От заказа клиента до отгрузки: ведём заявки в 1С
Содержание
Заявка покупателя в 1С — это документ Заказ клиента (в 1С:Управление торговлей, УТ 11) или Заказ покупателя (в 1С:Управление нашей фирмой, УНФ). Оба лежат в разделе Продажи. Через заказ менеджер фиксирует, что и сколько нужно клиенту, закрепляет за ним товар и затем оформляет отгрузку.
Чтобы заказы появились в меню УТ, их сначала включают в настройках и выбирают, как именно фирма будет с ними работать: как со счётом, только по складскому остатку или ещё и под будущую поставку. В УНФ заказы обычно доступны сразу.
Дальше — как настроить заявки, оформить документ, зарезервировать товар, провести его через статусы и довести до отгрузки с закрывающими документами.
Где включить заказы и какой вариант использования выбрать
В УТ 11 путь к настройке: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи. В группе оптовых продаж включается флажок использования заказов клиентов, а рядом задаётся вариант работы:
- 📄 Заказ как счёт — документ нужен только для печати и оплаты, запасы и отгрузку он не обеспечивает;
- 📦 Заказ только со склада — резервировать и отгружать можно лишь то, что уже есть на складе;
- 🚚 Заказ со склада и под заказ — к складскому остатку добавляется возможность заказывать товар под поставку, которого сейчас нет.
Там же включается использование статусов заказов — без этого флажка поле статуса в документе не появится и заказ будет всегда «активным».
Для оптовой торговли с резервами и дозаказом берите вариант «со склада и под заказ» и обязательно включайте статусы — иначе не получится отделить черновик заявки от заказа, принятого в работу.
Пути к ключевым местам по конфигурациям:
| Что нужно | 1С:УТ 11 | 1С:УНФ |
|---|---|---|
| Включить заказы | НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи | обычно включены; раздел Продажи |
| Список заявок | Продажи → Заказы клиентов | Продажи → Заказы покупателей |
| Отгрузка на основании | Реализация товаров и услуг | Расходная накладная |
| Отчёты | Продажи → Отчёты по продажам | Продажи → Отчёты |
Что завести в справочниках до первой заявки
Чтобы заказ заполнялся быстро, а не вручную по каждому полю, заранее подготовьте справочную информацию:
- 👤 Клиент (контрагент). Заводится в
Продажи → Клиенты(в УТ) или в справочнике контрагентов. Для юрлица указывают ИНН/КПП, для контроля расчётов — договор. - 📑 Соглашение с покупателем (если включено в настройках УТ). В нём фиксируются валюта, вид цен, склад по умолчанию и график оплаты. При выборе клиента соглашение подставляется в заказ и заполняет условия автоматически.
- 💰 Виды цен и прайс. Цена в строке заказа берётся из вида цен. Если прайс не заполнен, менеджеру придётся ставить цены руками, а это источник ошибок и расхождений.
- 🏬 Склады. От склада в шапке зависит доступный остаток для резерва. Для фирмы с несколькими точками хранения склады заводят заранее.
В УНФ набор проще: достаточно контрагента, заполненных цен номенклатуры и склада. Соглашений как отдельного механизма в УНФ нет — условия задаются прямо в заказе.
Один раз настроенное соглашение с покупателем подставляет в каждую заявку склад, цены и порядок оплаты — менеджеру остаётся выбрать товары.
Как оформить заказ клиента
Сам документ заполняется в одном окне, по шагам:
- Откройте
Продажи → Заказы клиентови нажмите Создать. - Выберите клиента. Если в базе ведутся соглашения с покупателями, подтянется соглашение — из него заполнятся склад, вид цен и условия оплаты.
- Проверьте склад и организацию в шапке. От склада зависит, какой остаток будет доступен для резерва.
- Добавьте товары на закладке с товарами: количество, цену (из вида цен), ставку НДС. Цену можно изменить вручную, если это разрешено правами.
- Укажите дату отгрузки — желаемую дату, когда товар должен уйти клиенту. По ней строится план отгрузок и отчёты о сроках.
- При включённой оплате заполните этапы оплаты (аванс/после отгрузки) на отдельной закладке.
- Задайте действие по обеспечению для строк (об этом ниже) и переведите заказ в рабочий статус.
- Проведите документ кнопкой Провести.
В УНФ логика та же: Продажи → Заказы покупателей → Создать, выбираете покупателя, склад, товары и цены, указываете дату отгрузки и проводите. Отдельного блока «вариантов использования», как в УТ, в УНФ нет — заказ сразу готов к работе.
Пока заказ не проведён, он не влияет ни на резервы, ни на отчёты. Черновик (записанный, но не проведённый документ) — это ещё не заявка в работе.
Как зарезервировать товар под заказ
Резерв в УТ 11 задаётся не галочкой «зарезервировать», а через действие по обеспечению в строках заказа. Для каждой строки (или сразу для всех через «Заполнить обеспечение») выбирается, что делать с товаром:
- Отгрузить (разрешить отгрузку) — строка попадает в распоряжения на отгрузку, товар можно сразу реализовать;
- Резервировать на складе — свободный остаток закрепляется за заказом здесь и сейчас;
- Резервировать по мере поступления — резерв встанет автоматически, когда товар придёт на склад;
- Обеспечивать обособленно — товар закрепляется именно за этим заказом и не уходит на другие заявки;
- К обеспечению — потребность зафиксирована, но резерв пока не ставится (товар нужно купить/произвести);
- Не обеспечивать — заказ учитывает потребность, но запасы не трогает.
Резерв работает только у заказа в рабочем статусе. Пока заказ стоит «На согласовании», никакие действия по обеспечению не выполняются — товар остаётся свободным для других заявок.
В УНФ резервирование проще: оно управляется признаком резерва в самом заказе, а свободный и зарезервированный остаток удобно смотреть в отчётах по остаткам товаров.
Статусы заказа: от согласования до закрытия
Статус показывает, на какой стадии находится заявка, и определяет, резервирует она товар или нет. В УТ 11 (при включённых статусах) у заказа клиента три состояния:
Отдельно от редактируемого статуса документ показывает текущее состояние исполнения — сколько уже отгружено и оплачено. Это поле рассчитывается автоматически и вручную не меняется: по нему видно, отгружен заказ полностью, частично или ещё нет.
В УНФ стадию заявки отражает поле статуса в шапке заказа покупателя (например, «В работе», «Выполнен», «Отменён») — конкретный набор зависит от версии конфигурации.
От заказа к отгрузке и закрывающим документам
Отгрузка оформляется на основании заказа. Порядок в УТ 11:
- В строках заказа действие по обеспечению должно быть «Отгрузить (разрешить отгрузку)» — иначе товар в отгрузку не уйдёт.
- Из заказа нажмите Создать на основании → Реализация товаров и услуг. Документ заполнится товарами и количеством из заказа.
- Либо работайте из рабочего места
Продажи → Накладные к оформлению— там собраны все заказы, по которым разрешена отгрузка, и реализация создаётся по распоряжениям пачкой. - Проверьте склад и фактическое количество, проведите реализацию.
- Если нужен счёт-фактура или УПД — создайте его на основании реализации (Создать на основании → Счёт-фактура выданный или оформите УПД).
После проведения реализации заказ сам поймёт, что отгружен: его состояние сменится на «отгружен полностью» или «частично». Закрыть заказ вручную статусом «Закрыт» имеет смысл, когда отгрузка и оплата завершены, либо когда заявку отменяют.
Работать через Накладные к оформлению удобнее, когда заявок много: список показывает все распоряжения на отгрузку сразу, их можно отобрать по клиенту, складу или дате и оформить реализации одной командой, не открывая каждый заказ по отдельности. При этом резерв по заказу автоматически снимается в момент отгрузки — повторно отменять его не нужно.
В УНФ отгрузка оформляется документом Расходная накладная на основании заказа покупателя, а при необходимости — счёт-фактура на основании расходной накладной.
Частичная отгрузка — это нормально: реализаций по одному заказу может быть несколько. Остаток к отгрузке 1С считает сама, сравнивая заказ и уже оформленные реализации.
Какими отчётами контролировать исполнение заявок
Чтобы заявки не «зависали», их контролируют отчётами из Продажи → Отчёты по продажам (УТ 11):
- 📊 Выполнение заказов клиентов — сколько заказано, отгружено, оплачено и что осталось по каждой заявке;
- 📋 Ведомость по заказам клиентов — обороты и остатки по заказам за период;
- ⏳ отчёты по срокам отгрузки — помогают увидеть заявки с просроченной или приближающейся датой отгрузки.
Состояние резервов и обеспечения удобно смотреть в отчётах по складу и обеспечению потребностей: там видно, что уже зарезервировано, а что ещё нужно закупить или произвести под открытые заказы. Когда под заявки не хватает товара, из обработки обеспечения потребностей формируют заказы поставщикам или задания на производство — так заявка клиента напрямую превращается в потребность в закупке.
Для руководителя полезен срез по менеджерам и клиентам: по отчётам видно, у кого заявки зависают неотгруженными и где копится неоплаченный долг. Регулярная сверка открытых заказов с фактическими отгрузками не даёт заявкам теряться.
В УНФ аналогичные данные дают отчёты раздела Продажи — анализ заказов покупателей и отчёты по остаткам и доступности товаров.
Почему заказ не резервирует товар и не отгружается
Чаще всего причина не в программе, а в настройке конкретной заявки. Что проверить:
- Резерв не встаёт. Заказ стоит «На согласовании» — переведите в «К выполнению». В рабочем статусе проверьте, что в строках выбрано именно «Резервировать на складе», а не «К обеспечению» или «Не обеспечивать».
- Резерва нет, хотя статус рабочий. На складе нет свободного остатка — он уже занят другими заказами. Посмотрите доступность в отчёте по остаткам и при необходимости используйте «Резервировать по мере поступления».
- Товар не уходит в отгрузку. В строках не стоит действие «Отгрузить (разрешить отгрузку)», поэтому заказ не попал в распоряжения на отгрузку.
- Заказ виден как открытый после отгрузки. Отгружена не вся номенклатура или количество, либо осталась неоплата — состояние исполнения ещё не «закрыто». Проверьте остаток к отгрузке в отчёте о выполнении заказов.