки в день, нужны согласования договоров, резолюции и контроль исполнительской дисциплины по подразделениям, — смотрите в сторону 1С:Документооборота. Его подключают к учётной базе через интеграцию, и задачи по согласованию видны пользователям прямо в бухгалтерии.

Отчёты по исполнению задач

Отчёты по задачам и бизнес-процессам находятся в той же группе команд, что и списки задач, а также в общем списке отчётов подсистемы. Открыть их можно и через поиск по интерфейсу: введите «задачи» в строке поиска на панели разделов.

Что обычно смотрят руководители:

• 📊 Текущие задачи по исполнителям — нагрузка: у кого 3 задачи, а у кого 25.
• ⏰ Просроченные задачи — сколько поручений сорвано и на сколько дней.
• 📈 Выполненные с нарушением срока — исполнительская дисциплина за период.
• 🔄 Длительность бизнес-процессов — где цепочка застревает: на исполнении или на проверке.

Каждый отчёт настраивается: в его настройках задайте период, отбор по автору или исполнителю, группировку по подразделению. Сохраните вариант под своим названием и при желании включите рассылку отчёта по расписанию.

Пример анализа. За сентябрь в отделе 40 задач, 6 выполнены с опозданием, из них 5 — у одного сотрудника и все на проверке. Значит, проблема не в исполнителе, а в проверяющем, который не успевает закрывать проверки.

Почему задачи не приходят или не закрываются

Отдельно про файловую базу. Регламентные задания в ней не работают сами по себе в фоне, как на сервере: они выполняются, пока у кого-то открыта программа. Если базу на ночь закрывают, утренние письма о задачах придут только после первого входа.

Частые вопросы